Télétravail et téléphonie IP

Tendance de fond depuis quelques années, le télétravail a fait un bond avec la crise sanitaire mondiale. Bon nombre d'entreprises avaient déjà fait le choix d'une téléphonie IP, plus flexible pour accompagner les salariés où qu'ils soient, ce qui leur a permis de s'adapter sans trop de difficultés et nouvelles contraintes.
En effet, la téléphonie IP représente une véritable opportunité pour le télétravail. Là où les salariés étaient contraints de rester derrière leur bureau pour recevoir leurs appels sur un téléphone fixe, désormais, grâce à la téléphonie VoIP, votre numéro vous suit où que vous soyez, au bureau, en télétravail, en déplacement ou même à l'étranger, à l'aide d'une simple connexion internet et d'un device (ordinateur, tablette ou smartphone). Dans un monde où la flexibilité est de mise, on voit tout de suite l'intérêt !

Qu'est-ce que la téléphonie VoIP ?

Depuis quelques années déjà, la technologie IP a remplacé peu à peu la technologie analogique. Désormais, nos appels téléphoniques sont transmis sous forme de paquets qui transitent à travers le réseau internet. Grâce à la téléphonie IP, il est désormais possible de passer ses appels téléphoniques depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur à l'aide du même numéro de téléphone. La VoIP est donc un outil formidable pour que les entreprises restent en contact avec leurs travailleurs mobiles, quel que soit leur lieu de travail permanent ou temporaire : à la maison, en déplacement professionnel, dans un espace de coworking, … De plus, la technologie VoIP est facile à installer par les entreprises et les télétravailleurs, et ne nécessite ni équipement encombrant ni maintenance complexe à orchestrer. Alors, convaincus ?

Quels sont les avantages de la VoIP pour le télétravail ?

La téléphonie sur IP présente des avantages majeurs pour le travail :

La flexibilité

La téléphonie sur IP permet d'appeler et d'être appelé depuis un seul et même numéro de n'importe où. Le téléphone de bureau n'est donc plus une contrainte pour le lieu de travail de vos salariés, qui peuvent rester joignables où qu'ils soient sur leurs horaires de travail

La productivité

La téléphonie VoIP centralise tous les moyens de communication et permet de rassembler les informations clients sur une même plateforme. La gestion et le transfert d'appels sont simplifiés, les conversations à plusieurs et mêmes les visioconférences sont prises en charge sans effort. Des fonctionnalités comme le click-to-call et l'historique des appels font gagner un temps précieux aux équipes.

L'économie

Grâce à son coût avantageux, la téléphonie IP offre de réelles opportunités budgétaires. Des économies jusqu'à 80% ont été constatées sur les factures téléphoniques. Que vos salariés soient en télétravail ou sur le terrain, ils peuvent se connecter à distance au bureau et émettre des appels. De nombreuses destinations à l'international sont généralement incluses ou facturées à prix réduit, renseignez-vous auprès de votre fournisseur.

La simplicité

Plus besoin d'installation coûteuse et encombrante dans les bureaux d'une entreprise. Avec la téléphonie IP, les appels sont passés à partir d'une simple connexion internet. La mise en place des lignes, ainsi que l'ajout ou la suppresssion d'un numéro de téléphone se font depuis une interface d'administration intuitive.

L'amélioration du service client

Grâce à la téléphonie IP, il est possible de suivre tous les appels entrants et sortants de l'entreprise ainsi que les appels non répondus, même si vous n'êtes pas physiquement présents dans les bureaux. Vous avez également accès aux fonctionnalités avancées d'un strandard téléphonique : musique d'attente, file d'attente, serveur vocal interactif, transfert d'appel, … La VoIP est donc un moyen efficace pour améliorer l'accueil et le service clients en télétravail.

La convergence fixe mobile

La téléphonie IP permet d'associer les lignes fixes et mobile : c'est ce qu'on appelle la “convergence fixe mobile”. En effet, en un attribuant un numéro numéro de téléphone unique à un collaborateur, celui-ci peut l'utiliser depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, au bureau, en télétravail ou en déplacement. Ce numéro unique permet donc à une entreprise permet de rester en contact permanent avec ses salariés, ou à des prospects de joindre leur interlocuteur commecial où qu'il soit.

Les communications unifiées

La VoIP permet d'unifier les communications d'une entreprise sur une seule et même plateforme et d'intégrer de nouveaux systèmes de communication, comme les réunions virtuelles. Les communications unifiées permettent à l'entreprise de disposer d'outils performants pour faciliter les échanges avec leurs collaborateurs, leurs partenaires et leurs clients. Le travail d'équipe, même multi-localisé, est simplifié et favorisé.
Pour en savoir plus sur les avantages de la téléphonie IP pour le télétravail, lisez cet article 👉4 avantages décisifs de la téléphonie cloud pour le télétravail

La téléphonie IP pour les équipes commerciales en télétravail

Les équipes commerciales sont généralement très sollicitées par leurs clients. Que cela soit pour faciliter des choix personnels de localisation, pour réduire les coûts, pour éviter de se gêner mutuellement lors des appels téléphoniques ou pour se répartir sur un territoire en fonction des zones de prospection, il peut être pertinent d'embaucher des équipes commerciales en télétravail.
Votre logiciel de téléphonie IP vous permettra de suivre à distance toute l'activité téléphonique de votre équipe grâce à des dashboards automatiques. Et en cas de nouvel arrivant ou de personne en difficulté, vous pourrez même organiser des sessions de formation ou de coaching à distance avec des commerciaux plus expérimenter de votre équipe.
Pour aller plus loin sur le sujet du télétravail pour les équipes commerciales, lisez cet article 👉 5 règles d'or pour manager son équipe de commerciaux en télétravail.

La téléphonie IP pour les équipes support en télétravail

De même que pour les équipes commerciales, les équipe support peuvent fonctionner de manière très efficace à distance. Au-delà des argument précédemment cités, les télétravailleurs seraient plus heureux, plus impliqués et plus productifs que leurs collègues au bureau selon une étude réalisée par TinyPulse. La flexibilité offerte serait-elle la cause de se regain d'enthousiame ? Par ailleurs, en jouant sur les fuseaux horaires, vous pouvez élargir les horaires d'ouverture de votre support client, pour la plus grande satisfaction de vos clients.
Grâce à la téléphonie VoIP, vous pouvez mettre en place en un rien de temps un centre d'appels virtuel performant pour gérer tous les appels de vos clients, comprenant :

• Le matériel pour recevoir et émettre les appels (postes fixes, application sur ordinateur ou smartphone…)
• Un système de distribution automatique des appels (ou routage d'appel)
• Un serveur vocal interactif (“tapez 1, tapez 2, …”) pour répartir les appels selon les demandes des clients
• Un couplage de vos appels avec vos données clients pour classer et retrouver facilement les appels dans les fiches clients.

Quelles règles d'or adopter avec votre téléphonie pour gérer votre équipe en télétravail ?

Bien sûr, télétravail ne doit pas rimer avec des appels à tout heure. Pour respecter le droit à la déconnexion de vos employés et gérer votre équipe en télétravail sans perdre le lien, nous vous conseillons de :

• Définir des horaires d'ouverture et de fermeture de vos lignes téléphoniques
• Fixer la limite entre le professionnel et le personnel, grâce à un numéro spécifique (voire un téléphone différent)
• Mettre l'accent sur la communication entre les membres de votre équipe grâce à des outils collaboratifs
• Prévoir des temps d'échange informels, en physique ou à distance, pour prendre des nouvelles, créer des liens, partager les idées d'amélioration, …
• Choisir des outils de collaboration qui permettent de partager le même niveau d'information entre tous les membres de l'équipe

Téléphonie IP : comment équiper vos salariés en télétravail ?

Destinée à faciliter la mobilité et le télétravail, la téléphonie VoIP est l'allié clé des salariés qui travaillent de chez eux. Pour permettre à chaque télétravailleur de bénéficier des meilleurs conditions pour travailler correctement depuis son domicile, il est important de lui mettre à disposition une boîte à outils constituée de :

• un ordinateur portable ;
• une connexion internet haut débit (ou un remboursement de son abonnement pré-existant) ;
• un VPN offrant un accès sécurisé aux données de l'entreprise et aux applications dont il a besoin ;
• un téléphone portable professionnel s'il peut être amené à se déplacement dans le cadre de son travail ;
• un accès au système de téléphonie d'entreprise par VoIP.