Comment réussir une embauche tout en étant en télétravail ?

Depuis bientôt un an déjà, le monde du travail a été bousculé, et la situation est en passe de s’installer durablement. Effet direct de la crise sanitaire mondiale, le télétravail, lorsqu’il est possible, s’est développé de manière exponentielle. De nombreuses entreprises en profitent pour offrir plus de flexibilité à leurs employés, voire élargir leurs critères de recrutement, notamment pour des postes particulièrement difficiles à fournir. Si l’option du télétravail est attrayante pour de nombreux employés, elle peut se révéler délicate à un moment clé de leur vie professionnelle : lors de l’embauche. En effet, pendant les premiers jours à semaines d’un nouvel embauché au sein d’une entreprise, les enjeux sont élevés tant du côté du recruté que de celui du recruteur. Cette période cruciale peut donner le “la” de la suite de la collaboration. Il est donc indispensable d’anticiper au mieux son arrivée et de s’assurer que l’intégration au sein de son équipe se passe au mieux.Dans cet article, nous détaillons les enjeux d’une embauche en télétravail et les points clés à mettre en place pour qu’elle soit une réussite.

Les enjeux d’une embauche en télétravail

Pour un nouveau recruté, la période suivant son embauche est clé pour commencer son nouveau travail sur de bonnes bases. Au-delà des attentes explicites de sa fonction, plus ou moins détaillées dans sa fiche de poste, ses premiers jours au sein d’une nouvelle entreprise sont indispensables pour comprendre les fonctionnements implicites, décrypter les acronymes et mots de langages internes, et intégrer les règles et processus qui régissent les modes de fonctionnement.Au niveau humain, les quelques jours à quelques semaines suivant l’embauche servent également à apprendre au contact de ses collègues et à partager ses questions, difficultés ou bonnes idées (il est généralement très instructif de demander un “rapport d’étonnement” aux nouvelles recrues). En déployant ses qualités relationnelles, votre nouvel arrivé pourra s’intégrer en douceur au reste de l’équipe et trouver rapidement sa place afin de former un nouvel équilibre collectif.Tous ces points sont rendus plus difficiles par la distance. Contacter un collègue par téléphone, par mail ou par messagerie instantanée pour expliciter un point peut paraître plus impressionnant que de poser une question en appartée en sortant d’une réunion en physique. De même, tous les moments de détente (déjeuner, pause café, bavardage dans l’ascenseur…) sont autant d’occasions de rencontrer les personnes au-delà de leur fonction qui manquent en télétravail. Mais tout n’est pas perdu pour autant. Réussir son embauche en télétravail est possible, à condition de préparer avec soin l’arrivée du nouveau recruté.

Réussir une embauche en télétravail : 3 conseils

1. Préparer l’accueil du nouvel arrivé en télétravail

Afin de faciliter l’arrivée d’un nouveau recruté et son intégration au sein de l’équipe, son accueil doit être préparé en amont. Avant le premier jour, les équipes RH doivent penser à lui envoyer les différents papiers à signer (contrat, …), et lui fournir le matériel de travail nécessaire en fonction de son poste et de ses besoins : ordinateur, casque de téléphone, mais aussi mug ou tee-shirt aux couleurs de votre entreprise, comme vous le feriez en physique.Rien de plus pénible que d’être bloqué les premiers jours en attendant d’obtenir ses accès, mots de passe et email de l’entreprise. Pensez à solliciter les services techniques afin que le nouvel arrivant puisse se connecter au réseau de l’entreprise ainsi qu’aux différents logiciels dont il a besoin dès son premier jour. Enfin, pensez à lui envoyer toutes les informations et le planning de ses premiers jours en amont dans un kit d’accueil dématérialisé, et d’y inclure une réunion de présentation de l’équipe en visio, ainsi que des cafés virtuels avec différents membres de l’équipe pour faciliter son intégration.

2. Animer les équipes à distance

Plus encore en période de recrutement, les managers doivent être attentifs à créer des rituels pour permettre à l’équipe de se retrouver et d’intégrer en douceur la personne nouvellement recrutée : e-café du lundi matin, apéro-zoom du vendredi, déjeuners thématiques en semaine…Ces rituels sont indispensables pour éviter aux nouveaux arrivés, mais aussi à toute l’équipe en télétravail de se sentir isolés. Ils nourrissent un sentiment d’unité qui servira l’équipe en son entier dans le temps, en facilitant l’entraide et en renforçant le sentiment d’appartenance.

3. Accompagner la montée en compétence

L’arrivée d’un nouveau recruté est également un moment clé pour sa prise en main du poste et sa montée en compétences. Cette période peut être particulièrement stressante pour un employé en télétravail s’il n’a pas la possibilité de s’appuyer sur ses collègues ou son manager pour apprendre et progresser. Ce dernier doit donc orchestrer à distance la prise en main des nouveaux outils, et accompagner leur découverte pour aplanir la marche d’apprentissage pour le nouvel arrivé.Pour les collaborateurs amenés à discuter avec des clients (commerciaux ou responsable service client notamment), une plateforme de téléphonie comme Ringover est un outil formidable pour coacher et superviser les nouvelles recrues. Celui-ci permet de réaliser des doubles écoutes auprès de collaborateurs plus expérimentés, de faire ses premier échanges en binôme et de profiter de l’option chuchotage pour débloquer des situations compliquées. Les enregistrements d’appel sont également très utiles pour retravailler un échange téléphonique, progresser dans son discours, et devenir rapidement autonome.

Les outils à privilégier pour réussir une embauche en télétravail

Heureusement ces dernières années, de nombreux outils de collaboration se sont développés, anticipant le boom du télétravail. Au-delà de la classique boîte mail, les messageries collaboratives internes favorisent les échanges asynchrones au quotidien ainsi que le partage d’informations professionnelles comme personnelles.En télétravail, favoriser les visio-conférences plutôt que le téléphone ou le mail permet de renforcer le sentiment de proximité pour les réunions d’équipe ou les discussions 1 à 1. Les solutions de VoIP collaboratives comme Ringover favorisent le travail d’équipe en proposant une même interface pour les appels, la messagerie instantanée et la visioconférence et en rendant facile la supervision et le coaching de la part du manager. Ringover permet aux nouveaux arrivés d’accéder à toutes les informations d’appel, consulter l’historique d’échange avec un client, les enregistrements passés… qui peuvent également servir pour la formation continue des commerciaux ou des agents de service client.

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