10 meilleurs outils collaboratifs de télétravail pour entreprise 2025

Télétravail, mobilité, nomadisme, coworking, travail en freelance… le monde du travail évolue. En moyenne, 29% des Français ont recours au télétravail, et un salarié déclare recourir au télétravail au moins 7 jours par mois en moyenne. Cette évolution des modes de travail rendent nécessaire une adaptation des pratiques et des processus, mais également des outils ! 

Ainsi, quand l'un de nos responsables services client a décidé de partir à Nancy pour suivre sa femme, nous avons dû recréer un espace de travail (ligne de téléphone professionnelle, box internet, matériel informatique) et réfléchir à notre manière de travailler ensemble.

Heureusement, de plus en plus de logiciels collaboratifs permettent de travailler en "remote" dans les meilleures conditions, que cela soit de temps en temps, quelques jours par semaine ou à plein temps. Dans cet article nous vous présenterons notre sélection des outils indispensables pour le remote worker et vous distillerons tous les conseils pour optimiser la pratique du télétravail au sein de votre entreprise:

Top 10 des meilleurs outils collaboratifs : le Récap

1. Ringover
2. My Meeting Time
3. Slack
4. Proofhub
5. Quip
6. Xtensio
7. Miro
8. Namely
9. TeamMood
10. Take a break, please

Pour mieux communiquer à distance

1. Ringover - Pour gérer vos appels où que vous soyez

Avec l'application web et mobile Ringover, votre téléphone professionnel vous suit d'où que vous travailliez : au bureau, chez vous, dans un espace de coworking, en déplacement, à l'étranger… Ringover facilite également le télétravail grâce à ses fonctionnalités collaboratives : conférence téléphonique, invitation à rejoindre un appel, contacts partagés, messagerie interne… et bien d'autres !

2. My Meeting Time - Pour trouver facilement des créneaux de travail en commun entre différents fuseaux horaires

My Meeting Time est un simple site internet doublé d'une extension Chrome pour vous aider à organiser facilement vos réunions internationales. Indiquez votre ville et celle des différents participants à la réunion, et My Meeting Time vous trouve automatiquement les plages horaires possibles sur les heures habituelles de travail. C'est aussi simple que ça !

3. Slack - Communication d'équipe

Slack est une plateforme de chat interne qui réunit tous vos flux de communication, offrant à chacun un espace de travail partagé où les conversations sont organisées et accessibles. Il permet aux équipes d'échanger, de partager des documents, de collaborer… d'où qu'elles soient. 

Slack est particulièrement utile aux équipes travaillant en remote : la messagerie facilite les échanges et permet d'organiser les discussions par équipe ou projet et la fonctionnalité de partage d'écran rend la collaboration multi-site bien plus simple ! 

Comme en témoigne un de leurs clients, Zapier, le partage d'écran interactif, qui permet aux participants d'un appel Slack de cliquer, faire défiler, taper et même d‘éditer ce qui est partagé sur l'écran de présentation, est un véritable point d'ancrage pour leurs opérations.

Pour collaborer au quotidien

4. Proofhub - Planification, collaboration et organisation de projets

Proofhub est un logiciel "tout-en-un" de collaboration, d'organisation et de planification permettant aux équipes de travailler en toute transparence, peu importe où elles se trouvent. De nombreuses fonctionnalités permettent aux collaborateurs de travailler plus rapidement et plus efficacement : accès à un chat en ligne, répartition des tâches, ajustement des deadlines (Gantt project), partage de documents, prise de notes, ouverture de tickets et demandes, logs d'activité, etc. 

Proofhub s'intègre avec les outils les plus populaires tels que FreshBooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive ou encore Outlook et facilite la collaboration des équipes.

5. Quip - Documents partagés et collaboratifs

Quip est l'outil parfait pour travailler en équipe multi-répartie ! Il s'agit d'une application web et mobile facilitant le travail en commun et la collaboration. Chaque personne de l'équipe a accès au même document en ligne, peut identifier les derniers changements effectués, et échanger avec ses collègues grâce au chat interne au sein du document. 

Quip permet également d'intégrer des sondages, d'éditer des images ou de suivre l'avancement du projet grâce à un calendrier intégré et des indicateurs de suivi dynamiques.

6. Xtensio - Création et partage de documents professionnels

Xtensio est un outil qui permet d'améliorer facilement les présentations et les produits. Il peut donner à vos documents un aspect attrayant, professionnel et simple. Il est également facile à utiliser, doté de nombreuses fonctionnalités et offre un excellent rapport qualité-prix. Grâce à lui, vous pouvez partager, présenter et gérer votre entreprise et ses besoins.

7. Miro - Un tableau blanc en ligne

Miro est un tableau blanc en ligne, permettant aux équipes en télétravail d'écrire, de dessiner, de modifier ou d'ajouter du contenu en temps réel. Disponible sur ordinateur, tablette et smartphone, Miro facilite la communication visuelle et la collaboration entre les membres d'une équipe.Du brainstorming au design, en passant par la prise de note en réunion, Miro vous accompagne au quotidien.

Pour gérer l'humain même à distance

8. Namely - Pour gérer vos ressources humaines à distance

Namely est une plateforme de gestion des ressources humaines permettant de gérer les salaires, les bonus, les horaires de travail, et bien plus. Namely crée une expérience unique pour les employés en télétravail :

• Pour rester connectés : Il est difficile pour des employés en télétravail de rester connectés et de se sentir intégrés à la culture d'entreprise. Avec la fonctionnalité ‘fil d'actualité' de Namely, les employés sont au courant des nouveautés de l'entreprise, peuvent souhaiter les anniversaires de leurs collègues ou féliciter les bons résultats d'une équipe.
• Pour monitorer son temps de travail : Lorsque des employés travaillent en dehors du siège, il est important de monitorer leurs horaires de travail pour se conformer au contrat. Avec Namely, les heures de travail sont enregistrées automatiquement et peuvent être suivies par les RH.
• Pour partager les performances individuelles : “Loin des yeux loin du cœur” n'est plus vrai avec Namely. Grâce à son système d'évaluation régulière de la performance, les télétravailleurs ont une meilleure compréhension de leurs objectifs, leur avancement, et leurs zones de progrès.
• Pour mettre des visages sur les noms : Namely permet de créer un profil personnalisable pour chaque employé. Même si tout le monde ne partage pas le même bureau, les membres de votre équipe sont capables de mettre un visage sur un nom et de mieux appréhender l'organisation interne de l'entreprise.

9. TeamMood

TeamMood est un petit outil extrêmement simple d'utilisation qui permet de mesurer le bien-être au travail. À l'aide d'une simple enquête quotidienne envoyée par email ou sur slack, chaque membre de votre équipe peut indiquer anonymement son humeur du jour et partager un commentaire. TeamMood est particulièrement utile pour mesurer le bien-être de salariés à distance. Comment savoir si tout se passe bien sans se voir de visu ou discuter de manière informelle autour d'un café ? TeamMood offre un espace de liberté pour s'exprimer en toute confidentialité, et s'assurer que toute l'équipe se sent bien dans ses baskets.

10. Take a break, please

Take a break, please est une web-app fonctionnant sur Mac, qui oblige ses utilisateurs à faire des pauses régulièrement et lever les yeux l'ordinateur. Un des pièges du télétravail est d'enchaîner les heures derrière son ordinateur : pas de collègue, pas de pause café.

Avec ‘Take a break, please', vous pouvez régler le temps de travail entre chaque pause et la durée des pauses. À l'heure prévue, votre écran d'ordinateur se bloque, vous obligeant à faire cette fameuse pause. Hong Wee Teo a commencé à développer des produits digitaux il y a quelques année pour s'amuser – et pour un hobby, le résultat est impressionnant. Selon son créateur: 

Infographie sur le télétravail en France

Le télétravail est une pratique qui s'est beaucoup développée depuis l'ordonnance Macron en 2017. Tout d'abord, rappelons ce que désigne le terme de “télétravail”. Non, il ne s'agit pas de travailler devant la télé (on était obligé de faire cette blague) ! 

Le télétravail est le fait de pouvoir travailler à distance, hors de son lieu de travail, en utilisant les technologies de travail à distance. En cette période de grèves, le télétravail est une pratique qui s'avère très utile pour les entreprises comme pour les salariés ! Ringover a réalisé une étude dans laquelle sont exposées les informations à connaître concernant le télétravail et la manière dont la téléphonie Cloud facilite sa pratique.

Si votre entreprise prévoit d'inclure le télétravail dans sa stratégie managériale, ou si c'est déjà le cas, Ringover peut vous aider en ce qui concerne votre téléphonie ! Collaborez à distance et à faible coût comme si vous étiez sur votre lieu de travail grâce à de nombreuses fonctionnalités offertes par notre solution de téléphonie Cloud.

Comment réussir une embauche tout en étant en télétravail ?

En 2020, le monde du travail a été bousculé, et la situation est en passe de s'installer durablement. Effet direct de la crise sanitaire mondiale, le télétravail, lorsqu'il est possible, s'est développé de manière exponentielle. De nombreuses entreprises en profitent pour offrir plus de flexibilité à leurs employés, voire élargir leurs critères de recrutement, notamment pour des postes particulièrement difficiles à fournir. 

Si l'option du télétravail est attrayante pour de nombreux employés, elle peut se révéler délicate à un moment clé de leur vie professionnelle : lors de l'embauche. En effet, pendant les premiers jours à semaines d'un nouvel embauché au sein d'une entreprise, les enjeux sont élevés tant du côté du recruté que de celui du recruteur. 

Cette période cruciale peut donner le “la” de la suite de la collaboration. Il est donc indispensable d'anticiper au mieux son arrivée et de s'assurer que l'intégration au sein de son équipe se passe au mieux. Détaillons les enjeux d'une embauche en télétravail et les points clés à mettre en place pour qu'elle soit une réussite.

Les enjeux d'une embauche en télétravail

Pour une nouvelle recrue, la période suivant son embauche est clé pour commencer son nouveau travail sur de bonnes bases.

Au-delà des attentes explicites de sa fonction, plus ou moins détaillées dans sa fiche de poste, ses premiers jours au sein d'une nouvelle entreprise sont indispensables pour comprendre les fonctionnements implicites, décrypter les acronymes et mots de langages internes, et intégrer les règles et processus qui régissent les modes de fonctionnement.

Au niveau humain, les quelques jours à quelques semaines suivant l'embauche servent également à apprendre au contact de ses collègues et à partager ses questions, difficultés ou bonnes idées (il est généralement très instructif de demander un “rapport d'étonnement” aux nouvelles recrues).

En déployant ses qualités relationnelles, votre nouvel arrivé pourra s'intégrer en douceur au reste de l'équipe et trouver rapidement sa place afin de former un nouvel équilibre collectif.

Tous ces points sont rendus plus difficiles par la distance. Contacter un collègue par téléphone, par mail ou par messagerie instantanée pour expliciter un point peut paraître plus impressionnant que de poser une question en appartée en sortant d'une réunion en physique.

De même, tous les moments de détente (déjeuner, pause café, bavardage dans l'ascenseur…) sont autant d'occasions de rencontrer les personnes au-delà de leur fonction qui manquent en télétravail.

Mais tout n'est pas perdu pour autant. Réussir son embauche en télétravail est possible, à condition de préparer avec soin l'arrivée du nouveau recruté.

Réussir une embauche en télétravail : 3 conseils

1. Préparer l'accueil du nouvel arrivé en télétravail

Afin de faciliter l'arrivée d'un nouveau recruté et son intégration au sein de l'équipe, son accueil doit être préparé en amont.

Avant le premier jour, les équipes RH doivent penser à lui envoyer les différents papiers à signer (contrat, …), et lui fournir le matériel de travail nécessaire en fonction de son poste et de ses besoins : ordinateur, casque de téléphone, mais aussi mug ou tee-shirt aux couleurs de votre entreprise, comme vous le feriez en physique.

Rien de plus pénible que d'être bloqué les premiers jours en attendant d'obtenir ses accès, mots de passe et email de l'entreprise. Pensez à solliciter les services techniques afin que le nouvel arrivant puisse se connecter au réseau de l'entreprise ainsi qu'aux différents logiciels dont il a besoin dès son premier jour.

Enfin, pensez à lui envoyer toutes les informations et le planning de ses premiers jours en amont dans un kit d'accueil dématérialisé, et d'y inclure une réunion de présentation de l'équipe en visio, ainsi que des cafés virtuels avec différents membres de l'équipe pour faciliter son intégration.

2. Animer les équipes à distance

Plus encore en période de recrutement, les managers doivent être attentifs à créer des rituels pour permettre à l'équipe de se retrouver et d'intégrer en douceur la personne nouvellement recrutée : e-café du lundi matin, apéro-zoom du vendredi, déjeuners thématiques en semaine…

Ces rituels sont indispensables pour éviter aux nouveaux arrivés, mais aussi à toute l'équipe en télétravail de se sentir isolés. Ils nourrissent un sentiment d'unité qui servira l'équipe en son entier dans le temps, en facilitant l'entraide et en renforçant le sentiment d'appartenance.

3. Accompagner la montée en compétence

L'arrivée d'un nouveau recruté est également un moment clé pour sa prise en main du poste et sa montée en compétences. Cette période peut être particulièrement stressante pour un employé en télétravail s'il n'a pas la possibilité de s'appuyer sur ses collègues ou son manager pour apprendre et progresser.

Ce dernier doit donc orchestrer à distance la prise en main des nouveaux outils, et accompagner leur découverte pour aplanir la marche d'apprentissage pour le nouvel arrivé.Pour les collaborateurs amenés à discuter avec des clients (commerciaux ou responsable service client notamment), une plateforme de téléphonie comme Ringover est un outil formidable pour coacher et superviser les nouvelles recrues.

Celui-ci permet de réaliser des doubles écoutes auprès de collaborateurs plus expérimentés, de faire ses premier échanges en binôme et de profiter de l'option chuchotage pour débloquer des situations compliquées. Les enregistrements d'appel sont également très utiles pour retravailler un échange téléphonique, progresser dans son discours, et devenir rapidement autonome.

Les outils à privilégier pour réussir une embauche en télétravail

Heureusement ces dernières années, de nombreux outils de collaboration se sont développés, anticipant le boom du télétravail.

Au-delà de la classique boîte mail, les messageries collaboratives internes favorisent les échanges asynchrones au quotidien ainsi que le partage d'informations professionnelles comme personnelles.

En télétravail, favoriser les visio-conférences plutôt que le téléphone ou le mail permet de renforcer le sentiment de proximité pour les réunions d'équipe ou les discussions 1 à 1.

Les solutions de VoIP collaboratives comme Ringover favorisent le travail d'équipe en proposant une même interface pour les appels, la messagerie instantanée et la visioconférence et en rendant facile la supervision et le coaching de la part du manager.

Ringover permet aux nouveaux arrivés d'accéder à toutes les informations d'appel, consulter l'historique d'échange avec un client, les enregistrements passés… qui peuvent également servir pour la formation continue des commerciaux ou des agents de service client.

16 conseils pour rester productif tout en travaillant à domicile

1. Respecter les horaires habituels de travail

...autant que possible, bien entendu ! L'un des plus grands obstacles à cela est, bien sûr, la présence des enfants à la maison - surtout s'ils ne sont pas encore autonomes avec leurs devoirs.

Si vous élevez vos enfants avec un•e partenaire, il peut être utile de convenir d'un horaire régulier en fonction des besoins de la famille : un parent travaille le mardi, jeudi et vendredi matin tandis que l'autre fait des mathématiques et de l'orthographe, par exemple.

Ne culpabilisez pas non plus de les laisser un peu plus longtemps que d'habitude devant un écran si cela vous aide à tenir vos délais (et vous permet de garder la raison) !

L'astuce Ringover :

Si vous vivez seul ou avec des personnes autonomes, faites en sorte de vous "connecter" et "déconnecter" aux moments de la journée où vous le feriez normalement.

L'utilisation de fonctionnalités telles que les heures d'ouverture de Ringover vous permettra de gérer votre volume d'appels entrants et de les basculer automatiquement sur messagerie vocale en dehors de vos horaires de travail.

2. Organiser sa journée à l'aide d'une to do list mais rester flexible

La première étape consiste à se fixer des objectifs précis pour la journée afin de s'assurer que vous les atteindrez. Dressez une liste de vos tâches par ordre de priorité, de la plus importante à la moins importante, en estimant le temps nécessaire pour chacune (avec un peu de marge de manœuvre).

Divisez les tâches les plus volumineuses en sous-tâches et allouez du temps à chacune d'entre elles. Et complétez votre liste de tâches avec les notes d'appel et les étiquettes de Ringover afin qu'aucun détail important ne vous échappe.

De cette façon, vous assurerez la satisfaction de votre chef et de vos clients, et vous ne vous sentirez pas coupable de reporter au lendemain les tâches mineures !

L'astuce Ringover :

3. Fixer la limite entre le pro et le perso

Si vous le pouvez, installez un espace de travail dédié qui vous inspire - même si cela signifie simplement de ranger la pile de linge sur votre lit avant d'envoyer vos e-mails.

Si vous avez un ordinateur strictement professionnel, veillez à ne l'utiliser que pour le travail et à garder vos activités informatiques personnelles sur votre appareil personnel.

Si vous n'avez pas besoin de répondre à des appels professionnels sur votre téléphone portable, laissez-le éteint ou en mode silencieux - et dans une autre pièce, de préférence - afin de ne pas être constamment tenté de le vérifier pendant la journée.

Et si vous aviez un rituel pour vous détendre lorsque vous rentrez du bureau (vous faire une tasse de thé, demander à chacun des membres de votre famille comment s'est passée sa journée…) assurez-vous de continuer à le faire !

N'hésitez pas non plus à partager votre emploi du temps avec les membres de votre famille ainsi que vos amis.

Cela évitera qu'ils vous proposent des activités spontanées au beau milieu de la journée alors que vous êtes déjà bien occupé par votre travail.

L'astuce Ringover :

4. Clarifier votre rôle

Vos responsabilités au sein de votre entreprise peuvent très bien avoir changé au cours des dernières semaines ou des derniers mois en fonction de votre secteur, de l'évolution des besoins des clients, des nouvelles tendances du marché, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et peut-être même des licenciements ou des congés.

Les comptables peuvent soudainement se retrouver à absorber les responsabilités du service de la paie, et les commerciaux peuvent devoir se démener pour maîtriser un nouveau logiciel permettant de gérer les prospects à distance.

C'est pourquoi vous devrez maintenir une ligne de communication très claire (ce que même les PDG négligent souvent !) avec vos superviseurs, les membres de votre équipe et/ou les employés dont vous avez la charge.

Grâce à des plateformes cloud telles que Ringover, vous pouvez discuter, passer des appels internes gratuits et planifier des sessions de vidéoconférence avec votre équipe.

Comme vous n'êtes plus tous ensemble au bureau, il est plus important que jamais d'avoir les bons outils pour brainstormer et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce que l'on attend d'eux de manière réaliste et à ce que la situation actuelle signifie pour l'avenir de votre entreprise et de votre secteur.

Et n'oubliez pas : soyez flexible, mais voyez pas trop grand ! Si vous vous sentez dépassé et que vous devez faire quelques ajustements, faites-le savoir à vos collègues le plus tôt possible afin de trouver ensemble une solution.

L'astuce Ringover :

5. Avoir un numéro de téléphone professionnel distinct

Une ligne distincte dédiée aux appels professionnels vous permettra d'éviter de répondre à trop d'appels personnels dans la journée ou de devoir appeler des clients ou des partenaires à partir de votre numéro personnel.

L'application Ringover vous permet d'avoir plusieurs lignes locales et mobiles ainsi qu'une messagerie vocale personnalisée sur votre téléphone actuel, ce qui se traduit par des économies importantes pour votre entreprise en matière d'abonnement et de matériel.

Avec Ringover, vous avez la possibilité de choisir le numéro qui s'affiche lorsque vous passez des appels, en fonction de la localisation de votre correspondant.

Vous pouvez également fixer les heures de fonctionnement de votre ligne Ringover pour garantir votre droit à la déconnexion et éviter que les appels de clients étrangers ne vous réveillent à toute heure de la nuit.

L'astuce Ringover :

6. Prendre de courtes pauses pendant la journée

Ne négociez pas avec les pauses ! De courtes pauses fréquentes tout au long de la journée sont l'un des meilleurs moyens de prendre soin de votre santé mentale et physique, même dans votre environnement de travail habituel.

Avec le stress supplémentaire et l'incertitude de la situation actuelle, les risques de burn-out et d'anxiété peuvent être encore plus prononcés pour le travailleur à distance.

Un autre risque est de prendre plus de responsabilités que vous ne pouvez en assumer de manière réaliste, en pensant que le temps gagné sur le transport entre votre domicile et le bureau se traduirait automatiquement par une augmentation de la productivité.

L'astuce Ringover :

Grâce au mode "Ne pas déranger" de Ringover, vous pouvez mettre en veille les appels pendant une durée prédéfinie. Prenez 5 ou 10 minutes toutes les heures ou deux pour vous faire un café, faire le tour du pâté de maisons, nourrir votre chat, presser une balle anti-stress ou taper quelques notes sur le piano - tant que l'activité n'implique pas un écran.

De nombreuses études montrent qu'un temps prolongé passé devant un écran peut entraîner une fatigue, une sécheresse et une irritation des yeux, alors n'oubliez pas de faire une pause !

Le fait de vous lever et de vous mouvoir de temps en temps vous permettra de mieux vous concentrer lorsque vous reprendrez vos tâches. Pensez à utiliser une application telle que BreakTimer ou Take a Break pour mieux gérer ces pauses.

L'astuce Ringover :

7. Choisir les bons outils

Les outils de chat et de vidéoconférence ont permis de rester plus facilement en contact permanent avec vos collègues à distance.

En plus d'améliorer le moral et d'éviter que les membres de l'équipe aient l'impression de travailler dans le vide, ces outils permettent à chacun de se tenir au courant des actualités de l'entreprise au fil des jours, tout en leur rappelant l'importance de leur contribution individuelle.

Parmi les autres équipements importants qui peuvent contribuer à rendre votre travail à domicile plus confortable, citons :

• un casque et un microphone professionnels pour une communication de qualité HD et pour éliminer les bruits de fond

• un clavier et une souris ergonomiques pour un meilleur positionnement et confort des mains.
• un second moniteur pour améliorer sa capacité visuelle et l'efficacité
• une lampe de bureau pour améliorer la visibilité et réduire la fatigue oculaire provoquée par l'écran de l'ordinateur
• un amplificateur de signal Wi-Fi pour obtenir un signal WiFi plus rapide et plus fiable sur votre poste de travail
• une chaise ergonomique pour soutenir la posture de votre corps lorsque vous êtes assis pendant de longues heures
• un réveil pour vous aider à tenir vos horaires

Nous vous recommandons vivement d'utiliser un outil de gestion de projet et de productivité comme Taskeo pour vous aider à vous concentrer sur le travail plutôt que sur la gestion des tâches et des processus.

Enfin, la mise en place d'un système de téléphonie cloud pour votre entreprise permettra d'accroître la productivité des équipes à distance, d'améliorer la collaboration et de donner une meilleure visibilité de l'activité aux responsables d'équipe.

L'astuce Ringover :

8. Communiquer

Si vous travaillez en équipe, ne négligez pas la communication ! Faire des suppositions rapides, ne pas faire vérifier son travail par les bonnes personnes ou simplement ne pas poser de question à son supérieur parce qu'on ne veut pas le déranger conduisent à des erreurs, une perte de temps et des frustrations.

En même temps, vous ne voulez pas inonder vos collègues en leur envoyant trop d'emails ou de messages Slack qui se perdront ou seront simplement ignorés.

Un bon moyen d'éviter cela est de programmer de courts échanges vidéo pour partager les points clés. Les conférences téléphoniques Ringover et l'outil Meet sont des options sûres pour organiser des échanges plus personnels entre deux ou plusieurs collègues.

De cette façon, aucun détail essentiel ne sera oublié et aucun désaccord ni aucune source de confusion ne restera sans solution.

L'astuce Ringover :

9. Prendre soin de soi physiquement

Même si votre santé psychologique a un impact certain sur votre efficacité au travail, votre santé physique joue un rôle important également. Et celle-ci dépend d'un mélange d'exercices physiques, de régime alimentaire sain et de sommeil. À moins que vous ne fassiez partie des rares personnes pour qui 4 ou 5 heures de sommeil par nuit suffisent, la plupart des experts recommandent de dormir entre 6 à 8 heures en continu sur une période de 24 heures.

Des en-cas sains et pauvres en sucre peuvent vous aider à tenir le coup si vous sentez que votre niveau d'énergie baisse à certains moments de la journée, à condition de bien les programmer et de ne pas lésiner à l'heure des repas.

L'astuce Ringover :

Et bien sûr, n'importe quel exercice - qu'il s'agisse de promener le chien ou de prendre les escaliers au lieu de l'ascenseur - est mieux que rien, même si la plupart des gens devraient s'efforcer de faire 2 à 3 heures d'exercice modéré par semaine.

L'astuce Ringover :

10. Célébrer les victoires en équipe

Un membre de votre entreprise a signé avec un gros client ? Votre équipe vient de conclure un marché important ? Ou simplement vous avez réussi à qualifier tous vos clients potentiels pour la journée ?

N'oubliez pas de féliciter vos collègues pour leur travail. La reconnaissance des réalisations de chacun contribuera à maintenir le moral, à renforcer l'esprit d'équipe, à donner aux nouvelles recrues le sentiment de faire partie de quelque chose de spécial et à motiver ceux dont les performances sont en baisse.

11. S'habiller professionnellement

Même si cela signifie simplement quitter votre peignoir et enfiler un jean propre, s'habiller avant de travailler vous donne le sentiment d'être prêt à sortir de chez vous, affectera votre état d'esprit quant aux objectifs de la journée et stimulera votre productivité.

Efforcez-vous à être douché, changé et présentable avant de vous asseoir devant votre ordinateur au début de chaque journée.

L'astuce Ringover :

12. Prendre des nouvelles régulièrement

Travailler loin de votre équipe peut amener n'importe quel employé à se sentir seul et isolé après un certain temps.

Cela peut également avoir un impact sur la cohésion et le dynamisme de votre équipe. Une bonne façon d'éviter ce genre de situation est de prévoir une période d'échanges de manière régulière, par exemple tous les matins ou avant que tout le monde ne quitte le bureau, juste pour se connecter, partager une blague et se regrouper.

Certaines personnes peuvent tirer de la motivation en entendant le déroulement de la journée de leurs collègues et les défis qu'ils ont dû relever.

Le simple fait de partager ses expériences de temps en temps peut aider chacun à se détendre et à se sentir écouté.

En tant que chef d'équipe, le fait de prendre des nouvelles de vos employés contribue également à les rassurer sur le fait que vous êtes là pour leur apporter le soutien moral et les encouragements dont ils peuvent avoir besoin.

C'est aussi l'occasion de rappeler à chaque membre de l'équipe qu'il n'a pas à se débrouiller tout seul en cas de difficulté.

L'astuce Ringover :

13. Organiser les ressources partagées

La meilleure façon de transmettre un volume important d'informations à plusieurs collègues est de créer des documents partagés.

Que vous utilisiez un outil de partage de fichiers tels que Google Drive, Microsoft Teams ou Dropbox, il est très important de s'assurer que toutes les personnes qui doivent être informées de leur contenu y ont bien accès.

N'oubliez pas que lorsque vous travaillez à domicile, vous ne pouvez plus avoir la même visibilité de l'endroit où se trouvent les fichiers que dans une zone de stockage physique.

Si vous êtes l'auteur d'un document particulier, prenez l'habitude de vous assurer que celui-ci est facile à trouver sur le serveur ou dans le Cloud.

Donnez à vos fichiers un nom approprié, incluant la date de création ou de la dernière mise à jour. Créez des dossiers et des sous-dossiers pour filtrer correctement l'emplacement des fichiers en fonction de leur nature.

Veillez également à mettre à jour les droits et autorisations des utilisateurs chaque fois que vous partagez un document avec le reste de votre équipe.

Pour aller plus loin, créez un répertoire de ressources internes répertoriant tous les documents partagés disponibles pour les employés de votre entreprise.

Veillez à y inclure des instructions claires ou des liens directs vers l'endroit où ils peuvent être trouvés. Cette méthode d'organisation des fichiers partagés vous permettra, ainsi qu'à tous les autres, de gagner d'innombrables heures chaque jour lorsque vous devrez récupérer des fichiers importants existants.

Les nouveaux employés peuvent alors être facilement intégrés et informés sur la manière de localiser toutes les ressources dont ils auraient besoin pour démarrer facilement.

14. Mettre en place les bonnes pratiques des réunions en ligne

La prise de parole ou les interruptions pendant les réunions constituent l'un des plus grands défis pour 67 % des travailleurs à distance.

Si les réunions en ligne sont l'un des moyens les plus efficaces de travailler à distance, elles ne sont possibles que si des règles de base sont mises en place.

5 bonnes pratiques pour les réunions en ligne

Voici quelques conseils rapides sur les réunions en ligne que notre équipe a trouvés particulièrement utiles. N'hésitez pas à les partager avec votre propre équipe :

1. Laissez votre vidéo allumée pour un meilleur contact visuel et montrer que vous êtes attentif.
2. Coupez le son de votre micro pour éviter de distraire l'orateur lorsque vous ne parlez pas.
3. Utilisez la fonction "lever la main" ou signalez discrètement à l'hôte de la réunion que vous avez quelque chose à partager avant de parler.
4. Faites de brèves pauses entre les échanges d'informations afin d'écouter les commentaires et les questions des autres participants.
5. Partagez votre écran pour montrer les points de discussion afin que tous les participants sachent quand leur sujet sera abordé avant d'intervenir.

15. Se concentrer sur des objectifs communs

Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est un succès. Cela est vrai pour la réalisation de tout objectif d'équipe.

Pensez aux différentes activités que les membres de votre équipe peuvent entreprendre chaque semaine et qui leur permettraient de franchir une étape supplémentaire dans leur cohésion.

Il est facile de se déconcentrer lorsqu'on travaille dans un environnement différent, mais le fait de prioriser les objectifs d'équipe est un excellent stimulant.

Définissez des objectifs qui peuvent réellement motiver et contribuer à faire avancer chaque membre de l'équipe dans la même direction.

Par exemple, fixez à l'ensemble de votre équipe l'objectif d'appeler un nombre minimum de prospects en une journée. Ou encore, mettez vos stagiaires au défi de produire un article à publier sur le blog de votre entreprise.

La collaboration contribue à remonter le moral et favorise le partage des idées et des bonnes pratiques.

L'astuce Ringover :

16. Suivre les résultats

Les défis auxquels nous sommes tous confrontés actuellement peuvent nous faire perdre de vue nos objectifs professionnels à court et à long terme.

Dans ces conditions, même les membres d'une équipe qui pensent travailler dans le même objectif peuvent commencer à dériver dans des directions différentes sans surveillance adéquate.

C'est pourquoi il est d'autant plus important de disposer d'outils permettant de suivre la performance de l'entreprise, tant au niveau individuel que collectif.

Le tableau de bord Ringover fournit aux superviseurs une vue d'ensemble en temps réel de l'activité téléphonique de leur équipe, avec des statistiques avancées et des KPI (Key Performance Indicators, indicateurs clés de succès) pour suivre les points forts et les axes d'amélioration sur une période donnée.

Vérifiez en un coup d'œil qui a passé le plus et le moins de temps au téléphone dans la journée, quels agents du service client sont en pause en ce moment, et qui a répondu au plus grand nombre d'appels cette semaine.

Vous aurez également une image précise du temps d'attente moyen des appelants et serez constamment conscient des problèmes potentiels tels qu'un taux d'abandon anormalement élevé pour les appels entrants.

Avec des données précises, vous pourrez procéder à des ajustements de personnel si nécessaire, allouer du temps de formation supplémentaire à ceux qui peuvent rencontrer des difficultés et accroître la satisfaction de vos clients !

Télétravail et team-building : les bonnes pratiques

Avec la digitalisation du monde du travail, le développement des technologies mobiles et la multiplication des espaces de coworking, de plus en plus d'employés travaillent à distance. Certaines entreprises ont même décidé de se passer de bureaux, chacun travaillant d'où il ou elle le souhaite.

D'autres s'adaptent aux attentes individuelles et acceptent une délocalisation partielle de leurs équipes. Et la plupart accordent désormais une journée de télétravail de temps en temps à leurs employés.

Pour un manager, transformer son rôle au bureau à des équipes en télétravail demande un peu d'ajustement. Voici quelques conseils pratiques pour réussir la transition.

1. Embaucher les bonnes personnes

Si l'embauche est un sujet critique pour toutes les entreprises, elle l'est encore plus dans le cadre du télétravail. Le travail à distance peut être un sérieux avantage pour embaucher un talent résident dans une autre ville ou un autre pays.

Mais avant de le proposer, il est important de s'assurer que la personne connaît les avantages et les désavantages de la situation et sait gérer son niveau d'énergie, même éloignée de ses collègues.

Travailler à distance ne convient pas à tout le monde, c'est un critère supplémentaire – et de taille – dans le processus d'embauche.

2. Et leur faire confiance

Si vous choisissez d'embaucher une partie ou toute votre équipe à distance, votre premier objectif est d'instaurer une relation de confiance réciproque avec vos télétravailleurs.

À vous de fixer des objectifs clairs et de les responsabiliser sur la réalisation, tout en restant disponible pour donner des conseils ou répondre à leurs questions, mais en évitant le piège du micromanaging.

À distance, vous devez être encore plus vigilant à une sur ou sous-présence dans vos relations avec vos collaborateurs. Mais rassurez-vous, un bon collaborateur reste, qu'il travaille dans vos bureaux ou à Sydney.

3. Mettre l'accent sur la communication

En télétravail ou en présentiel, la communication est clé pour s'assurer que tout le monde travaille dans la même direction et partage la même vision.

À défaut d'une réunion de visu, les entreprises fonctionnant en télétravail privilégient les appels avec vidéo, pour créer une connexion plus proche entre les collaborateurs.

Au-delà de ces points d'avancements formels, une partie importante (mais pas toujours visible) de la communication se fait de manière plus informelle. Contrats obtenus, problèmes et questions s'échangent autour de la machine à café ou d'un bureau à l'autre.

À distance, il est important de recréer ces échanges quotidiens pour permettre à chacun de se sentir inclus : outils de chat interne, groupes de discussion ou de partage d'idées créent du lien entre les collaborateurs.

4. Organiser l'espace de travail

Avoir un employé en télétravail ne veut pas non plus dire l'abandonner à son sort, bien au contraire. Il est important de lui offrir un espace et des outils de travail équivalents au reste de l'équipe : ordinateur, écran, participation à l'achat d'un bureau ou d'une chaise…

L'espace de travail, c'est aussi l'équipement digital de l'entreprise. De plus en plus d'outils favorisent le travail collaboratif partout dans le monde : Trello, Google Drive, Slack, Weekdone… Il n'y a aucune raison de s'en priver !

5. Adapter les rites et rituels de l'entreprise

Si vous avez l'habitude de fêter les anniversaires, de finir la semaine ensemble autour d'une bière ou d'inviter vos collaborateurs au restaurant pour fêter les succès, vous allez devoir adapter vos rituels.

Quelques exemples : faire envoyer une boîte de chocolat à domicile au lieu de faire souffler ses bougies au bureau, prévoir un temps d'échange plus informel en fin de semaine par vidéoconférence, ou encore proposer à vos collaborateurs situés dans des zones géographiques proches de se retrouver entre eux.

Les rituels quotidiens peuvent avoir beaucoup d'impact également : par exemple, l'équipe de Close.io utilise Snapchat pour s'envoyer des messages tous les jours, pour se motiver, travailler ou simplement partager un peu de leur quotidien. Ce réseau social est devenu partie intégrante de leur ADN.

6. Cultiver le team building

Quelle que soit la taille de votre entreprise, un moment privilégié de partage et de team building renforce les liens et donne de l'élan aux équipes.

Lorsqu'une partie ou l'intégralité de l'équipe travaille à distance, le team building prend encore plus d'importance pour renforcer le sentiment d'appartenance à l'entreprise, malgré la distance.

Dans la mesure du possible, organisez des moments de team building assez régulièrement, et à l'image de votre entreprise.

Mixez les temps de travail et de détente – contrairement à ce qu'on pourrait penser, les temps de détente sont autant voir plus productifs que les temps de travail. Car des relations de travail fortes et basées sur la confiance vous feront toujours gagner plus de temps à l'avenir.

Le télétravail demande un peu d'ajustement, mais les résultats seront au rendez-vous ! Selon une étude réalisée par TinyPulse, les télétravailleurs seraient plus heureux, plus impliqués et plus productifs que leurs collègues au bureau. Alors, êtes-vous prêts à sauter le pas ?

Le télétravail s’est indéniablement imposé comme une réalité incontournable et a dépassé le stade de simple tendance. Tout au long de cet article, nous avons exploré les multiples aspects de ce mode de travail, présenté les outils collaboratifs à distance ainsi que les pratiques essentielles pour rester efficace.

Concilier vie professionnelle et personnelle peut s’avérer compliqué mais en adoptant ces pratiques vous mettrez toutes les chances de votre côté pour créer l’environnement idéal.

Et si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d’optimiser votre collaboration à distance et rester productif, contactez-nous !