Politique de Confidentialité et d’utilisation des Cookies

Notice d’information sur la protection des données personnelles.

Sommaire

• 1. Préambule
• 2. Quelles sont les données personnelles collectées, leurs finalités et bases légales ?
• 3. Destinataires des données personnelles
• 4. Accès à vos données personnelles et leur transfert
• 5. Où sont hébergées vos données personnelles ?
• 6. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?
• 7. Durée de conservation des données personnelles
• 8. Les droits sur vos données
• 9. Exercer vos droits
• 10. Suppression des données à caractère personnel
• 11. Modification de la Notice
• Cookies
• 1. Information concernant l’utilisation des cookies
• 2. Définition des cookies
• 3. Durée de conservation
• 4. Paramétrage des cookies
  • 4.1. Sur le Site de Ringover
  • 4.2. Sur le navigateur
  • 4.3. Sur le terminal mobile
  • 4.4. Sur une plateforme de gestion des cookies
• 5. Partenaires

1. Préambule

Lors de l’utilisation des Services, Ringover SAS, société par actions simplifiées au capital de 1 548 395 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 480234210, dont le siège social est situé au 50 bis rue Maurice Arnoux, 92120 Montrouge, France, ci-après “Ringover”, est amenée à traiter des données personnelles vous concernant.

Ringover s’engage à assurer l’intégrité, la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles qu’elle collecte et traite dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, ci-après “la LIL” et du règlement 2016/679/UE du Parlement et du Conseil Européen du 27 avril 2016, ci-après “RGPD”, ensemble “la réglementation applicable”.

La présente notice sur la protection des données personnelles, ci-après “la Notice”, décrit les données personnelles collectées, leurs finalités, leur base légale, leurs destinataires, les personnes autorisées à y accéder, les lieux d’hébergement des données personnelles et leur sécurité, leur durée de conservation, les droits dont vous disposez et comment les exercer et enfin la modification de la présente Notice.

Les termes commençant par une lettre capitale non définis par la présente Notice ont le sens qui leur est donné au sein de nos Conditions générales de vente.

2. Quelles sont les données personnelles collectées, leurs finalités et bases légales ?

Finalités	Données collectées	Bases légales
Identification du client/Utilisateur Lutte contre la fraude	Nom, prénom, adresse email, copie de pièce d’identité, adresse postale, numéro de téléphone	Obligation légale
Utilisation du Service	Adresse email, adresse IP, logs de connexion, logs d’appels et SMS, messages répondeurs, date et durée des appels, numéro appelés ou appelants, relevé d’identité opérateur (RIO), justificatif de domicile, mandat de portabilité, relevé d’identité bancaire (RIB)	Exécution contractuelle
Utilisation du Service	Certaines données (documents, images, fichiers audios…) peuvent être téléchargées afin de les synchroniser avec les autres plateformes Toutes données créées par vos soins lors de l’utilisation du Service (contacts téléphoniques importés ou créés par l’Utilisateur, commentaires d’appels, tags, messages d’accueil, musique d’attente…) En cas d’utilisation de l’Application, l’Utilisateur pourra synchroniser les contacts du terminal (les contacts ne seront pas importés sur nos serveurs). L’Utilisateur pourra à tout moment modifier cette autorisation depuis les paramètres de l’Application Toutes données importées de Google Calendar en cas d’utilisation du Service	Consentement
Gestion de la relation client	Récapitulatif des échanges commerciaux, forfaits, option, durée d’engagement, état des factures et des paiements, conversation sur le chat, échanges LinkedIn	Exécution contractuelle
Évaluation de la qualité du Service et/ou formation des collaborateurs	Enregistrement des conversations téléphoniques en cas d’activation de la fonction	Consentement
Développement clientèle	Toutes données complétées sur le formulaire de contact, par la mise en relation par un partenaire ou indiquées dans les formulaires de participation aux jeux concours (nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone)	Consentement
Parrainage	Toutes les données communiquées dans le formulaire de parrainage (prénoms, noms, adresses mail, numéros de téléphone…)	Intérêt légitime

Ringover agit comme responsable de traitement uniquement pour les données relatives au trafic et à la facturation nécessaires au fonctionnement du Service.

Par ailleurs, les jeux-concours que nous organisons peuvent se dérouler sur les différentes plateformes. Outre le traitement des données personnelles auquel nous procédons, d’autres sont également traitées par l’exploitant de la plateforme. Par ailleurs, nous vous signalons que Ringover ne saurait en aucun cas être tenue comme responsable du traitement des données personnelles effectué sur toute autre plateforme.

3. Destinataires des données personnelles

Vos données personnelles sont destinées à :

• Ringover et son personnel habilité ayant, du fait de leurs fonctions, besoin d’en prendre connaissance pour les finalités du traitement ;
• L’organisme bancaire en charge du règlement de votre souscription aux Services ;
• Les prestataires de services, en tant que sous-traitants, auxquels Ringover fait appel pour fournir le Service ;
• Les organismes publics afin de répondre aux obligations légales et injonctions judiciaires.

4. Accès à vos données personnelles et leur transfert

Ringover prend toutes les mesures nécessaires pour garantir le respect de la réglementation applicable et, par conséquent, assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de vos données personnelles. Pour ce faire, seul un nombre restreint d’intervenants peuvent ainsi avoir accès à vos données personnelles qui sont soumis à ces mêmes obligations par des clauses contractuelles.

Pour la fourniture des services, Ringover peut avoir à transférer certaines données personnelles à des sous-traitants ultérieurs qui ne sont pas soumis au RGPD et ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la part de la Commission Européenne. Pour assurer un tel transfert respectant vos droits et libertés, Ringover a mis en place, notamment en utilisant des clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne, des mécanismes soucieux de l’encadrement de vos données personnelles.

En l’occurrence, l’utilisation par Ringover et le transfert à toute autre application des informations reçues des API de Google devront être conformes à la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences relatives à l’utilisation limitée.

Afin d’être en conformité avec la législation américaine, certaines de vos données, notamment vos numéros de téléphone, noms et prénoms, vont être transférées vers les États-Unis afin que vous puissiez mener vos campagnes de prospection et commerciales ; dans le cas contraire, vous ne pourriez pas mener vos campagnes aux États-Unis de manière légale et pourriez être frappé d’une interdiction d’exercer sur le territoire américain. Vous pourrez trouver plus d’informations sur la politique de confidentialité de la campagne d’enregistrement ici : https://www.campaignregistry.com/privacy-policy.

Les API de Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’IA et/ou d’apprentissage automatique généralisés.

5. Où sont hébergées vos données personnelles ?

Toutes les données personnelles que nous collectons, en dehors du marché des États-Unis, sont hébergées sur nos serveurs, en France ou en Union Européenne. Nous disposons d’équipements dans six points de présence en région parisienne et dans les départements d’Outre-Mer.

Nous n’avons pas recours à des prestataires pour l’hébergement de vos données personnelles.

6. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Ringover met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles collectées et traitées, eu égard au niveau technologique et aux coûts de mise en œuvre.

Les appels passés depuis les Applications Ringover sont chiffrés (SRTP). Les requêtes vers l’API s’effectuent en HTTPS uniquement (TLS).

Les appels entrants ou sortants (sauf intra Ringover) sont assurés via des interconnexions directes avec les opérateurs téléphoniques assurant le transit.

En tout état de cause, Ringover s’engage à :

• Notifier les éventuelles violations de données personnelles conformément aux dispositions des articles 33 et 34 du RGPD.
• Informer les Clients et Utilisateurs concernés en cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés et de décrire en des termes simples et clairs les conséquences probables de la violation ainsi que les mesures mises en œuvre par Ringover afin de remédier à cette violation.

Il est rappelé que chaque Utilisateur ou client contribue à la protection de ses données personnelles en respectant les règles prescrites dans les conditions générales de vente, notamment concernant ses identifiants de connexion.

7. Durée de conservation des données personnelles

Vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire pour répondre aux obligations légales et contractuelles auxquelles Ringover est soumise. La durée de conservation des données personnelles dépend également de leur nature.

Données collectées	Durée de conservation
Identification	Clients : 1 an après la fin du contrat Jeu-concours : durée du jeu-concours Prospects : 3 ans après le dernier contact
Utilisation du Service	1 an après la fin du contrat 5 ans pour les factures
Enregistrements des conversations	Varie en fonction de la durée déterminées par l’Utilisateur et de la règlementation en vigueur (6 mois en France) Lors de la suppression manuelle du fichier
Enregistrement des chats	1 an après la conversation sur le chat
Cookies	13 mois

Lorsque la loi l’impose, Ringover conserve certaines informations pour une durée nécessaire à l’adéquation aux dispositions.

8. Les droits sur vos données

Les Clients, sous réserve d’une demande expresse et de justifier de leur identité auprès de Ringover lorsque c’est nécessaire, disposent, de manière raisonnable, de différents droits sur leurs données personnelles :

• Droit d’accès : vous permet de demander la communication de tout ou partie de vos données ;
• Droit de rectification : vous permet de mettre à jour vos données personnelles ;
• Droit d’effacement : vous permet de demander la suppression totale ou partielle de vos données personnelles ;
• Droit d’opposition : vous permet, à tout moment, de vous opposer au traitement de vos données personnelles ;
• Droit de limitation : vous permet de limiter le traitement de vos données personnelles ;
• Droit à la portabilité : vous permet d’obtenir le déplacement, la copie ou la transmission de vos données vers un autre responsable de traitement.

Par ailleurs, lorsque les données personnelles des Clients et Utilisateurs sont traitées sur la base de leur consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/respecter-les-droits-des-personnes.

Ringover s’engage, sauf en cas de demande complexe ou autres difficultés, auxquels cas le délai peut être prolongé de deux (2) mois, de répondre à votre demande dans un délai d’un (1) mois.

Dans les cas où, du fait de la réglementation en vigueur, l’exercice de vos droits se trouve être limité, Ringover vous le fera savoir dans les mêmes délais.

9. Exercer vos droits

Afin de pouvoir exercer vos droits présentés à l’article précédent, il vous suffit de contacter le délégué à la protection des données (DPO), désigné par Ringover, joignable :

• par courrier à l’adresse suivante : BJT PARTNERS, 50 bis rue Maurice Arnoux, 92120 Montrouge, France ;
• par email : [email protected].

10. Suppression des données à caractère personnel

Le délégué à la protection des données (DPO) doit notamment être contacté par email à l’adresse suivante : [email protected], lorsque vous souhaitez exercer votre droit d’effacement, c’est-à-dire demander l’effacement des données à caractère personnel. La demande sera traitée dans les délais prévues à l’Article 8, selon lequel RINGOVER s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un (1) mois (sauf en cas de demande complexe ou autres difficultés).

Certaines données peuvent être supprimées manuellement directement à partir du Dashboard. Pour toutes les données qui ne peuvent pas être supprimées depuis le Dashboard ou pour toute demande de suppression de toutes les données de l’utilisateur, vous pouvez soumettre une demande d’effacement de données personnelles depuis https://support.ringover.com.

Si vous n’effectuez pas de demande de suppression des données à caractère personnel, vos données seront conservées par RINGOVER selon les délais prévus à l’Article 7.

11. Modification de la Notice

Nous sommes susceptibles de régulièrement mettre à jour la Notice pour refléter les changements dans nos pratiques, préciser davantage nos pratiques ou assurer le respect de la réglementation. Lorsque ce sera le cas, vous serez informés par un message sur ce site vous invitant à consulter la Notice mise à jour.

Cookies

1. Information concernant l’utilisation des cookies

Parmi les données personnelles collectées par Ringover, certaines sont issues des cookies déposés lors de la navigation sur différents sites internet (ringover.com/ringover.fr/ringover.es/ringover.co.uk), ci-après « Site », ou sur l’Application Ringover et ont pour but de vous distinguer des autres Utilisateurs.

Ces données personnelles nous aident à vous offrir une expérience agréable lorsque vous naviguez sur ce Site, mais également à améliorer ce dernier.

Nous utilisons différents types de cookies :

• Techniques : La durée de vie de ces cookies se limite au temps de la session et ne comprennent que les cookies strictement nécessaires afin d’obtenir les informations requises pour la navigation sur notre Site et notre Application. Ces cookies vous permettent d’utiliser les principales fonctionnalités du Site ou de l’Application, mais aussi de mettre en œuvre des mesures de sécurité.
  

  Nom du cookie	Finalité
  COOKIE_CONSENT	Permet de mémoriser le choix de l’Utilisateur sur le dépôt des cookies
  PHPSESSID	Identification de la session Utilisateur
  CONSENT_NEED	Permet de déterminer si le consentement est nécessaire ou non
  ShowEventBanner	Ne montre pas la bannière pour la durée de la session
  Currency*	Choix de la monnaie choisie par l’Utilisateur
  Chosen_Plan	Code du plan sélectionné par l’Utilisateur
  Hide_livechat_greeting	Garde le chat caché si l’Utilisateur a décidé de le réduire
  showCTA	Popin avec le formulaire de contact

• Fonctionnels : Comme les cookies techniques, leur durée de vie est très courte et, dans les cas les plus longs, n’excède pas une année. Ils permettent de vous donner accès à des fonctionnalités spécifiques et de vous reconnaître, de signaler votre passage sur une des pages et d’améliorer votre confort de navigation en adaptant la présentation selon vos préférences d’affichage sur votre terminal, mémoriser les mots de passe ou toute information relative à un formulaire de vous aurez rempli sur le Site ou l’Application.
• Analytiques et mesures d’audience : Ces cookies, émis par nous ou nos prestataires techniques, permettent d’élaborer des analyses statistiques sur les modalités de navigation des Utilisateurs du Site et de l’Application. Les résultats de ces analyses sont traités de manière anonyme et à des fins exclusivement statistiques. Outre l’analyse de fréquentation, ils permettent, le cas échéant, de détecter des problèmes de navigation et, par conséquent, améliorer l’ergonomie de nos services. Les services d’analyse de fréquentation utilisés par le Site et l’Application ne produisent et n’adressent à nos prestataires techniques que des statistiques agrégées et des volumes de fréquentation. La durée de vie de ces cookies est de treize (13) mois. Nous utilisons également des outils de mesure de l’efficacité de nos campagnes d’emailing nous permettant d’engager des actions commerciales pertinentes en fonction des informations ainsi collectées.
  

  Nom du cookie	Partenaire	Finalité
  _GA*	Google Analytics	Permet de suivre le trafic et les interactions sur le Site Ringover
  _GID	Google Analytics	Permet de stocker et compter les pages visitées
  1P_JAR	Google Ads	Assure la diffusion d’annonces
  SSID	Google Ads	Permet de cibler les intérêts de l’Utilisateur afin de lui prodiguer les publicités les plus intéressantes
  __Secure-3PSID	Google Ads	Permet de cibler les intérêts de l’Utilisateur afin de lui prodiguer les publicités les plus intéressantes
  __Secure-1PSIDCC	Google Ads	Permet d’utiliser les options et Services du Site
  IDE	Google Ads	Permet de présenter aux Utilisateurs des annonces
  __Secure-ENID	Google	Permet de sécuriser les données
  __Secure-3PAPISID	Google	Permet de cibler les intérêts de l’Utilisateur afin de lui prodiguer les publicités les plus intéressantes
  __Secure-1PAPISID	Google	Permet de cibler les intérêts de l’Utilisateur afin de lui prodiguer les publicités les plus intéressantes
  APISID	Google	Optimisation de Google Ads
  __Secure-1PSID	Google	Permet de cibler les intérêts de l’Utilisateur afin de lui prodiguer les publicités les plus intéressantes
  SAPISID	Google	Optimisation de Google Ads
  HSID	Google	Permet d’assurer la prévention des fraudes
  SID	Google	Optimisation de Google Ads
  NID	Google	Permet de sauvegarder les préférences
  __Secure-3PSIDCC	Google	Optimisation de Google Ads
  AEC	Google	Permet d’empêcher les spams et autres abus
  SIDCC	Google Maps	Permet d’identifier le trafic web de confiance
  _uetsid	Bing Ads	Permet de stocker et tracer les visites à travers les sites
  _uetvid	Bing Ads	Permet de stocker et tracer les visites à travers les sites
  MUID	Microsoft Clarity	Permet d’identifier le navigateur utilisé pour visiter les sites Microsoft
  CLID	Microsoft Clarity	Permet à Clarity d’identifier pour la première fois un Utilisateur
  _cfuvid	Cloudflare	Permet au pare-feu applicatif de distinguer les différentes personnes partageant la même adresse IP
  -fbp	Facebook	Permet de stocker et tracer les visites à travers les sites
  datr	Facebook	Permet d’assurer la prévention des fraudes
  Ln_or	LinkedIn	Permet de déterminer si l’analyse Oribi peut être effectuée sur un domaine spécifique
  Li_sugr	LinkedIn	Permet de stocker l’identité du visiteur
  Bcookie	LinkedIn	Permet de stocker les détails du navigateur utilisé
  Lidc	LinkedIn	Permet d’optimiser la sélection des data centers
  AnalyticsSyncHistory	LinkedIn	Permet de stocker et tracer les visites à travers les sites
  UserMatchHistory	LinkedIn	Permet d’afficher des publicités personnalisées

À l’exception de ceux nécessaires pour le bon fonctionnement, votre consentement est requis pour l’utilisation des cookies. Pour paramétrer votre consentement, il vous suffit de suivre le lien « Gérer les cookies » en bas de la page de notre Site et de suivre le menu de consentement les concernant.

2. Définition des cookies

Un cookie n’est pas qu’un petit gâteau que l’on offre au Père Noël au pied du sapin. C’est également un petit fichier texte, image ou logiciel, qui est placé et stocké sur votre terminal.

Pour plus d’informations sur les cookies, nous vous invitons à consulter le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/definition/cookie.

3. Durée de conservation

Votre choix est conservé pour une durée de six (6) mois. Délai à l’issue duquel vous serez amené à renouveler votre consentement lors d’une consultation des Sites Ringover.

Votre consentement n’est pas absolu et vous pouvez le révoquer à tout moment.

4. Paramétrage des cookies

4.1. Sur le Site de Ringover

Vous pouvez paramétrer l’utilisation des cookies sur notre Site en cliquant sur « Gérer les cookies » en bas de note Site.

4.2. Sur le navigateur

Vous pouvez toujours vous opposer au dépôt de cookies en utilisant les paramètres appropriés de votre navigateur concernant les cookies, le mode de navigation privée ou encore le paramétrage « Do Not Track » de votre navigateur (DNT, pouvant être traduit par « Ne me tracez pas »).

Selon votre navigateur, l’Utilisateur dispose des options suivantes : accepter ou rejeter les cookies de toute origine ou d’une provenance donnée ou encore programmer l’affichage d’un message demandant l’accord de l’Utilisateur à chaque fois qu’un Cookie est déposé sur le terminal.

Pour exprimer ou revenir sur leurs choix, les Utilisateurs peuvent se reporter au menu d’aide ou à la rubrique dédiée de leur navigateur :

• pour Internet Explorer™ : http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
• pour Safari™ : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
• pour Chrome™ : http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
• pour Firefox™ : https://support.mozilla.org/fr/kb/autoriser-bloquer-cookies-preferences-sites
• pour Opera : https://help.opera.com/fr/Windows/10.20/fr/cookies.html

4.3. Sur le terminal mobile

Sur les terminaux mobiles le dépôt de cookies publicitaires peut être paramétré directement dans les réglages du terminal.

Vous trouverez à titre d’information la démarche à suivre pour ce faire pour les principaux systèmes d’exploitation mobiles :

• Apple / IOS : 1. Réglages / 2. Confidentialité / 3. Publicité / 4. Désactivez "Suivi publicitaire limité" pour désactiver le traçage par iAd (la régie publicitaire d’Apple).
• Android : 1. Ouvrez / 2. Compte ou Synchronisation (selon votre appareil) / 3. Google / 4. Confidentialité ou Annonce (selon votre appareil) / 5. Cliquez sur Désactivez les annonces par centre d’intérêt.
• Windows : 1. Paramètres / 2. Paramètres des publicités / 3. Modifiez les options.

Les procédures décrites ci-dessus étaient celles existantes lors de la rédaction de la présente Notice, les opérateurs de ces systèmes d’exploitation peuvent à tout moment modifier la procédure pour accéder à ces paramètres.

4.4. Sur une plateforme de gestion des cookies

Pour une meilleure connaissance et maitrise des cookies, quelles que soient leur nature et origine, les Utilisateurs et les Clients sont invités à consulter le site Youronlinechoices, édité par l’Interactive Advertising Bureau France (IAB), afin de connaître les entreprises inscrites à cette plateforme et qui offrent la possibilité de refuser ou d’accepter les cookies utilisés par ces entreprises pour adapter les informations de navigation et les publicités susceptibles d’être affichées sur le terminal : https://www.youronlinechoices.com/be-fr/controler-ses-cookies.

5. Partenaires

Les cookies Ringover sont utilisés pour personnaliser le contenu et les publicités, fournir des fonctionnalités de médias sociaux et analyser le trafic. Nous partageons également des informations sur votre utilisation du Site web avec nos partenaires de médias sociaux, de publicité et d’analyse web, qui peuvent les combiner avec d’autres informations que vous leur avez fournies ou qu’ils ont collectées à partir de votre utilisation de leurs services :

• Google : https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr
• Bing : https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement
• Facebook : https://www.facebook.com/privacy/policies/cookies/
• LinkedIn : https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy
• Youtube : https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr
• Gartner : https://www.gartner.com/en/about/policies/privacy/cookie-policy

This Privacy Policy was last updated March 15th, 2024.

Sommaire

• Ringover INC., privacy policy – US
• What personal information we collect and why
  • Children
• Other recipients of the personal information
• How we protect your information
• Customer proprietary network information (CPNI)
• Your California privacy rights
• Changes and updates to this policy
• Cookies and tracking technology
  • Types of cookies used on the Site
  • Your preferences on cookie placement

Ringover INC., privacy policy – US

Ringover Inc., (“Ringover,” “we” or “us”) provides enterprise communications services including Voice over Internet Protocol (VoIP) telephone services and related products and software (the “Services”).

This Privacy Policy contains important information on how we use, maintain and disclose personal information collected about you on this website and webpages owned and operated by Ringover as well as the Services provided on our website through the customer portal for business customers. By accessing this website or providing information to us through this website, including our customer portal, you accept the terms of this Privacy Policy.

What personal information we collect and why

Purpose	Type of information
Identify and contact	First and last names, email, proof of identity, service address(es), mailing address, phone number
To use the service	Email, IP address, usernames, call and text message logs, voicemails, chats, information related to incoming and outcoming calls, bank routing number, documents necessary to port phone numbers in or out our system
By using the service	Imported and created contacts, call comments, tags, greetings, hold music, information necessary to the integration of professional tools
Commercial dealing	Subscriptions, options, commitment duration, status of invoices and payments

You may voluntarily provide informations as recorded phone conversations in case of activation of this feature. In the case of use of the Ringover Android or iOS apps, if you give your consent, the app can access contacts in your User phone for the sole purpose of allowing you to call these contacts via Ringover (contacts in your phone are not imported to our servers). The User may change this authorisation at any time from the Application settings.

Other information needed to provide you with the information or services you are requesting.

You may enter this information through our contact us form or through our customer portal, available at Ringover.com. We are not responsible for the privacy practices of third parties, even those that have websites linked to or from our website or who act as our marketing agents, dealers or who are designated as Ringover Marketing Partners. We encourage you to review the respective privacy policies of any such third parties.

When you browse our website, you do so anonymously. As with most websites, our website collects certain information automatically, such as the internet domain from which you access our websites, IP address, the type of browser and operating system you use, the date and time of access, pages visited, and the address of the website from which you linked to our website. Like many websites, our website uses cookies to collect information about how you use the website and to assist us in improving our website by understanding how it is used by customers. We do not link this automatically collected data to any personal information. Please see below for more information about our cookies and tracking policy.

We may use the information we collect about your through our website to administer your account; improve Services; correspond with you, particularly when you submit an inquiry, or sign up to receive products or Services, or other communications and updates from us; to maintain the security and integrity of our website, products and Services; to administer, review and improve our website, products or Services; or, should you become a customer, for purposes permitted by your agreements with us, if any, to enable us to provide you with and bill you for certain products or Services. Your information can also be used for the following purposes: recording your Subscription to the Service and assigning a Ringover number; call, fax and text message routing; integrations with your professional tools; management of contacts and user sound files; generating and providing statistics on your calls; access to and use of your personal space (app.ringover.com and dashboard.ringover.com); payment management; managing signatures for contractual documentation; and sending newsletters, updates and other information on your calls.

Children

We are committed to protecting the privacy of children. We do not knowingly attempt to solicit or receive information from children under the age of 13, nor send them requests for personal information. In the event that we determine that we possess personal information from children under the age of 13, we will delete that information.

Other recipients of the personal information

Some products and services may be provided by third-party vendors, such as the manufacturers of various equipment or devices which may be purchased or leased from Ringover.

We will not share or sell your personal information with third parties, other than to our Marketing Partners, agents, and dealers; third party telecommunications carriers and Internet backbone providers; vendors, licensors and suppliers, including payment processors, software or hardware providers, our customer portal host, and others who perform similar functions on our behalf and require such information to provide, bill for or maintain the products and services you have ordered; to protect our network and customers and the networks of our telecommunications carriers and Internet backbone providers; in connection with certain advertising on our website (see more below in the section on cookies); and as otherwise required or permitted by law.

We may disclose your personal information when such disclosure is required or authorized by law or through legal process, or when pertinent to judicial or governmental investigations or proceedings, to protect our legal rights, or to defend and protect the rights of others; in connection with a sale, purchase, merger, reorganization, liquidation or dissolution involving Ringover; and when necessary to respond to an emergency, which includes protecting your safety or the safety of others.

Google Workspace APIs are not used to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models.

How we protect your information

We make reasonable efforts to maintain the security of our servers and computer networks in order to help prevent the loss, misuse, and modification of the personal information we collect on our website. We protect the security of your personal information by using specialized software during the Service application process, enrollment, or when you pay for Services via our customer portal. We also maintain reasonable administrative, technical, and physical safeguards to protect the personal information in our possession. We have established security protocols to ensure that we are doing our part to protect against any anticipated threats or hazards to the security and integrity of our systems. Even though we take reasonable steps to maintain information security, and expect our vendors to do the same, we cannot guarantee the security of personal information.

We also encourage our customers to do their part in protecting their personal and sensitive information, including being responsible for maintaining the confidentiality of their account login information and other passwords.

Customer proprietary network information (CPNI)

Certain of the information that we collect from you may constitute Customer Proprietary Network Information, or CPNI. CPNI is certain information that we obtain solely by virtue of providing you with the VoIP Services, and that concerns the VoIP Services you purchase, including the type, destination, technical configuration, location and amount of use of such Services, along with related billing information.

From time to time, we will use the CPNI information we have on file to provide you with information about our communications-related products and services or special promotions. Ringover’s use of CPNI may also enhance our ability to offer products and services tailored to your specific needs. Ringover may use your CPNI to let you know about communications-related services other than those to which you currently subscribe that Ringover believes may be of interest to you. In some instances, Ringover will want to share Customer’s CPNI with parties who are authorized to offer Ringover’s services or who perform functions on Ringover’s behalf, such as independent contractors, suppliers, agents or “Marketing Partners,” in order to provide Customer with information about Ringover’s communications-related products and services or special promotions. Your signature on a service agreement or sales order signifies Customer’s consent that Ringover may use and disclose CPNI as described herein.

Nonetheless, you do have the right to restrict Ringover’s use of your CPNI. Customer may deny, withdraw or restrict our right to use CPNI at any time by advising Ringover via email message to [email protected]. If Customer denies or restricts its approval for Ringover to use Customer’s CPNI, Customer will suffer no effect, now or in the future, with regard to how Ringover provides any Services to which Customer subscribes. Any denial or restriction of Customer’s approval remains valid until Customer’s Services are discontinued or Customer affirmatively revokes or limits such approval or denial.

Ringover may disclose CPNI without your consent, and without asking for Customer’s authorization, in any of the following circumstances:

• When disclosure is required by law or court order.
• To protect the rights and property of Ringover or to protect Customer and other carriers from fraudulent, abusive, or unlawful use of services.
• For directory listings.
• To provide Ringover Services to the Customer, including assisting Customer with troubles associated with its Services. Without limiting the foregoing, if you purchased your Ringover Services through a designated Ringover “Marketing Partner,” that entity will provide you with certain support services, and Ringover will share your CPNI with that Marketing Partner as necessary to enable it to provide you with customer support.
• To bill the Customer for Services.
• When Customer has approved use of their CPNI for Ringover, or Ringover’s partners, affiliates, or independent contractors.

Federal privacy rules require Ringover to authenticate the identity of the Customer calling Ringover prior to disclosing CPNI. Customers calling Ringover can discuss their Services and billings with a Ringover representative once that representative has verified the caller’s identity. There are three methods by which Ringover will conduct Customer authentication:

• By having the Customer provide a pre-established password and/or PIN;
• By calling the Customer back at the telephone number associated with the Services purchased; or
• By mailing the requested documents to the Customer’s address or email address of record.

In the event the Customer fails to remember their password and/or PIN, Ringover will ask the Customer a series of questions known only to the Customer and Ringover in order to authenticate the Customer. You may manage your password in the online customer portal available at [email protected].

Ringover will notify you of changes to your account. These notifications may be sent to a postal or e-mail address, or by telephone, voicemail or text message.

In addition to the protections described elsewhere in this Privacy Policy, Ringover employees are trained on how CPNI is to be protected and when it may or may not be disclosed. Ringover maintains records of its own and its joint venture partners and/or independent contractors (if applicable) sales and marketing campaigns that may utilize Customer CPNI. Ringover also keeps records of instances in which CPNI is disclosed to third parties or where third parties were allowed access to Customer CPNI.

In the event Ringover experiences a privacy breach and CPNI is disclosed to unauthorized persons, Ringover will notify law enforcement as required by Federal regulations. Ringover cannot inform Customer of the CPNI breach until at least seven (7) days after notification has been sent to law enforcement, or later if law enforcement directs us to postpone disclosure pending investigation. Ringover is required to maintain certain records regarding any breach involving the release of CPNI and retain these records for a period of not less than two (2) years.

Your California privacy rights

If you are a California resident, you may request information regarding the disclosure of your personal information by Ringover to a third party, if any, for a third party’s direct marketing purposes once per calendar year. If applicable, this information would include the categories of information and the names and addresses of businesses with which we shared information in the prior calendar year.

To make such a request, please send an email to [email protected], with “Request for California Privacy Information” in the subject line or body of the email or letter.

If you have any questions about this Privacy Policy, you can reach us by sending an email to [email protected].

Changes and updates to this policy

We will change and update this Privacy Policy from time to time. When we do, the Privacy Policy version date, at the top of this page, will be updated to reflect that revision. We encourage you to periodically re-read this Privacy Policy to see if any changes could affect you.

Cookies and tracking technology

Like many other websites, Ringover collects data with cookies during browsing of the websites Ringover.com or Myringover.com (“Site”) or the Ringover Application. A cookie is a small text, image or software file that is placed and stored on the User’s or Customer’s computer, smartphone or any other device allowing internet browsing (“Terminal”).

Cookies are very useful for allowing a website to recognize a User or Customer, marking their passage from one page to another and bringing additional benefits such as: increased ease of browsing, secured connection and adaptation of web page content according to their preferences and Terminal.

A cookie does not directly identify a user (it does not contain names or first names), but rather your Terminal’s browser or the application used. However, it allows the actions of the same user to be followed using the unique identifier contained in the cookie file. The term "cookie" is also used generically to refer to other similar technologies such as web beacons or invisible pixels, which are small digital images invisible to the user integrated on web pages or in emails and associated with the placement of cookies used to track and analyze the same user’s navigation.

The information stored by cookies, during a period of limited validity, includes pages visited, advertisements on which the User clicks, the type of browser used and their IP address as well as the information they have entered on the Site.

Types of cookies used on the Site

1. Technical and feature cookies

Technical cookies include the cookies necessary to obtain information required for navigation of our Site and applications (session identifiers, your operating system version, and the version of the application used), allowing you to use principal features of the site or application. Feature cookies allow you to access specific features and be recognized, marking your movements from one page to the next as well as improving your ease of navigation; adapting site presentation to your Terminal’s preferences (language used, resolution), memorizing passwords and other information using forms you have filled out on the Site or Application (sign-up or access through the MyRingover space). Technical cookies also allow the implementation of security measures (for example, when you are asked to log in again to the MyRingover space after a certain period of time has elapsed).

We do not ask your permission for the placement of these cookies. Nonetheless, you can object to the use of these cookies and delete them in your browser settings, although such a step may prevent you from being able to access the Site, the Application or services.

These cookies have a very short lifespan: strictly necessary cookies last for the duration of the session, and for feature cookies, from a few hours at least to a year at most.

2. Analytical and traffic measuring cookies

Cookies measuring traffic are emitted by us or by our technical contractors.

Cookies are used for statistical analysis of the navigation modalities for Users of the Site and Application. The results of this analysis are treated anonymously and exclusively for statistical purposes, and only if the service provider uses cookies related to the browser or other Terminals used to navigate the Site.

In addition to traffic analysis, they allow, if necessary, the detection of navigation problems, therefore improving the practicality of our services.

The traffic analyzing services used by the Site and Application produce and send to our technical service providers only aggregated statistics and traffic volumes, with the exclusion of any individual information.

These traffic analytics cookies will not last beyond 13 months.

We also use tools to measure the effectiveness of our email campaigns, which enable us to engage in relevant commercial actions based on information collected (for example, sending a new message or a personalized offer).

You can choose to opt out of analytics cookies from your browsing data. To do this, please see the information below under “Your preferences on cookie placement.”

3. Advertising cookies

Use of advertising space on our Site and Application contributes financially to the content and services that we provide to you. Use of advertising cookies allows you to view ads or follow sponsored links that we determine (or that our partners determine) to be most adapted to your user profile according to your areas of interest, your Terminal, your browsing history or geographic position. It also allows ads from other sites to be adapted to your user profile.

The relevance of public content opened on our Site or third party sites can be achieved thanks to third party technology, through the association of navigation information on the Terminals that you use to connect to our Sites and Application or other sites or applications, and with the data you provide to us during your registration or access to any of our services.

To prevent the use of third party cookies, please see the information below under “Your preferences on cookie placement.”

Refusal of these advertising cookies will not impact the use of our Sites or Application. However, refusing them will not block ads. It instead will only result in showing ads unspecified to your areas of interest.

4. Sharing cookies (social media)

Our Sites and Application contain cookies for links to Facebook and other social media sites, allowing you to share content from our Site with others, make them aware of your tips or opinions concerning the Sites or Application, or even to connect in order to access the entirety of Ringover’s Services via your login information on these social media networks.

This is notably the case with sharing buttons for such social media sites as “Facebook,” “Twitter,” or ”LinkedIn,” which are present on our blog, for example. The social networks providing these buttons are likely to identify you with them, even if you do not use them while consulting our Sites and Application.

These cookies are directly placed by the social media networks. If you are connected to social media while browsing our Sites and Application, the buttons allow content to be shared via your user account.

We invite you to consult these social media networks’ policies on the protection of private life to become more aware of the uses of navigation information, mainly for advertising purposes, gathered through these application buttons.

These cookies do not last longer than 13 months.

Your preferences on cookie placement

When you access the Site or use the Application, you have the possibility of adjusting the settings for cookie placement on your Terminal, notably via the information banner appearing when you access the Site.

You can prevent the placement of all cookies except technical cookies essential to the functioning of the Site, or you can manually prevent the placement of each type.

You also have the following options for managing cookie types:

1. Cookie settings in your browser

Ringover’s website does not respond to “Do not Track” signals.

Depending on the browser, the User has the following options: accept or reject cookies of all types and origins or program a pop-up window asking for User permission each time a cookie is placed on the Terminal.

To refine or review options, Users can refer to the help menu or the dedicated section of their browser:

• Internet Explorer™: http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
• Safari™: https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
• Chrome™: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
• Firefox™: https://support.mozilla.org/fr/kb/autoriser-bloquer-cookies-preferences-sites
• Opera: https://help.opera.com/fr/Windows/10.20/fr/cookies.html

2. Mobile terminal cookie settings

On mobile devices, the placement of advertising cookies can be modified directly in the Terminal’s settings.

You’ll find information on the steps to follow for the main mobile operating systems:

• Apple / IOS: 1. Settings / 2. Privacy / 3. Advertising / 4. Disable "Limited Advertising Tracking" to disable iAd Tracking (Apple’s Ad Network)
• Android: 1. Open / 2. Account or Sync (depending on your device) / 3. Google / 4. Privacy or Announcement (depending on your device) / 5. Click “Deactivate interest-based ads”
• Windows: 1. Settings / 2. Ads Settings / 3. Edit Options

The procedures described above are those existing at the time of the initial writing of this Privacy Policy; operators of these operating systems may at any time modify the procedures to access these settings. Ringover will have no responsibility to update this Privacy Policy to reflect changes in third party procedures.