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Politique de Confidentialité et d’utilisation des Cookies
Ringover

Notice d’information sur la protection des données personnelles.
Sommaire

1. Préambule

Lors de l’utilisation des services, RINGOVER GROUP dont les coordonnées sont précisées ci-après, est amené à traiter des données personnelles vous concernant. RINGOVER GROUP, s’engage à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles qui constituent un élément essentiel de notre relation, dans le respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique , aux fichiers et aux libertés et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »), (ensemble la « Règlementation Applicable »).

La présente notice sur la protection des données personnelles (la « Notice ») décrit: (i) les types d’informations que nous sommes susceptibles de récolter auprès de vous ou que vous êtes susceptible de nous fournir ; (ii) nos pratiques quant à la collecte, l’utilisation, la protection et la communication des dites données personnelles ; ainsi que (iii) les finalités pour lesquelles RINGOVER GROUP utilisera vos données personnelles. Veuillez-noter que RINGOVER GROUP ne vend des informations personnelles à aucun tiers.

La présente notice sur la protection des données personnelles a pour objet de vous préciser les données personnelles que nous collectons, les finalités et bases légales de ces traitements, vos droits sur vos données personnelles ainsi que la durée de conservation de ces données et les mesures de sécurité mises en place pour les protéger.

Les termes commençant par une lettre capitale non définis dans la présente Notice ont le sens qui leur est donné au sein de nos Conditions Générales de Vente accessibles ici : https://www.ringover.com/fr/cgv.

2. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Les données personnelles au sens de l’article 4 du RGPD que nous collectons sont traitées par RINGOVER GROUP, en tant que responsable de traitement, aux fins de la fourniture des Services, de la gestion de la relation client ainsi que pour vous informer des changements à venir, des actualités et offres de RINGOVER GROUP et pour vous proposer des services et des offres adaptés à votre utilisation du site et à vos centres d’intérêts.

RINGOVER GROUP pourra ainsi être amenée en particulier à collecter, traiter et conserver les données personnelles suivantes :

- celles permettant de vous identifier et de vous contacter ( nom, prénom, adresse email, copie de votre d’identité, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone);

- celles permettant l’utilisation du service (adresse email, adresse IP, logs de connexion, logs d’appels et SMS, messages répondeurs, les données relatives à vos appels entrants et sortants (date, durée, numéros appelants ou appelés, etc.), les documents nécessaires à l’exécution de la portabilité entrante (dernière facture du ou des opérateur(s) des numéros de téléphones concernés par la portabilité, le relevé d’identité opérateur (RIO), le justificatif de domicile ainsi que le mandat de portabilité dûment complété, votre RIB si vous utilisez un règlement par prélèvement) ;

- celles créées par vos soins lors de l’utilisation du Service (contacts téléphoniques importés ou créés par l’Utilisateur, commentaires d’appels, tags, messages d’accueil, musique d’attente, données nécessaires à l’intégration aux outils métiers… ;

- celles liées à vos échanges commerciaux avec RINGOVER GROUP (récapitulatif des échanges commerciaux (forfaits, option, durée d’engagement), état des factures et des paiements) ;

- celles que vous décidez expressément de communiquer à RINGOVER GROUP (enregistrement des conversations téléphoniques en cas d’activation de la fonction, et dans le cas de l’utilisation de l’application Android ou iOS RIngOver, l’application a accès aux contacts de votre téléphone de l’Utilisateur en lecture seule, dans le seul but de pouvoir appeler ces contacts avec Ringover. Les contacts de votre téléphone ne sont pas importés sur nos serveurs.

Le responsable de traitement de vos données personnelles est la société RINGOVER GROUP SAS, société par actions simplifiée au capital de 100 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de PARIS sous le numéro 480234210, dont le siège social est situé 50 bis rue Maurice Arnoux, 92120 Montrouge, France, et dont le téléphone est le +33 (0)1 84 80 00 00.

3. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons et traitons vos données personnelles conformément à la Règlementation Applicable, afin de vous fournir des services de qualité dans le respect de vos droits et libertés. Vos données personnelles peuvent ainsi être traitées pour les finalités suivantes :

- la gestion de la relation client ;

- l’enregistrement de votre Inscription au Service et l’attribution d’un Numéro Ringover ;

- le routage des appels, fax et des SMS ;

- l’intégrations avec vos outils métiers ;

- la gestion des contacts et des fichiers sons utilisateurs ;

- la réalisation et la fourniture des statistiques sur vos appels ;

- l’accès et l’utilisation de votre espace personnel (app.ringover.com et dashboard.ringover.com) ;

- la gestion des paiements ;

- la gestion de la signature de la documentation contractuelle ;

- l’envoi des newsletters, de nos actualités et des informations relatives à vos appels;

- l’amélioration du Service.

Les traitements réalisés par RINGOVER GROUP, sont mis en œuvre conformément à la Règlementation Applicable et sont exclusivement fondés sur l’une des bases légales suivantes pour (i) l’exécution des contrats conclus avec vous, (ii) pour la protection de ses intérêts légitimes lorsqu’ils ne rentrent pas en conflit avec vos droits et libertés fondamentaux et (iii) pour respecter ses obligations légales et/ou réglementaires, notamment en tant qu’opérateur téléphonique agréé auprès de l’ARCEP. Enfin, RINGOVER GROUP pourra également traiter vos données personnelles dans le cadre de toute procédure judiciaire ou afin de s’acquitter de ses obligations juridiques, y compris, mais sans s’y limiter, à la demande d’une autorité administrative ou judiciaire compétente en vertu des lois applicables.

4. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont destinées (i) à RINGOVER GROUP (ii) aux personnels habilités et autorisés de RINGOVER GROUP ayant, de par leurs fonctions, besoin d’en avoir connaissance pour les finalités du traitement, (iii) à l’organisme bancaire en charge du règlement de votre souscription aux Services, (iv) aux prestataires de services, en tant que sous-traitants, auxquels Ringover fait appel pour fournir le service (tel que notre prestataire de signature électronique), (v) et, le cas échéant, aux organismes publics afin de répondre aux obligations légales et injonctions judiciaires.

Seul un nombre restreint d’intervenants peuvent ainsi avoir accès aux données personnelles des Clients et Utilisateurs, sachant que des mesures de protection des Données Personnelles ont été mises en place avec l’ensemble de ces destinataires, notamment, au moyen de dispositions contractuelles.

5. Où sont hébergées vos données personnelles ?

Toutes les données personnelles sont hébergées sur nos serveurs en France. Nous disposons d’équipements dans 6 points de présence en Région parisienne et dans les départements d’outremer. Nous n’avons pas recours à des prestataires pour l’hébergement de vos données.
Toutefois, il est possible que certaines des données personnelles que nous collectons pour la fourniture des Services soient transmises à des prestataires situés en dehors de l’Espace Economique Européen ou dans un pays tiers n’assurant pas un niveau de protection des données reconnu comme adéquat par la Commission Européenne. Dans ce cas, nous mettons en œuvre les garanties prévues par la Règlementation Applicable afin d’assurer un niveau de protection adéquat des données transférées à ces prestataires et notamment des clauses contractuelles types de la Commission Européenne, des certifications Privacy Shield ou encore de règles d’entreprise contraignantes de ces sous-traitants.

6. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

RINGOVER GROUP met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles collectées et traitées, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, en assurant un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données personnelles à protéger, eu égard au niveau technologique et au coût de mise en œuvre.

Les appels passés depuis les applications Ringover sont chiffrés (DTLS-SRTP). Les requêtes vers l’API s’effectuent en HTTPS uniquement (TLS).

Les appels entrants et sortants (sauf intra Ringover) sont assurés via des interconnexions directes avec les opérateurs téléphoniques assurant le transit (tel qu’Orange, SFR, Belgacom ou Tata).

En tout état de cause, RINGOVER GROUP s’engage à notifier les éventuelles violations de données personnelles conformément aux dispositions des articles 33 et 34 du RGPD. Notamment, RINGOVER GROUP s’engage à informer les Clients et Utilisateurs concernés en cas de violations de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés, en des termes simples et clairs et en décrivant les conséquences probables de la violations ainsi que les mesures mises en œuvre par RINGOVER GROUP afin de remédier à cette violation, y compris celles visant à atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Il est rappelé que chaque Utilisateur ou Client contribue à la protection de ses données personnelles en respectant les règles prescrites dans les conditions générales de vente, notamment concernant ses identifiants de connexion.

7. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire pour répondre aux obligations légales et contractuelles auxquelles RINGOVER GROUP est soumise. La durée de conservation des données dépend ainsi de leur nature :

- les données d’identification des clients et utilisateurs sont stockées pour toute la durée du contrat puis un an après sa cessation ;

- les données de connexion et d’usage sont stockées pour une durée maximale de 12 mois ;

- les enregistrements des conversations sont stockés 12 mois, sauf si vous effacez manuellement le fichier ;

- les logs d’appels, fax et SMS sont conservés pendant 12 mois ;

- les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois ;

- les données créées par les utilisateurs sont stockées durant toute la durée du contrat ou jusqu’à leur suppression par les Utilisateurs étant précisé qu’aucun élément n’est conservé après leur suppression.

Lorsque la loi l’impose, RINGOVER GROUP conserve certaines informations pour une durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables dans le cadre de ses activités d’opérateur téléphonique.

8. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Sous réserve d’une demande expresse et de justifier de leur identité auprès de RINGOVER GROUP lorsque nécessaire, les Clients et Utilisateurs disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de leurs données personnelles ainsi que du droit de s’opposer, limiter le traitement de leurs données personnelles en s’adressant à RINGOVER GROUP aux coordonnées précisées à l’article de la présente Notice.

Les Clients et Utilisateurs disposent également d’un droit à la portabilité de leurs Données Personnelles ainsi que de la faculté de fournir à RINGOVER GROUP des directives relatives au sort de leurs Données Personnelles après leur décès. Par ailleurs, lorsque les Clients et Utilisateurs ont donné leur consentement pour un traitement particulier, ils disposent de la faculté de le retirer à tout moment.

En cas d’exercice du droit d’opposition, RINGOVER GROUP cessera le traitement des données personnelles, sauf en cas de motif(s) légitime(s) et impérieux pour le traitement, ou pour assurer la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice, conformément à la règlementation applicable.

9. Comment exercer vos droits sur vos données personnelles ?

Il vous suffit de contacter le responsable de traitement des Données Personnelles, à savoir la société RINGOVER GROUP, société par action simplifiée, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 480 234 210, dont l’adresse est située 50 bis rue Maurice Arnoux, 92120 Montrouge, France, et dont le numéro de téléphone est le 01 84 80 00 00 (« RINGOVER GROUP »).

Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois étant précisé que ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes éventuellement reçues. Vous serez alors informé dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande de cette prolongation et des motifs du report.

10. Modification de la Notice

Nous sommes susceptibles de modifier cette Notice de temps à autres pour refléter les changements dans nos pratiques, pour préciser d’avantage nos pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation.

Dans ce cas, vous en serez informés par un message sur ce site vous invitant à consulter la Notice mise à jour.

Informations concernant l’utilisation des cookies

Parmi les Données Personnelles, RINGOVER GROUP collecte des données issues des cookies déposés lors de la navigation sur les sites Internet Ringover.com ou Myringover.com (« Site ») ou sur l’Application Ringover.

Un cookie est un petit fichier texte, image ou logiciel, qui est placé et stocké sur l’ordinateur ou le smartphone de l’Utilisateur ou du Client, ainsi que sur tout appareil leur permettant de naviguer sur Internet (« Terminal »).

Très utiles, les cookies permettent à un site Internet de reconnaitre l’Utilisateur ou Client, de signaler son passage sur telle ou telle page et de lui apporter ainsi des services additionnels tels que : l’amélioration de son confort de navigation, la sécurisation de sa connexion ou l’adaptation du contenu d’une page à ses centres d’intérêt et à son Terminal.

Un cookie ne permet pas d’identifier directement un utilisateur (il ne contient ni noms ou prénoms), mais le navigateur de votre Terminal ou l’application utilisée. Il permet toutefois de suivre les actions d’un même utilisateur à l’aide de l’identifiant unique contenu dans le fichier cookie. Le terme « cookies » est également utilisé de façon générique pour désigner d’autres technologies similaires comme les balises web ou pixel invisible qui sont des petites images numériques invisibles à l’utilisateur intégrées sur les pages internet ou dans les courriels et qui associées au dépôt de cookies permettent de suivre et analyser la navigation d’un même utilisateur.

Les informations stockées par les cookies, pendant une durée de validité limitée, portent notamment sur les pages visitées, les publicités sur lesquelles l’Utilisateur a cliquées, le type de navigateur qu’il utilise, son adresse IP, ainsi que les informations qu’il a saisies sur le Site.

Types de cookies utilisés sur les Sites

1. Cookies techniques et fonctionnels

Les cookies techniques comprennent les cookies strictement nécessaires afin d’obtenir les informations requises pour la navigation sur notre Site et notre application (comme les identifiants de session, la version de votre système d’exploitation, la version de l’application utilisée) qui vous permettent d’utiliser les principales fonctionnalités du site ou de l’application, ainsi que les cookies de fonctionnalités qui permettent de vous donner accès à des fonctionnalités spécifiques en particulier de vous reconnaître, de signaler votre passage sur telle ou telle page et ainsi d’améliorer votre confort de navigation : adapter la présentation du site aux préférences d’affichage de votre Terminal (langue utilisée, résolution d’affichage), mémoriser les mots de passe et autres informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur le Site ou l’Application (inscription ou accès à l’espace myRingover). Les cookies techniques permettent également de mettre en œuvre des mesures de sécurité (c’est le cas par exemple lorsqu’il vous est demandé de vous connecter à nouveau à l’espace myRingover après un certain laps de temps).

Nous ne demandons pas votre consentement avant le dépôt de ces cookies. Néanmoins, vous pouvez vous opposer à l’utilisation de ces cookies et les supprimer en utilisant les paramètres de votre navigateur, cependant vous risquez de ne plus pouvoir accéder au Site, à l’Application et/ou aux services du Site et de l’Application.

Ces cookies ont une durée de vie très courte, pour les cookies strictement nécessaires, le temps de la session, et pour les cookies de fonctionnalité le temps de la session, quelques heures et au maximum, d’une année.

2. Cookies analytiques de mesures d’audience

Les Cookies de mesure d’audience sont émis par nous ou par nos prestataires techniques.

Les cookies sont utilisés afin d’élaborer des analyses statistiques sur les modalités de navigation des Utilisateurs du Site et de l’Application. Les résultats de ces analyses sont traités de manière anonyme et à des fins exclusivement statistiques, uniquement si le fournisseur de services utilise des cookies connexes au navigateur utilisé ou sur d’autres Terminaux employés pour naviguer sur le Site.

Outre l’analyse de fréquentation, ils permettent, le cas échéant, de détecter des problèmes de navigation et par conséquent d’améliorer l’ergonomie de nos services.

Les services d’analyses de fréquentation utilisés par le Site et l’Application ne produisent et n’adressent à nos prestataires techniques que des statistiques agrégées et des volumes de fréquentation, à l’exclusion de toute information individuelle. Ils ne permettent pas de suivre votre navigation sur d’autres sites.

La durée de vie de ces cookies de mesure d’audience n’excède pas 13 mois.

Nous utilisons également des outils de mesure de l’efficacité de nos campagnes d’emailing, nous permettant d’engager des actions commerciales pertinentes en fonction des informations ainsi collectées (par exemple l’envoi d’un nouveau message ou d’une offre personnalisée).

Vous pouvez choisir de refuser les cookies d’analytiques de vos données de navigation. Pour ce faire, veuillez trouver les informations nécessaires dans la suite de cette Notice.

3. Cookies publicitaires

L’exploitation des espaces publicitaires sur nos Sites et Application contribue au financement des contenus et des services que nous vous fournissons. L’usage de cookies publicitaires vous permet de visualiser la publicité ou afficher des liens sponsorisés qui nous semblent (ou semblent à nos partenaires) les plus adaptés à votre profil d’utilisateur en fonction de vos centres d’intérêt, voire de votre Terminal, de votre navigation et de votre position géographique. Il permet également d’adapter les publicités présentes sur d’autres sites à votre profil d’utilisateur.

La pertinence des contenus publicitaires affichés sur notre Site ou sur les sites de tiers peut également être réalisée, grâce aux technologies de tiers par l’association des informations de navigation des terminaux que vous utilisez pour vous connecter sur nos Sites et Application ou sur d’autres sites ou applications avec les données que vous nous avez fournies lors de votre inscription ou de votre accès à l’un de nos services.

Pour vous opposer à l’utilisation de cookies publicitaires, veuillez trouver les informations nécessaires dans la suite de cette Notice.

Le refus de ces cookies publicitaires n’a pas d’impact sur l’utilisation de nos Sites et Application. Cependant, le fait de les refuser n’entraînera pas l’arrêt de la publicité. Cela aura seulement pour effet d’afficher une publicité qui ne tiendra pas compte de vos centres d’intérêt.

4. Les Cookies de partage (Réseaux sociaux)

Nos Sites et Application contiennent des cookies des liens de partage vers Facebook et autre réseau social similaire, qui vous permettent de partager des contenus de notre Site avec d’autres personnes ou de faire connaître à ces autres personnes votre consultation ou votre opinion concernant un contenu des Sites et Application ou encore de vous connecter pour accéder à l’ensemble des services de RINGOVER GROUP en utilisant vos données d’identification sur ces réseaux sociaux.

Tel est, notamment, le cas des boutons de partage, issus de réseaux sociaux « Facebook », « Twitter » ou « LinkedIn » présents par exemple sur nos articles du blog. Le réseau social fournissant un tel bouton applicatif est susceptible de vous identifier grâce à ce bouton, même si vous ne l’avez pas utilisé lors de la consultation de nos Sites et Application.

Ces cookies sont directement déposés par ces réseaux sociaux. Si vous êtes connecté au réseau social lors de votre navigation sur nos Sites et Application, les boutons de partage permettent de relier les contenus consultés à votre compte utilisateur.

Nous vous invitons à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent recueillir grâce à ces boutons applicatifs.

La durée de vie de ces Cookies n’excède pas 13 mois.

Vos choix sur le dépôt des cookies

Lors de l’accès au Site ou lors de l’utilisation de l’Application, vous avez la possibilité de paramétrer le dépôt de cookies sur votre Terminal, notamment via la bannière d’informations apparaissant lors de votre accès au Site.

Vous pouvez vous opposer au dépôt de l’ensemble des cookies dans leur globalité, à l’exception des cookies techniques essentiels au fonctionnement du Site, ou vous pouvez opposer manuellement au dépôt de chaque cookie.

Par ailleurs, vous disposez également d’autres moyens pour gérer vos choix en matière de cookies.

1. Paramétrage des cookies sur le navigateur

Vous pouvez toujours vous opposer au dépôt de cookies en utilisant les paramètres appropriés de son navigateur concernant les cookies, le mode de navigation privée ou encore le paramétrage « Do Not Track » de votre navigateur (DNT, pouvant être traduit par « Ne me tracez pas »).

Selon votre navigateur, l’Utilisateur dispose des options suivantes : accepter ou rejeter les cookies de toute origine ou d’une provenance donnée ou encore programmer l’affichage d’un message demandant l’accord de l’Utilisateur à chaque fois qu’un Cookie est déposé sur le Terminal.

Pour exprimer ou revenir sur leurs choix, les Utilisateurs peuvent se reporter au menu d’aide ou à la rubrique dédiée de leur navigateur.

- pour Internet Explorer™ : http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies

- pour Safari™ : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac

- pour Chrome™ : http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647

- pour Firefox™ : https://support.mozilla.org/fr/kb/autoriser-bloquer-cookies-preferences-sites

- pour Opera : https://help.opera.com/fr/Windows/10.20/fr/cookies.html

2. Paramétrage des cookies sur le terminal mobile

Sur les terminaux mobiles le dépôt de cookies publicitaires peut être paramétré directement dans les réglages du Terminal.

Vous trouverez à titre d’information la démarche à suivre pour ce faire pour les principaux systèmes d’exploitation mobiles :

. Apple / IOS : 1. Réglages / 2. Confidentialité / 3. Publicité / 4. Désactivez "Suivi publicitaire limité" pour désactiver le traçage par iAd (la régie publicitaire d’Apple)

. Android : 1. Ouvrez / 2. Compte ou Synchronisation (selon votre appareil) / 3. Google / 4. Confidentialité ou Annonce (selon votre appareil) / 5. Cliquez sur Désactivez les annonces par centre d’intérêt

. Windows : 1. Paramètres / 2. Paramètres des publicités / 3. Modifiez les options

Les procédures décrites ci-dessus étaient celles existantes lors de la rédaction de la présente notice, les opérateurs de ces systèmes d’exploitation peuvent à tout moment modifier la procédure pour accéder à ces paramètres.

3. Paramétrage des cookies via une plateforme de gestion des cookies

Pour une meilleure connaissance et maîtrise des cookies de toute origine et pas seulement ceux de notre Site, les Utilisateurs sont invités à consulter le site Youronlinechoices, édité par l’Interactive Advertising Bureau France (IAB) afin de connaitre les entreprises inscrites à cette plate-forme et qui offrent la possibilité de refuser ou d’accepter les cookies utilisés par ces entreprises pour adapter les informations de navigation et les publicités susceptibles d’être affichées sur le Terminal : https://www.youronlinechoices.com/be-fr/controler-ses-cookies.

This Privacy Policy was last updated July 29th, 2021.
Sommaire

Ringover Inc., Privacy Policy – U.S.

Ringover Inc., (“Ringover,” “we” or “us”) provides enterprise communications services including Voice over Internet Protocol (VoIP) telephone services and related products and software (the “Services”).

This Privacy Policy contains important information on how we use, maintain and disclose personal information collected about you on this website and webpages owned and operated by Ringover as well as the Services provided on our website through the customer portal for business customers. By accessing this website or providing information to us through this website, including our customer portal, you accept the terms of this Privacy Policy.

How we collect and use your personal information

Ringover collects certain information from you when you request information about Services, establish an account, request information, or ask to be included in an email or other contact list. Through our website and customer portal, you may provide us with certain personal information in order to set up an account, contact us, request information, access information or subscribe to Services. This information may include:

  • information allowing you to be identified and contacted (first name, last name, email, proof of identity, service address(es), mailing address, phone number);
  • information permitting use of the service (such as email, IP address, usernames, call and text message logs, voicemails, information related to your incoming and outgoing calls (date, duration, numbers calling or called, etc.), documents necessary to port your telephone number in or out of our system, and your bank routing number if you use direct deposit);
  • information created by you in connection with your use of the Service (such as phone contacts imported or created by Users, call comments, tags, greetings, hold music, data necessary to the integration of professional tools);
  • information related to your commercial dealings with Ringover (such as summary of exchanges (subscriptions, options, commitment duration), status of invoices and payments);
  • information that you voluntarily provide Ringover, e.g. recorded phone conversations in case of activation of this feature, and in the case of use of the Ringover Android or iOS apps, the app can access contacts in your User phone for the sole purpose of allowing you to call these contacts via Ringover. The contacts in your phone are not imported to our servers.
  • other information needed to provide you with the information or services you are requesting.

You may enter this information through our contact us form or through our customer portal, available at Ringover.com. We are not responsible for the privacy practices of third parties, even those that have websites linked to or from our website or who act as our marketing agents, dealers or who are designated as Ringover Marketing Partners. We encourage you to review the respective privacy policies of any such third parties.

When you browse our website, you do so anonymously. As with most websites, our website collects certain information automatically, such as the internet domain from which you access our websites, IP address, the type of browser and operating system you use, the date and time of access, pages visited, and the address of the website from which you linked to our website. Like many websites, our website uses cookies to collect information about how you use the website and to assist us in improving our website by understanding how it is used by customers. We do not link this automatically collected data to any personal information. Please see below for more information about our cookies and tracking policy.

We may use the information we collect about your through our website to administer your account; improve Services; correspond with you, particularly when you submit an inquiry, or sign up to receive products or Services, or other communications and updates from us; to maintain the security and integrity of our website, products and Services; to administer, review and improve our website, products or Services; or, should you become a customer, for purposes permitted by your agreements with us, if any, to enable us to provide you with and bill you for certain products or Services. Your information can also be used for the following purposes: recording your Subscription to the Service and assigning a Ringover number; call, fax and text message routing; integrations with your professional tools; management of contacts and user sound files; generating and providing statistics on your calls; access to and use of your personal space (app.ringover.com and dashboard.ringover.com); payment management; managing signatures for contractual documentation; and sending newsletters, updates and other information on your calls.

Some products and services may be provided by third-party vendors, such as the manufacturers of various equipment or devices which may be purchased or leased from Ringover. We will not share or sell your personal information with third parties, other than to our Marketing Partners, agents, and dealers; third party telecommunications carriers and Internet backbone providers; vendors, licensors and suppliers, including payment processors, software or hardware providers, our customer portal host, and others who perform similar functions on our behalf and require such information to provide, bill for or maintain the products and services you have ordered; to protect our network and customers and the networks of our telecommunications carriers and Internet backbone providers; in connection with certain advertising on our website (see more below in the section on cookies); and as otherwise required or permitted by law.

We may disclose your personal information when such disclosure is required or authorized by law or through legal process, or when pertinent to judicial or governmental investigations or proceedings, to protect our legal rights, or to defend and protect the rights of others; in connection with a sale, purchase, merger, reorganization, liquidation or dissolution involving Ringover; and when necessary to respond to an emergency, which includes protecting your safety or the safety of others.

Children

We are committed to protecting the privacy of children. We do not knowingly attempt to solicit or receive information from children under the age of 13, nor send them requests for personal information. In the event that we determine that we possess personal information from children under the age of 13, we will delete that information.

Cookies and Tracking Technology

Like many other websites, Ringover collects data with cookies during browsing of the websites Ringover.com or Myringover.com ("Site") or the Ringover Application. A cookie is a small text, image or software file that is placed and stored on the User’s or Customer’s computer, smartphone or any other device allowing internet browsing (“Terminal”).

Cookies are very useful for allowing a website to recognize a User or Customer, marking their passage from one page to another and bringing additional benefits such as: increased ease of browsing, secured connection and adaptation of web page content according to their preferences and Terminal.

A cookie does not directly identify a user (it does not contain names or first names), but rather your Terminal’s browser or the application used. However, it allows the actions of the same user to be followed using the unique identifier contained in the cookie file. The term "cookie" is also used generically to refer to other similar technologies such as web beacons or invisible pixels, which are small digital images invisible to the user integrated on web pages or in emails and associated with the placement of cookies used to track and analyze the same user’s navigation.

The information stored by cookies, during a period of limited validity, includes pages visited, advertisements on which the User clicks, the type of browser used and their IP address as well as the information they have entered on the Site.

Types of cookies used on the Site

1. Technical and feature cookies

Technical cookies include the cookies necessary to obtain information required for navigation of our Site and applications (session identifiers, your operating system version, and the version of the application used), allowing you to use principal features of the site or application. Feature cookies allow you to access specific features and be recognized, marking your movements from one page to the next as well as improving your ease of navigation; adapting site presentation to your Terminal’s preferences (language used, resolution), memorizing passwords and other information using forms you have filled out on the Site or Application (sign-up or access through the MyRingover space). Technical cookies also allow the implementation of security measures (for example, when you are asked to log in again to the MyRingover space after a certain period of time has elapsed).

We do not ask your permission for the placement of these cookies. Nonetheless, you can object to the use of these cookies and delete them in your browser settings, although such a step may prevent you from being able to access the Site, the Application or services.

These cookies have a very short lifespan: strictly necessary cookies last for the duration of the session, and for feature cookies, from a few hours at least to a year at most.

2. Analytical and traffic measuring cookies

Cookies measuring traffic are emitted by us or by our technical contractors.

Cookies are used for statistical analysis of the navigation modalities for Users of the Site and Application. The results of this analysis are treated anonymously and exclusively for statistical purposes, and only if the service provider uses cookies related to the browser or other Terminals used to navigate the Site.

In addition to traffic analysis, they allow, if necessary, the detection of navigation problems, therefore improving the practicality of our services.

The traffic analyzing services used by the Site and Application produce and send to our technical service providers only aggregated statistics and traffic volumes, with the exclusion of any individual information.

These traffic analytics cookies will not last beyond 13 months.

We also use tools to measure the effectiveness of our email campaigns, which enable us to engage in relevant commercial actions based on information collected (for example, sending a new message or a personalized offer).

You can choose to opt out of analytics cookies from your browsing data. To do this, please see the information below under “Your preferences on cookie placement.”

3. Advertising cookies

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Refusal of these advertising cookies will not impact the use of our Sites or Application. However, refusing them will not block ads. It instead will only result in showing ads unspecified to your areas of interest.

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We invite you to consult these social media networks’ policies on the protection of private life to become more aware of the uses of navigation information, mainly for advertising purposes, gathered through these application buttons.

These cookies do not last longer than 13 months.

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1. Cookie settings in your browser

Ringover’s website does not respond to “Do not Track” signals.

Depending on the browser, the User has the following options: accept or reject cookies of all types and origins or program a pop-up window asking for User permission each time a cookie is placed on the Terminal.

To refine or review options, Users can refer to the help menu or the dedicated section of their browser:

  • - for Internet Explorer™ : http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
  • - for Safari™ : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
  • - for Chrome™ : http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
  • - for Firefox™ : https://support.mozilla.org/fr/kb/autoriser-bloquer-cookies-preferences-sites
  • - for Opera : https://help.opera.com/fr/Windows/10.20/fr/cookies.html

2. Mobile terminal cookie settings

On mobile devices, the placement of advertising cookies can be modified directly in the Terminal’s settings.

You’ll find information on the steps to follow for the main mobile operating systems:

  • Apple / IOS: 1. Settings / 2. Privacy / 3. Advertising / 4. Disable "Limited Advertising Tracking" to disable iAd Tracking (Apple’s Ad Network)
  • Android: 1. Open / 2. Account or Sync (depending on your device) / 3. Google / 4. Privacy or Announcement (depending on your device) / 5. Click “Deactivate interest-based ads”
  • Windows: 1. Settings / 2. Ads Settings / 3. Edit Options

The procedures described above are those existing at the time of the initial writing of this Privacy Policy; operators of these operating systems may at any time modify the procedures to access these settings. Ringover will have no responsibility to update this Privacy Policy to reflect changes in third party procedures.

How we protect your information

We make reasonable efforts to maintain the security of our servers and computer networks in order to help prevent the loss, misuse, and modification of the personal information we collect on our website. We protect the security of your personal information by using specialized software during the Service application process, enrollment, or when you pay for Services via our customer portal. We also maintain reasonable administrative, technical, and physical safeguards to protect the personal information in our possession. We have established security protocols to ensure that we are doing our part to protect against any anticipated threats or hazards to the security and integrity of our systems. Even though we take reasonable steps to maintain information security, and expect our vendors to do the same, we cannot guarantee the security of personal information.

We also encourage our customers to do their part in protecting their personal and sensitive information, including being responsible for maintaining the confidentiality of their account login information and other passwords.

Customer Proprietary Network Information (CPNI)

Certain of the information that we collect from you may constitute Customer Proprietary Network Information, or CPNI. CPNI is certain information that we obtain solely by virtue of providing you with the VoIP Services, and that concerns the VoIP Services you purchase, including the type, destination, technical configuration, location and amount of use of such Services, along with related billing information.

From time to time, we will use the CPNI information we have on file to provide you with information about our communications-related products and services or special promotions. Ringover’s use of CPNI may also enhance our ability to offer products and services tailored to your specific needs. Ringover may use your CPNI to let you know about communications-related services other than those to which you currently subscribe that Ringover believes may be of interest to you. In some instances, Ringover will want to share Customer’s CPNI with parties who are authorized to offer Ringover’s services or who perform functions on Ringover’s behalf, such as independent contractors, suppliers, agents or “Marketing Partners,” in order to provide Customer with information about Ringover’s communications-related products and services or special promotions. Your signature on a service agreement or sales order signifies Customer’s consent that Ringover may use and disclose CPNI as described herein.

Nonetheless, you do have the right to restrict Ringover’s use of your CPNI. Customer may deny, withdraw or restrict our right to use CPNI at any time by advising Ringover via email message to customerservice@ringover.com. If Customer denies or restricts its approval for Ringover to use Customer’s CPNI, Customer will suffer no effect, now or in the future, with regard to how Ringover provides any Services to which Customer subscribes. Any denial or restriction of Customer’s approval remains valid until Customer’s Services are discontinued or Customer affirmatively revokes or limits such approval or denial.

Ringover may disclose CPNI without your consent, and without asking for Customer’s authorization, in any of the following circumstances:

  • When disclosure is required by law or court order.
  • To protect the rights and property of Ringover or to protect Customer and other carriers from fraudulent, abusive, or unlawful use of services.
  • For directory listings.
  • To provide Ringover Services to the Customer, including assisting Customer with troubles associated with its Services. Without limiting the foregoing, if you purchased your Ringover Services through a designated Ringover “Marketing Partner,” that entity will provide you with certain support services, and Ringover will share your CPNI with that Marketing Partner as necessary to enable it to provide you with customer support.
  • To bill the Customer for Services.
  • When Customer has approved use of their CPNI for Ringover, or Ringover’s partners, affiliates, or independent contractors.

Federal privacy rules require Ringover to authenticate the identity of the Customer calling Ringover prior to disclosing CPNI. Customers calling Ringover can discuss their Services and billings with a Ringover representative once that representative has verified the caller’s identity. There are three methods by which Ringover will conduct Customer authentication:

  • 1. By having the Customer provide a pre-established password and/or PIN;
  • 2. By calling the Customer back at the telephone number associated with the Services purchased; or
  • 3. By mailing the requested documents to the Customer’s address or email address of record.

In the event the Customer fails to remember their password and/or PIN, Ringover will ask the Customer a series of questions known only to the Customer and Ringover in order to authenticate the Customer. You may manage your password in the online customer portal available at support@ringover.com.

Ringover will notify you of changes to your account. These notifications may be sent to a postal or e-mail address, or by telephone, voicemail or text message.

In addition to the protections described elsewhere in this Privacy Policy, Ringover employees are trained on how CPNI is to be protected and when it may or may not be disclosed. Ringover maintains records of its own and its joint venture partners and/or independent contractors (if applicable) sales and marketing campaigns that may utilize Customer CPNI. Ringover also keeps records of instances in which CPNI is disclosed to third parties or where third parties were allowed access to Customer CPNI.

In the event Ringover experiences a privacy breach and CPNI is disclosed to unauthorized persons, Ringover will notify law enforcement as required by Federal regulations. Ringover cannot inform Customer of the CPNI breach until at least seven (7) days after notification has been sent to law enforcement, or later if law enforcement directs us to postpone disclosure pending investigation. Ringover is required to maintain certain records regarding any breach involving the release of CPNI and retain these records for a period of not less than two (2) years.

Your California Privacy Rights

If you are a California resident, you may request information regarding the disclosure of your personal information by Ringover to a third party, if any, for a third party’s direct marketing purposes once per calendar year. If applicable, this information would include the categories of information and the names and addresses of businesses with which we shared information in the prior calendar year. To make such a request, please send an email to dpo@ringover.com, with “Request for California Privacy Information” in the subject line or body of the email or letter.

Changes and updates to this Privacy Policy

We will change and update this Privacy Policy from time to time. When we do, the Privacy Policy version date, at the top of this page, will be updated to reflect that revision. We encourage you to periodically re-read this Privacy Policy to see if any changes could affect you.

Questions, concerns or complaints

If you have any questions about this Privacy Policy, you can reach us by sending an email to dpo@ringover.com.

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