Messagerie instantanée professionnelle

Depuis quelques années, nous assistons à l’avènement des services de messagerie instantanée à destination des particuliers mais aussi des entreprises :

• Il existe énormément de solutions de messagerie destinées au grand public. Parmi ces dernières, on peut citer Whatsapp ou encore Facebook Messenger.
• Pour les professionnels, là encore il y a du choix en fonction du secteur, de la communication (interne ou externe), de la taille des équipes, de la sécurité des données, etc. Ringover par exemple intègre sa propre solution de Chat professionnel pour faciliter la collaboration en contact center. Cependant Ringover propose aussi l’intégration de Slack pour suivre toute son activité téléphonique depuis le logiciel de messagerie.

Il existe une dizaine de logiciels de messagerie instantanée gratuits considérés comme étant les meilleurs. Il existe des top 10 ou top 15 des meilleures solutions de messagerie instantanée pour le grand public tels que :

• Discord
• Messenger
• Telegram
• Signal
• Wechat…

Cependant, pour les entreprises, les comparatifs sont plus pertinents car ils mettent en lumière les spécificités qui résolvent les pain points des professionnels. En tant qu’organisation, quel que soit votre choix, assurez-vous que votre messagerie instantanée s’intègre à vos autres outils métier pour gagner en productivité.

Il existe 5 grandes différences entre le Chat (messagerie instantanée) et l’e-mail (messagerie électronique). Les voici :

• La messagerie électronique est asynchrone, le chat est en temps réel. Les conversations par messagerie instantanée requièrent généralement une réponse immédiate et se rapprochent davantage d’une véritable conversation en face-à-face.
• Une conversation par mail peut se tenir même en utilisant des clients de messagerie différents. Ainsi, vous pouvez tout à fait envoyer un mail depuis Gmail à une personne utilisant Outlook et inversement. Les applications de messagerie instantanée sont des plateformes strictement propriétaires : chaque participant doit utiliser la même plateforme pour émettre et recevoir des messages.
• La messagerie électronique est plus standardisée que la messagerie instantanée. L’email repose sur des protocoles dont vous avez sûrement entendu parler (SMTP, POP, IMAP). Ces protocoles sont de véritables normes techniques pour tous les éditeurs et garantissent l’interopérabilité entre les services de messagerie. Les éditeurs de solutions de chat utilisent généralement des protocoles propriétaires et peuvent donc faire évoluer plus rapidement leurs produits sans attendre les évolutions des protocoles standards.
• Le chat se restreint à un nombre de participants donné et n’est pas pensé pour de la communication de masse. Le courrier électronique permet de créer d’immenses groupes de destinataires pour leur envoyer le même message. Sur une application de chat, il faut d’abord créer un groupe de discussion restreint. De plus, étant donné qu’il s’agit de discussions instantanées, cela peut rapidement engendrer de la confusion, car tout le monde commente en même temps.
• Le chat est plus adapté aux échanges brefs. L’instantanéité conduit souvent à des formes de communication plus courtes et informelles. La messagerie électronique se prête davantage aux échanges formels et propose un système d’archivage plus efficace. C’est pour cette raison que le courriel reste le canal de communication privilégié pour l’envoi de documents importants.

Rapides et simples d’utilisation, les applications de messagerie instantanée deviennent incontournables en entreprise. Voici les raisons qui prouvent que la messagerie instantanée est importante pour les entreprises :

• L’aspect commercial, pour garder le contact avec ses clients. En effet, les messageries instantanées peuvent être de bons outils de communication externes et des canaux d’interactions intéressants. Ainsi les clients n’ont pas à se doter d’une nouvelle application pour contacter les marques. Ce qui nous amène au point suivant : l’expérience utilisateur.
• L’expérience utilisateur est primordiale dans la relation client. Les applications de messagerie instantanée sont omniprésentes car elles permettent de quasiment tout faire (partage de documents, de localisation, historique,etc.), alors pourquoi inciter l’utilisateur à changer ?
• Moins de dépenses pour des abonnements mobiles. Les entreprises proposent de moins en moins de lignes mobiles à leurs employés. Dans bon nombre de cas, les employés utilisent leur numéro personnel pour leurs communications professionnelles à travers les apps de messagerie instantanée.

• Elle centralise vos communications professionnelles.
• Elle aide vos employés à mieux se connecter, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
• Elle permet aux équipes de résoudre les problèmes plus rapidement.
• Elle augmente l’efficacité et la productivité de vos équipes.
• Les messages instantanés sont plus visibles que les e-mails.
• Vous pouvez accéder aux messages sur plusieurs appareils.