Télétravail et téléphonie IP

Meilleurs outils de vidéoconférence 2023

Nicolas JJE 1 décembre 2022

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Les logiciels de visioconférence… Vous les avez probablement utilisés de façon occasionnelle et les avez finalement adoptés - par la force des choses - avec la pandémie. Ces services sont en l'espace de quelques années devenus incontournables en entreprise pour les communications externes et internes. En effet, avec la démocratisation du télétravail, les outils de visioconférence se révèlent désormais indispensables à vos réunions d'équipe.

Dans cet article, nous effectuerons un rapide panorama des meilleures solutions de visioconférence. Nous répondrons à vos questions pratiques sur l'organisation mais aussi les exigences en matière de sécurité à respecter.

Quels outils pour une visioconférence ?

Il existe pléthore de solutions pour la visioconférence. Par conséquent, il n'est pas forcément aisé de s'y retrouver, encore plus lorsque vous cherchez à déployer une solution fiable et évolutive au sein de votre entreprise, avec tous les enjeux sous-jacents. Alors comment s'y prendre ?

Comment choisir son logiciel de visioconférence ?

Ringover, vous présente la liste des principaux critères à considérer pour choisir sa solution de visioconférence :

La sécurité
Le prix
Les fonctionnalités dédiées à la collaboration
La stabilité

Quels sont les meilleurs logiciels de visioconférence ?

Livestorm

Livestorm se définit comme une plateforme d'engagement vidéo. Conçue spécifiquement pour les professionnels, elle permet d'organiser différents types d'événements en ligne. Cette solution répond à divers besoins :

La formation des clients à distance
La communication d'entreprise
Les webinaires
Les démonstrations de produit
L'onboarding des nouvelles recrues
Les cours en ligne
Les podcasts
Les sessions de recrutement

La solution intègre une bibliothèque de plugins et intégrations plutôt riche vous permettant d'enrichir votre expérience et de connecter vos outils métiers. Livestorm est certifié ISO 27001, conforme au RGPD et ne requiert aucune installation.

Microsoft Teams

Contrairement à Livestorm, Microsoft Teams n'est pas à proprement parler une solution dédiée exclusivement aux événements vidéo en ligne. Teams est plutôt une plateforme collaborative polyvalente. Mais attardons nous sur sa fonctionnalité de visioconférence.

Teams permet de lancer en quelques clics des réunions vidéo avec ses collaborateurs et est davantage conçue pour le travail d'équipe.
Il est d'ailleurs possible de collaborer en temps réel sur un contenu partagé à l'écran (tableau blanc, modification de document, contrôle à distance...). Enfin, Teams donne la possibilité de personnaliser une page d'inscription pour organiser et présenter ses webinaires.

Teams est disponible sur Windows, Mac, Android et iOS mais il est également possible de le lancer depuis votre navigateur web.
A noter que vous pouvez connecter Teams à Ringover si vous possédez déjà les deux solutions. Cette intégration vous permet de retrouver facilement tous vos échanges ainsi que ceux de votre équipe.

Google Meet

Google Meet est la solution de visioconférence élaborée par la firme de Mountain View. Là encore, il s'agit d'un service qui ne requiert aucune installation. Léger, rapide et intuitif, Google Meet permet de programmer des appels vidéo très facilement.

En effet, Meet a l'avantage de s'intégrer parfaitement aux autres produits Google tels que l'Agenda. L'outil de visioconférence se distingue par ses fonctionnalités de partage d'écran et de sous-titrage en direct.Pour ce qui est de la sécurité, Google Meet s'appuie sur le chiffrement par défaut des flux audio et vidéo en 128 bits (AES).

Si vous possédez déjà Ringover, sachez que vous pouvez y intégrer Google Meet. Cette intégration vous permettra de visualiser tout votre historique de visioconférence mais uniquement. En effet, vous pourrez également accéder aux enregistrements de vos sessions de visioconférence pour les revisionner avec vos collaborateurs à des fins de formation.

Zoom

Comme la plupart des solutions de visioconférence, Zoom a connu un vrai boom pendant la pandémie. Multiplateforme et polyvalent, ce service se distingue par sa facilité d'utilisation et ses nombreuses fonctionnalités de personnalisation.

Zoom intègre lui aussi un module d'enregistrement des sessions, mais ce dernier propose la transcription automatique des échanges.
L'application s'est progressivement renforcée sur le plan de la sécurité avec différentes options, comme le verrouillage des réunions, la possibilité de rajouter des filigranes, un système de modération (organisateurs, participants). A noter que les flux audio et vidéo Zoom sont protégés par un chiffrement de bout en bout GCM AES 256 bits.

A l'instar de Google Meet, il est possible d'associer notre solution téléphonique Ringover à Zoom afin d'accéder à tout votre historique et à vos enregistrements de visioconférence.

Meet by Ringover

Ringover aussi dispose de son propre espace de visioconférence professionnelle.
Avec Meet by Ringover, vous pouvez créer en un clic une salle de réunion virtuelle et partager le lien permettant d'y accéder à vos collaborateurs ou clients.

Le service ne requiert aucune installation et se lance directement dans votre navigateur web, que vous utilisiez un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Le service de visioconférence de Ringover intègre une fonction d'enregistrement pour garder une trace de vos échanges.

Mieux encore, vous pouvez même utiliser la fonction de double-écoute et suivre de façon discrète les échanges de vos collaborateurs pour vous assurer que l'argumentaire de vente est maîtrisé ou simplement former vos nouvelles recrues.

Côté cybersécurité, vous avez la possibilité de protéger vos réunions avec un mot de passe et d'attribuer des droits de modération aux participants de votre choix. Une fonction de chiffrement de bout en bout est également activable pour protéger les flux vidéos et audio. Cependant, ce chiffrement ne sera pas actif si vous utilisez la double-écoute ou l'enregistrement.

Enfin, notez que Meet By Ringover vous propose d'ajuster manuellement la qualité de vos échanges en fonction de votre débit.

Comment faire pour être en visioconférence ?

Passons à l'aspect pratique de notre article. Pour faire une session en visioconférence, vous devez au préalable lancer une application dédiée depuis votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Comme nous l'avons vu précédemment, les applications de visioconférence sont pour la plupart utilisables sans installation via l'interface de votre navigateur web.

Si vous êtes celui ou celle qui initie la session, l'application vous demandera de créer une salle de réunion virtuelle et vous fournira un lien permettant d'accéder à cette salle. Il s'agit du lien qu'il faudra partager aux autres personnes que vous souhaitez inviter à cette réunion en visio. Ces invités n'auront qu'à cliquer sur ce lien pour vous rejoindre.

En règle générale, il est possible de protéger cet accès par un mot de passe. Faire de la visioconférence requiert bien évidemment du matériel et une connexion internet. Vous aurez nécessairement besoin d'une webcam et d'un microphone si vous êtes sur un ordinateur. Sur mobile, l'appareil photo du smartphone peut suffire, mais pour une posture formelle, il est préférable d'utiliser un ordinateur avec une webcam. Nous vous recommandons également l'utilisation d'un micro-casque avec réduction de bruit pour éviter d'éventuelles nuisances.

Comment fonctionne une réunion en visioconférence ?

Nous ouvrons maintenant le volet technique de notre article. La visioconférence consiste à mettre des personnes en relation dans une salle virtuelle par l'intermédiaire d'une communication vidéo, indépendamment de leur localisation géographique.

Concrètement, la visioconférence synchronise la vidéo et le flux audio captés par les microphones et caméras des personnes dans la salle de réunion virtuelle puis les fait transiter par internet.

Autres questions relatives à la visioconférence

Dans les prochaines lignes, nous répondrons succinctement aux questions alternatives sur la visioconférence professionnelle.

Quels sont les avantages de la visioconférence ?

Voici quelques bénéfices de la visioconférence :

La visioconférence est facile à mettre en place et à déployer dans une organisation.
Elle améliore la communication et la collaboration, notamment pour les équipes en télétravail.
La visioconférence permet de supprimer bon nombre de déplacements et par conséquent de faire des économies.
Elle permet de réduire son empreinte carbone.

Toutefois, ce ne sont pas les seuls avantages. Voyons tout cela en détail :

Améliorer le traitement des demandes entrantes du service client

Si les services clients fonctionnent toujours majoritairement par téléphone, ajouter l’option visioconférence peut faire toute la différence. En effet, si votre client est victime d’un sinistre ou qu’il a reçu un produit endommagé, un appel vidéo permet de constater directement les dégâts, de les enregistrer à l’aide de captures d’écran et de lancer plus rapidement une procédure de réparation ou de remplacement.

De même, en cas de dysfonctionnement d’un appareil ou d’un logiciel, pouvoir ajouter la caméra ou partager son écran peut avoir un impact considérable quant à la compréhension du problème et sa résolution en ligne. On dit souvent qu’une image vaut mille mots. Ce qui est sûr, c’est que visualiser le problème en direct sera toujours plus parlant que d’en entendre la description par une personne, experte ou non.

Et si l’intervention d’un expert technique est nécessaire, il sera bien plus simple de le faire intervenir au sein de la visioconférence et réaliser un dépannage à distance en direct plutôt que de transmettre les informations de manière asynchrone. Ainsi, l’usage de la visioconférence dans les services clients peut permettre d’accélérer le traitement des demandes et réclamations entrantes, améliorant d’autant la satisfaction client.

Renforcer les arguments de vente par la visioconférence

Lorsque le service client se fait par téléphone, la relation commerciale peut manquer de spontanéité, et la confiance, plus difficile à établir. La vidéo peut constituer un atout précieux pour améliorer la relation commerciale et booster le taux de transformation. En effet, la visioconférence permet d’accompagner le client avant l’achat, de le rassurer sur la qualité d’un produit ou service, son fonctionnement, les modalités d’échange ou de remboursement, … Le vendeur disponible en visioconférence peut répondre en direct aux hésitations de l’acheteur et présenter le produit ou service en situation réelle, ce qui renforce le sentiment de confiance et encourage la décision d’achat.

Les clients sont rassurés par un contact visuel qui humanise la relation, ce qui est d’autant plus important pour un produit ou service à haute valeur ajoutée par exemple. Et pour les commerciaux, la visioconférence offre des informations en or pour décrypter l’état d’esprit du client et pouvoir y répondre de manière adaptée. En effet, le téléphone – ou encore pire, l’email – coupe les agents commerciaux du langage non verbal du client : froncement de sourcil, bâillement, air interrogatif ou impatient…

Grâce à la vidéo, les commerciaux peuvent fournir des conseils personnalisés à leurs clients ou prospects et s’adapter à chaque situation. Les échanges sont plus clairs, vos commerciaux plus efficaces. La visioconférence constitue donc un canal de choix pour engager le client et créer une relation commerciale gagnante.

Humaniser la relation client

Au-delà de la relation commerciale ou du service client, la visioconférence permet de créer des relations humaines avec vos clients. Vous pouvez par exemple organiser des webinaires ou des sessions de prise en main de votre outil à distance. Grâce à la visioconférence, la communication sera facilitée et le sentiment de proximité renforcé.

La visioconférence permet aux entreprises de faire preuve de plus d’empathie vis-à-vis de leurs clients ou prospects et de prendre en compte la dimension émotionnelle inhérente de la relation.

Elle permet d’offrir en ligne la même qualité de conseil qu’en présentiel, tout en offrant la flexibilité et la disponibilité du distanciel. Gage d’une relation client satisfaisante, les visioconférences permettent aux entreprises de dynamiser leur image et d’entretenir des relations à distance humaines avec leurs interlocuteurs.

Quel débit pour faire de la visioconférence ?

Pour faire de la visioconférence en profitant d'une qualité HD, il est recommandé d'avoir un débit minimum oscillant entre 2 et 4 Mb/s.

Quelle doit être la durée limite d'une visioconférence efficace ?

Pour éviter la lassitude et la déconcentration des différents participants, il est important de ne pas dépasser la limite de 2 heures. Pour plus d'efficacité, il convient de fixer des règles, notamment sur les prises de paroles, les remarques, etc.

Et pour finir, vous voulez savoir ce que pensent les français de la visioconférence ?

En savoir plus sur Meet By Ringover

Meet by Ringover est un outil de visioconférence intégré par défaut à notre solution de téléphonie 100% cloud à destination des entreprises. Il ne s'agit pas d'une option supplémentaire, ce qui signifie que vous pouvez en bénéficier sans aucun surcoût.

Pour en savoir plus sur Ringover et ses nombreuses fonctionnalités permettant d'optimiser les télécommunications d'entreprise, contactez nos experts ou inscrivez-vous pour tester gratuitement notre solution.

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