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Comment bien organiser une visioconférence avec plusieurs participants ?

picture of the author Athénaïs | 30 juin 2020

visioconference
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La visioconférence permet de communiquer en temps réel, à moindre coût et en toute simplicité. Désormais, nous n’avons plus à multiplier les appels téléphoniques, les fax et les échanges d’e-mails et surtout, pas besoin de se déplacer ! La visioconférence ne nécessite que d’un bon outil et d’un ordinateur, de préférence équipé d’une webcam.

Les séminaires, présentations ainsi que les formations peuvent désormais être faits à distance, grâce à la visioconférence. Celle-ci permet d’apporter une touche humaine à une conversation, en permettant d’avoir une visibilité sur ses interlocuteurs et de garder l’attention de tout le monde. D’autant plus que les modes de travail deviennent de plus en plus flexibles et que cela requiert le recours à des méthodes adaptées. Selon une étude menée par Lifesize, 90% des personnes interrogées affirment que la vidéo facilite la transmission de leur message !

Comment bien commencer une visioconférence ? Comment y impliquer chaque collaborateur ? Comment garder l’attention de tous les participants ? Quelle est l’importance d’une bonne tenue pendant une visioconférence ? Comment clore une visioconférence correctement ?

Tout comme pour une conférence téléphonique, la bonne organisation d’une visioconférence est essentielle pour en tirer le maximum de bénéfices. Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour bien organiser vos visioconférences et gagner en efficacité tout en rendant la collaboration plus agréable.


Préparez votre visioconférence

Choisissez le bon outil de visioconférence

Assurez-vous que votre matériel fonctionne

Vérifiez que votre connexion Internet est stable

10 bonnes pratiques pour garantir la réussite de vos visioconférences

1 – Définissez clairement les objectifs de la réunion

2 – Sélectionnez les participants

3 – Assurez vous de la disponibilité de tout le monde

4 – Privilégiez un environnement calme, lumineux et neutre

5 – Optez pour une tenue simple et adaptée

6 – Installez-vous confortablement

7 – Assurez-vous que tout le monde est identifiable

8 – Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas

9 – Nommez l’animateur de la réunion

10 – Conclure correctement la réunion



Préparez votre visioconférence


Plus de 50% des utilisateurs de vidéoconférence perdent près de 10 minutes pour la configuration de la réunion, 83% indiquant qu'il faut plus de 3 minutes pour configurer et démarrer des réunions. C’est pourquoi la préparation d’une visioconférence est essentielle. Et elle commence en s’assurant de disposer d’outils fonctionnels pour éviter des problèmes en plein milieu de la réunion.

Choisissez le bon outil de visioconférence


Dans un premier temps, assurez-vous que votre fournisseur de services de visioconférence dispose d’un réseau fiable et sécurisé et d’une qualité audio et vidéo optimale.

Même si la plupart utilisent un ordinateur pour participer à des conférences en visio, 31% des utilisateurs participent y participent depuis un smartphone et 13% depuis une tablette. Choisissez donc une solution qui s’intègre à tout type d’appareils, à savoir les PC et Mac, mais aussi les tablettes ainsi que les smartphones (Android et iOS). De plus, celle-ci doit être simple d’utilisation et intuitive. N’hésitez pas à tester plusieurs outils avant de choisir celui qui vous semble le plus adapté à vos attentes et vos besoins.

Votre outil doit également permettre le partage d’écran, essentiel pour la présentation de support visuels. En effet, cela vous permet de transformer instantanément votre réunion en session de travail collaborative en partageant votre écran ou votre présentation, par exemple. Ainsi, vous pouvez coopérer sur un document en plus de communiquer en face à face.

Un point souvent oublié mais à ne surtout pas négliger : le service client. Il n’est pas impossible que vous rencontriez des problèmes lors de la configuration de votre outil, ou que vous ayez des interrogations concernant son utilisation. L’entreprise dont vous avez choisi l’outil doit être en mesure de vous accompagner tout au long de l’utilisation de son service, et de vous apporter des réponses claires rapidement.

Assurez-vous que votre matériel fonctionne


En ce qui concerne la qualité de la visioconférence, 46% des utilisateurs affirment que la qualité audio peut être celle qui nuit à une bonne communication par visioconférence. C’est pourquoi, avant de démarrer un appel vidéo, vous devez vous assurer que vos appareils audio et vidéos sont connectés et fonctionnent correctement.

Si vous ne faites des visioconférences qu’occasionnellement, le microphone et la caméra intégrés de votre ordinateur devraient amplement suffire. Néanmoins, si votre ordinateur est assez ancien, il est possible que la caméra de celui-ci ne soit pas de la meilleure qualité qu’il soit…

Dans le cas où vous participer régulièrement à des visioconférences, vous pouvez envisager d’investir dans un matériel de meilleure qualité (caméra et/ou casque-micro).

Dans la mesure du possible, utilisez des écouteurs ou un casque-micro lorsque vous êtes en réunion. La qualité audio sera plus agréable que celle du microphone intégré de votre ordinateur. De plus, préférez un casque ou des écouteurs filaires plutôt qu’en bluetooth afin d’éviter les latences. Les équipes Ringover utilisent le Jabra Evolve 80. Le Sennheiser PC8 est également un bon produit, pour un coût moins élevé.

Vérifiez que votre connexion Internet est stable


Votre réseau WiFi peut ne pas couvrir l’ensemble des pièces de votre maison de la même manière, en particulier si vous vivez dans une grande maison ou avec plusieurs étages. Peu importe le type d’accès dont vous disposez (fibre optique, ADSL, 4G…), la qualité de votre Wi-Fi dépend parfois de petits détails : emplacement de votre routeur, utilisation de la bande passante...

connection internet


Pour obtenir le signal WiFi le plus puissant, placez-vous assez près de votre routeur. L’objectif étant qu’il y ait le moins d'obstacles possibles entre celui-ci et votre appareil. En effet, les murs mais aussi les appareils tels que les micro-ondes et les téléviseurs peuvent provoquer des interférences potentielles de signal et interrompre la transmission des données. Dans la mesure du possible, placer votre routeur en hauteur, dans un endroit dégagé.

Economisez la bande passante en fermant toutes les applications et les pages ouvertes ayant besoin d’une connexion internet. De même, si d’autres personnes utilisent des appareils connectés à votre réseau pour des activités utilisant beaucoup de bande passante (téléchargements de films, jeux en ligne, appels vidéo), demandez-leur de faire une pause le temps de votre visioconférence.

Enfin, si malgré tout cela vous rencontrez des problèmes lors de votre réunion virtuelle, assurez-vous que la solution de visioconférence que vous utilisez permet de régler la qualité de votre vidéo et désactivez la HD.

10 bonnes pratiques pour garantir la réussite de vos visioconférences


1 – Définissez clairement les objectifs de la réunion


Suivre un ordre du jour détaillé et commencer à l'heure peut réduire les temps de réunion jusqu'à 80%. De ce fait, pensez à fixer clairement les objectifs et les différents éléments qui vous souhaitez aborder, quelques jours avant la réunion. Ainsi, vous ne perdez pas l’objectif principal de la visioconférence.

document objectifs réunion interne


Limitez le nombre de points à évoquer lors de la réunion afin de ne pas perdre le fil de votre conférence en voulant aborder trop de sujets différents. Prenez le temps, bien en avance, de lister les thèmes qui seront évoqués lors de la visioconférence. Au fur et à mesure du temps, vous pourrez affiner les objectifs fixés en fonction des avis et commentaires recueillis par les participants.

2 – Sélectionnez les participants


L’erreur à ne pas faire : inviter trop de monde à votre réunion virtuelle ! Le fait que ce soit bien plus simple de mettre en place une visioconférence (en effet, vous n’avez besoin que du bon matériel et d’une connexion Internet), fait que la plupart des organisateurs ne prennent pas particulièrement en compte ces éléments.

Il est nécessaire, une fois les objectifs clairement listés, de définir précisément quelles sont les personnes concernées par les thèmes définis. Non seulement, cela sera plus simple de suivre la direction souhaitée lors de la visioconférence, mais aussi tous les participants se sentiront concernés lors de la réunion.

3 – Assurez vous de la disponibilité de tout le monde et invitez les participants individuellement


Avant de fixer la date et l’heure de la réunion, assurez-vous que tout le monde est disponible. Afin d’être certain que tout le monde pourra répondre présent le jour de la réunion, envoyez une invitation à tous les participants quelques semaines à l’avance. Vous pouvez également utiliser une application de planification telle que Doodle ou Vyte, pour permettre à tous les participants de sélectionner des créneaux sur lesquels ils sont disponibles. Si vous disposez de plusieurs bureaux sur des fuseaux horaires différents, n’oubliez pas de prendre en compte le décalage horaire.

planification calendrier en ligne


Envoyez également une invitation la veille du jour J pour rappeler les objectifs de la réunion ainsi que les horaires de celle-ci. Indiquez quels sont les éventuels invités et donnez des détails supplémentaires sur le format de la réunion et les thèmes abordés.

Vous pouvez également inclure un document reprenant les bonnes pratiques que chacun doit adopter pour le bon déroulement de la conférence : indiquer un nom d’utilisateur, couper le micro lorsque l’on ne parle pas, demander avant de prendre la parole, éteindre les téléphones pour éviter les distractions et interférences, etc. Ainsi, vous éviterez de perdre du temps en rappelant individuellement les règles à respecter pour le bon déroulement de la réunion.

Attention : La plupart des solutions de visioconférence nécessitent de générer un lien à partager par le biais duquel on peut rejoindre la réunion. Veillez à ne pas partager ce lien publiquement afin d’éviter que n’importe qui se joigne à la webconférence. De même, cela rejoint le fait qu’il faille choisir un outil sécurisé. Certaines solutions vous permettent d’ajouter un mot de passe pour être autorisé à rejoindre la conférence.

4 – Privilégiez un environnement calme, lumineux et neutre


Maintenant que vous disposez des éléments importants pour bien aborder votre visioconférence , à savoir des objectifs clairs et un matériel qui fonctionne correctement, il vous faut trouver l’endroit adéquat pour assurer le bon déroulement de votre réunion.

Bien que celle-ci se déroule à distance, il est important d’en faire un moment de partage productif et efficace, mais également agréable. Le lieu dans lequel vous choisissez de vous installer pour votre webconférence est important. Personne n’a envie de voir et entendre vos enfants qui jouent à cache-cache juste à côté… Préférez donc une pièce calme et fermée pour éviter les éventuelles distractions.

femme organisée visioconférence


Si possible, préférez une pièce qui fait entrer la lumière naturelle. De cette façon, votre visage sera illuminé, et cela sera plus agréable pour les autres participants. Néanmoins, si votre pièce ne fait pas entrer beaucoup de soleil, vous pouvez aussi vous installer sous un léger éclairage (pas trop fort, pour éviter les maux de têtes).

En ce qui concerne l’arrière plan, il est préférable que celui-ci soit neutre. Un simple mur fera largement l’affaire (s’il n’est pas vert fluo bien évidemment). L’idée est non seulement d’éviter de fatiguer les yeux des autres participants, mais également de ne pas les distraire. L’environnement dans lequel vous vous trouver doit être le plus simple possible, pas complètement vide, mais pas surchargé de documents ou objets de décoration.

5 – Optez pour une tenue simple et adaptée


Ce n'est pas parce que vous travaillez de chez vous que vous pouvez vous permettre d’assister à vos réunions en pyjama ou sans pantalon (oui, 11% des personnes ne porteraient pas de pantalon lors des appels vidéo). On ne vous demande pas non plus de porter un costume trois pièces. Il s’agit simplement de trouver le juste milieu. Bien sûr, il n'y a pas non plus besoin d'en faire trop avec un costume trois pièces ou un tailleur. Trouvez un juste milieu et choisissez une tenue simple et décontractée, qui reste en accord avec le code vestimentaire de votre lieu de travail.

homme avec chemise simple visioconférence


Evitez les rayures et les motifs à carreaux qui peuvent créer des ondulations à l’image et distraire vos interlocuteurs, ainsi que les vêtements uni blancs ou noirs qui peuvent causer des problèmes de mise au point et d’exposition à la lumière.

6 – Installez-vous confortablement


Le confort est également un point à ne pas négliger lors d’une visioconférence. Une étude menée par Barco et Circle Research met en avant le fait qu’une réunion dure en moyenne 48 minutes. Il est donc essentiel que vous vous sentiez à l’aise tout au long de celle-ci.

femme travail à domicile


Choisissez une chaise ou un fauteuil confortable. L’idéal est une chaise de bureau dont vous pouvez régler la hauteur. En effet, le choix d’une bonne chaise est essentiel dans l'ergonomie et l’ameublement d’un bureau. Ainsi, cela vous évitera non seulement de gesticuler et de rendre la réunion moins agréable, mais également d’avoir des douleurs au niveau du dos et de la nuque.

7 – Assurez-vous que tout le monde est identifiable


Les outils de visioconférences vous permettent d’afficher le nom de chaque utilisateur. Veillez à ce que chacun renseigne son nom d’utilisateur (ou pseudo) dans les paramètres de son interface, notamment si c’est la première fois que vous organisez ce type de réunion ou lorsque certains participants ne se connaissent pas.

Petite astuce : Pour que tout le monde pense à renseigner son nom d’utilisateur, indiquez-le dans votre invitation à la réunion.

8 – Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas


Même si vous faites en sorte d’être extrêmement silencieux pendant que quelqu'un d'autre parle, la plupart des microphones sont sensibles mêmes à des sons faibles. Ainsi, tout le monde vous entend lorsque vous mâchez un chewing-gum ou que vous jouez les musiciens avec votre stylo...

Désactivez toujours le microphone lorsque vous ne parlez pas afin d’éviter les bruits de fond qui peuvent devenir très gênants pour tout le monde. Ne l'activez que lorsque vous avez besoin de prendre la parole. De même, imaginons qu’une personne entre dans la pièce et commence à parler pendant votre réunion (ce qui est tout à fait possible si vous travaillez de chez vous), cela vous évitera de vous précipiter pour trouver le bouton “mute”.

9 – Nommez l’animateur de la réunion


Selon une étude menée par Wisembly en partenariat avec l’IFOP, 23% des personnes interrogées déclarent que certains monopolisent la parole. Afin d’éviter que la visioconférence s’éternise, vous pouvez nommer une personne qui sera chargée de faire en sorte que la réunion ne s’éternise pas.

Pour cela, donnez-lui tous les détails sur les différents thèmes qui seront abordés lors de la conférence, ainsi que la durée maximum dédiée pour chaque point (une sorte de feuille de route). Ainsi, cette personne sera en mesure d’indiquer régulièrement le temps qu’il reste afin de pas perdre en efficacité. Cette personne sera également en charge de fluidifier les échanges et de distribuer la parole afin d’éviter les prises de paroles simultanées.

Petite astuce : Certains outils permettent d'indiquer que vous souhaitez prendre la parole grâce à une fonction “Lever la main” ou à un chat, permettant de ne pas couper l’échange en cours. Ainsi tout le monde sait que vous souhaitez parler et l’animateur reviendra vers pour vous laisser vous exprimer. Une fois qu’il vous y invite, activez votre micro et prenez la parole.

10 – Conclure correctement la réunion


A la fin de la visioconférence, résumez à l’oral les points abordés, les missions principales ainsi que les éléments qui constitueront la prochaine réunion. Il est important que vous vous assuriez que chacun ait correctement pris connaissance des décisions prises ainsi que des missions qui lui ont été confiées.

compte rendu réunion


Consacrez un temps consacré aux questions-réponses, de 5 à 10 minutes à la fin de la réunion. De cette manière, chacun peut poser librement ses questions et soulever des problématiques qui n’ont pas été correctement abordées et vous serez en mesure d'évaluer que les objectifs ont bien été atteints et que tout est clair dans l’esprit de chaque participant?

Enfin, n’oubliez pas de partagez un compte rendu clair et précis de 2 pages maximum, dans les 24 heures qui suivent la visioconférence. Dans celui-ci, faites une synthèse des échanges, des décisions prises, des actions à mener ainsi que des éventuels commentaires.


Ringover a développé Meet by Ringover, un outil de visioconférence gratuit et 100% sécurisé. En 1 clic, ouvrez une salle de réunion virtuelle, accessible à tout moment, depuis n’importe quel support et cela sans téléchargement et sans aucune donnée personnelle à renseigner.

Nous avons rassemblé dans cet article toutes les fonctionnalités de Meet by Ringover afin de vous aider à organiser et à réussir vos visioconférences grâce à notre outil.

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