Télétravail et téléphonie IP

8 conseils pour bien organiser vos conférences téléphoniques

Claire-Emilie 31 mars 2020

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Selon une étude menée par Barco et Circle Research, la durée moyenne d’une réunion est de 48 minutes, sachant que même lorsque les objectifs de la réunion sont clairement définis, seulement 30% du temps y est consacré.

D’autant plus que, selon cette même étude, 11% du temps est “perdu” à attendre une personne ayant du retard. Ne serait-il pas plus judicieux de prendre un temps pour ré-organiser dans sa globalité les réunions de travail ?Les modes de travail devenant plus flexibles, mobiles et nomades amènent les entreprises à travailler différemment et à privilégier des processus adaptés.

C’est dans ce contexte que les entreprises privilégient de plus en plus les conférences téléphoniques, parfois aussi appelées audioconférences ou “conf-calls”, afin de mener à bien leurs réunions de travail. Cette nouvelle méthode de réunion à distance devient de plus en plus répandue et offre de nombreux avantages en termes de gain de temps et d’organisation.

A quel moment est-il nécessaire de faire une conférence téléphonique ? Comment y impliquer chaque collaborateur ? Comment garder l’attention de tous les participants lors d’une conférence téléphonique ? Quel ton adopter ? Comment définir les différents points à aborder ? Comment clore une conférence téléphonique correctement ?

Il est important de savoir comment bien organiser une conférence téléphonique afin d’en tirer le maximum de bénéfices. Dans cet article, nous allons mettre en avant 8 conseils afin d’organiser au mieux vos conférences téléphoniques tout en permettant de ne pas perdre en efficacité et en rendant la collaboration plus agréable.

1 - Énumérer les points importants qui seront abordés

Quelques jours avant la conférence, pensez à fixer les objectifs et les différents éléments qui seront abordés. Le but étant, entre autres, de ne pas perdre de vue l’objectif principal de la réunion. Et cela passe par le fait de limiter le nombre de points qui seront évoqués.

L’erreur à ne pas faire est de vouloir aborder beaucoup trop de sujets, plus ou moins divergents, et de perdre le fil au cours de la conférence.

Si vous êtes en charge de l’organisation d’une conférence téléphonique, préférez alors prendre un temps pour définir clairement le thème et les objectifs de la réunion avant d’entrer dans les détails et d’en informer les différents participants.

Au fur et à mesure du temps, vous aurez la possibilité d’affiner les sujets qui seront abordés en fonction des commentaires et des idées des participants. Ainsi, si chaque participant sait clairement quels seront les sujets abordés, il pourra se projeter précisément sur sa contribution à tel ou tel sujet. Une réunion sans objectif, c’est tout simplement une discussion. Et cela devient tout simplement inutile !

2 - Sélectionner les participants

Une des erreurs les plus fréquentes lors de la mise en place de conférence téléphonique est le fait d’inviter trop de monde à y participer. Effectivement, les contraintes étant moindres (frais de déplacements, salle de réunion assez grande…), les organisateurs peuvent s’avérer peu attentifs concernant ces éléments.

D’autant plus que, plus il y a de monde qui participent à la conférence, plus il devient compliqué de suivre une direction précise.

De la même manière, il est essentiel de sélectionner les personnes dont le niveau hiérarchique est plus ou moins le même, et dont le poids de la parole sera similaire. En effet, il n’y a aucun intérêt à convier un participant dont le niveau hiérarchique est bien plus bas que les autres dans la mesure où il pourra être en difficulté pour s’exprimer et se faire entendre.

Pensez à envoyer une invitation à votre liste de participants quelques jours auparavant afin que chacun puisse commenter et apporter ses idées. Ainsi, le déroulement de la conférence sera clair pour chacun et le sentiment d’inclusion de chaque participant sera renforcé.

3 - Définir clairement le rôle de chacun

Pour qu’une conférence téléphonique se déroule dans les meilleures conditions, il est non seulement indispensable de rassembler les bonnes personnes mais il est également primordial que chaque participant comprenne son rôle.

Comprendre son rôle, cela veut aussi dire qu’il faut comprendre ses “missions” lors de la conférence. Qu’il s’agisse de l’animateur de la conférence ou des autres participants, chacun devra être organisé que ce soit avant, pendant ou après la conférence.En ce qui concerne l’animateur de la conférence téléphonique, il aura la responsabilité de définir clairement les objectifs de la conférence tout en s’assurant de la bonne organisation et du suivi complet de la conférence.

Pour ce qui est des participants, il devront comprendre le but de la conférence afin de se préparer de manière adéquate à celle-ci. Ainsi, ils seront en mesure de se montrer engagés lors de la conférence et pourront effectuer correctement le suivi des actions dont ils sont responsables.

Pensez également à définir une personne chargée de la prise de note et du compte rendu de la conférence. Il est essentiel de garder une trace écrite du déroulé de la réunion et des décisions prises au cours de celle-ci. La prise de note se fait tout au long de la conférence et pourra être peaufiner à la fin de celle-ci pour constituer un compte rendu clair, qui sera transmis à tous les participants.

4 - Privilégier un environnement adéquat

Désormais, vous disposez des éléments importants pour bien aborder votre conférence : les objectifs clairs, les bonnes personnes ainsi qu’un appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) qui fonctionne correctement.

Une conférence téléphonique, même si elle se déroule par définition à distance, il est important d’en faire un moment de partage productif et efficace. mais également agréable. Et cela passe par un bon environnement de travail ! Dans la mesure du possible, privilégiez alors un endroit avec un bon éclairage et utilisez un équipement audiovisuel opérationnel.

Quel que soit votre rôle au sein de la conférence, vous aurez pour objectif de vous assurer d’entendre et d’être entendu clairement, malgré l’environnement dans lequel vous vous trouvez et les bruits potentiels autour de vous.

Afin de vous aider à compenser les bruits de fond et les éventuelles distractions autour de vous, tout en veillant être clairement entendu par les autres participants, vous pouvez opter pour un micro-casque avec réduction de bruit. Chez Ringover, nous utilisons le Jabra Evolve 80. Le Sennheiser PC8 est également un bon produit, pour un coût moins élevé.

5 - Etre ponctuel

La ponctualité est un élément essentiel, qu’il s’agisse d’une réunion physique ou d’un rendez-vous téléphonique.

Dans le cas où vous êtes l’organisateur de la réunion, prenez quelques minutes avant le début de votre conférence pour la préparer: vérifiez que votre matériel fonctionne correctement et que votre batterie est suffisamment chargée, fournissez les liens corrects, les numéros d’appel ainsi que les codes d’accès, testez les outils de collaboration virtuelle à l’avance, et assurez-vous que les intervenants - s’il y en a - sont disponibles, etc.

De même, lorsque vous êtes participant, prenez un temps avant le début de la conférence pour comprendre le but de votre présence et votre rôle. Assurez-vous que votre équipement fonctionne correctement et préparez éventuellement votre intervention ou les idées que vous souhaitez mettre en avant en lisant l’ordre du jour et les documents envoyés.

L’un des avantages majeurs d’une conférence téléphonique est que, peu importe où vous vous trouvez, vous avez la possibilité de vous joindre à la conférence. Autrement dit, les embouteillages ne sont plus une excuse pour être en retard à une réunion téléphonique !

6 - Désigner l’animateur de la conférence

L’animateur a un rôle important étant donné qu’il veille au bon déroulement de la conférence et à l’efficacité de celle-ci. L’une de ses missions principales est d’aider l’ensemble des participants à travailler efficacement afin d’atteindre des objectifs fixés.

Cela passe par la gestion des interventions de chacun lors de la conférence. En d’autres termes, l’objectif est de permettre à chacun d’exposer ses idées, de recadrer les personnalités difficiles, de stimuler le groupe (lorsqu’un débat s’épuise par exemple), ou encore de recentrer le groupe lorsque la discussion s’éloigne du sujet principal.

Lors d’une conférence téléphonique, ce rôle est d’autant plus important du fait que la communication se fait par l’intermédiaire de la voix uniquement. L’animateur doit alors être en mesure d’identifier parfaitement chaque participant sans forcément le voir.

Il est donc conseillé de mettre en place des règles claires afin d’éviter la cacophonie, par exemple, mettre en place un ordre d’intervention ou inviter chaque participant à prendre la parole en commençant par énoncer son nom.

Enfin, l’animateur doit avoir conscience de son rôle de support pour l’ensemble du groupe afin de permettre la réussite de la conférence téléphonique.

7 - Savoir capter l’attention de tous les participants

Au téléphone, la voix est le seul élément vous permettant de communiquer et de capter l’attention de tous. Il est alors primordial, dans un premier temps, de savoir comment capter l’attention de l’ensemble des participants par le simple biais de la voix. Cela passe par l’emploi d’un ton et d’un débit adapté.

Pensez alors à favoriser les interactions entre les participants. Demandez-leur de partager leurs idées, ou encore de donner leur avis sur un sujet donné.

De même, permettez à chacun des participants de s’impliquer individuellement. En d’autres termes, cela signifie de leur demander de réfléchir individuellement à une problématique pendant une minute, par exemple. Tant que tous les participants se sentent impliqués et connectés, le risque de perte d’attention est fortement diminué.

8 - Conclure par un compte rendu clair et précis

Selon une étude menée par Wisembly en partenariat avec l’IFOP, 48% des sondés affirment que les réunions auxquelles ils assistent sont rarement suivies d’un compte rendu. Or, il est indispensable de synthétiser les points abordés et les décisions prises dans un compte-rendu. Ce dernier doit être rédigé juste après la fin de la conférence, en s’appuyant sur les notes prises tout au long de celle-ci.

Afin que ce compte rendu soit le plus complet possible, il devra reprendre les éléments suivants:

L’objet et la date de la conférence
La liste des participants et éventuellement les rôles de chacun
Les sujets abordés (synthèse des échanges, décisions prises, actions à mener)
Les commentaires et les points à améliorer

Il est également recommandé de faire relire le compte rendu par une autre personne qui pourra s’assurer que rien n’a été oublié et que le document est clair. Le compte rendu devra être diffusé assez rapidement - dans les 3 jours maximum - à l’ensemble des participants ainsi qu’au personnes qui pourraient être intéressées par les sujets abordés lors de la conférence.

Avec Ringover, collaborez instantanément avec vos collègues en les invitant à participer à un appel en cours ou créez un numéro dédié pour organiser des conférences téléphoniques entièrement personnalisables. Musique d'attente, sonnerie d'entrée, nombre de participants maximum, paramétrage des micros, enregistrement de la conférence… paramétrez vos conférences téléphoniques à l’infini !

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