8 conseils pour bien organiser vos conférences téléphoniques

- 1 - Énumérer les points importants qui seront abordés
- 2 - Sélectionner les participants
- 3 - Définir clairement le rôle de chacun
- 4 - Privilégier un environnement adéquat
- 5 - Etre ponctuel
- 6 - Désigner l’animateur de la conférence
- 7 - Savoir capter l’attention de tous les participants
- 8 - Conclure par un compte rendu clair et précis
Selon une étude menée par Barco et Circle Research, la durée moyenne d’une réunion est de 48 minutes, sachant que même lorsque les objectifs de la réunion sont clairement définis, seulement 30% du temps y est consacré.
1 - Énumérer les points importants qui seront abordés
Quelques jours avant la conférence, pensez à fixer les objectifs et les différents éléments qui seront abordés. Le but étant, entre autres, de ne pas perdre de vue l’objectif principal de la réunion. Et cela passe par le fait de limiter le nombre de points qui seront évoqués.

L’erreur à ne pas faire est de vouloir aborder beaucoup trop de sujets, plus ou moins divergents, et de perdre le fil au cours de la conférence.
2 - Sélectionner les participants
Une des erreurs les plus fréquentes lors de la mise en place de conférence téléphonique est le fait d’inviter trop de monde à y participer. Effectivement, les contraintes étant moindres (frais de déplacements, salle de réunion assez grande…), les organisateurs peuvent s’avérer peu attentifs concernant ces éléments.

De la même manière, il est essentiel de sélectionner les personnes dont le niveau hiérarchique est plus ou moins le même, et dont le poids de la parole sera similaire. En effet, il n’y a aucun intérêt à convier un participant dont le niveau hiérarchique est bien plus bas que les autres dans la mesure où il pourra être en difficulté pour s’exprimer et se faire entendre.
3 - Définir clairement le rôle de chacun
Pour qu’une conférence téléphonique se déroule dans les meilleures conditions, il est non seulement indispensable de rassembler les bonnes personnes mais il est également primordial que chaque participant comprenne son rôle.

Comprendre son rôle, cela veut aussi dire qu’il faut comprendre ses “missions” lors de la conférence. Qu’il s’agisse de l’animateur de la conférence ou des autres participants, chacun devra être organisé que ce soit avant, pendant ou après la conférence.En ce qui concerne l’animateur de la conférence téléphonique, il aura la responsabilité de définir clairement les objectifs de la conférence tout en s’assurant de la bonne organisation et du suivi complet de la conférence.
4 - Privilégier un environnement adéquat
Désormais, vous disposez des éléments importants pour bien aborder votre conférence : les objectifs clairs, les bonnes personnes ainsi qu’un appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) qui fonctionne correctement.

Une conférence téléphonique, même si elle se déroule par définition à distance, il est important d’en faire un moment de partage productif et efficace. mais également agréable. Et cela passe par un bon environnement de travail ! Dans la mesure du possible, privilégiez alors un endroit avec un bon éclairage et utilisez un équipement audiovisuel opérationnel.
5 - Etre ponctuel
La ponctualité est un élément essentiel, qu’il s’agisse d’une réunion physique ou d’un rendez-vous téléphonique.

Dans le cas où vous êtes l’organisateur de la réunion, prenez quelques minutes avant le début de votre conférence pour la préparer: vérifiez que votre matériel fonctionne correctement et que votre batterie est suffisamment chargée, fournissez les liens corrects, les numéros d’appel ainsi que les codes d’accès, testez les outils de collaboration virtuelle à l’avance, et assurez-vous que les intervenants - s’il y en a - sont disponibles, etc.
6 - Désigner l’animateur de la conférence
L’animateur a un rôle important étant donné qu’il veille au bon déroulement de la conférence et à l’efficacité de celle-ci. L’une de ses missions principales est d’aider l’ensemble des participants à travailler efficacement afin d’atteindre des objectifs fixés.

Lors d’une conférence téléphonique, ce rôle est d’autant plus important du fait que la communication se fait par l’intermédiaire de la voix uniquement. L’animateur doit alors être en mesure d’identifier parfaitement chaque participant sans forcément le voir.
7 - Savoir capter l’attention de tous les participants
Au téléphone, la voix est le seul élément vous permettant de communiquer et de capter l’attention de tous. Il est alors primordial, dans un premier temps, de savoir comment capter l’attention de l’ensemble des participants par le simple biais de la voix. Cela passe par l’emploi d’un ton et d’un débit adapté.

Pensez alors à favoriser les interactions entre les participants. Demandez-leur de partager leurs idées, ou encore de donner leur avis sur un sujet donné.
8 - Conclure par un compte rendu clair et précis
Selon une étude menée par Wisembly en partenariat avec l’IFOP, 48% des sondés affirment que les réunions auxquelles ils assistent sont rarement suivies d’un compte rendu. Or, il est indispensable de synthétiser les points abordés et les décisions prises dans un compte-rendu. Ce dernier doit être rédigé juste après la fin de la conférence, en s’appuyant sur les notes prises tout au long de celle-ci.

Afin que ce compte rendu soit le plus complet possible, il devra reprendre les éléments suivants:
- L’objet et la date de la conférence
- La liste des participants et éventuellement les rôles de chacun
- Les sujets abordés (synthèse des échanges, décisions prises, actions à mener)
- Les commentaires et les points à améliorer
Il est également recommandé de faire relire le compte rendu par une autre personne qui pourra s’assurer que rien n’a été oublié et que le document est clair. Le compte rendu devra être diffusé assez rapidement - dans les 3 jours maximum - à l’ensemble des participants ainsi qu’au personnes qui pourraient être intéressées par les sujets abordés lors de la conférence.