Transcription audio en texte : logiciel pour transcrire ses enregistrements
- La transcription audio en texte, qu'est-ce que c'est ?
- Quels sont les différents usages de la transcription ?
- Comment obtenir une bonne transcription ?
- Quels sont les avantages et inconvénients de la transcription automatique ?
- La transcription automatique est-elle l'apanage des grands comptes ?
- Quelles solutions pour la transcription audio en texte ?
- Le mot de la fin
- FAQ
Elle semble bien loin l'époque où il fallait réserver deux à trois heures de son temps pour analyser ses entretiens téléphoniques et les retranscrire au format texte. Le marché de la transcription audio en texte a littéralement explosé ces dernières années.
Cependant, comment en tirer réellement parti ? Quels outils utiliser pour la transcription automatique ?
La transcription audio en texte, qu'est-ce que c'est ?
La transcription audio en texte est un processus qui consiste à convertir un fichier audio en texte.
L'idée est de passer de l'oral à l'écrit. Les fichiers transcriptibles sont de différentes natures. Il peut s'agir d'enregistrements d'appels téléphoniques, de messages vocaux, de conférences, de comptes rendus, de vidéos etc.
La transcription est un travail qui exige de la rigueur et beaucoup de temps. Certaines personnes en font même leur métier. Mais lorsque l'on est une PME, faire appel à un transcripteur n'est pas toujours donné, d'où l'utilisation de logiciels spécifiques.
Les différents types de transcription
Le processus de transcription n'est pas une simple conversion. Il a pour but de rendre le contenu audio/vidéo plus accessible à travers un support écrit sans altérer la teneur des propos des personnes enregistrées.
Il existe différents types de transcription :
- Littérale ou intégrale : elle inclut les hésitations, les répétitions, les rires ainsi que les silences. Concrètement, il s'agit d'une transcription mot à mot.
- Reformulée : le transcripteur corrige les erreurs de formulation, les erreurs syntaxiques et ne retranscrit pas les rires, ni les hésitations.
- Synthétisée : elle ne nécessite pas de reprendre totalement l'audio, et résume simplement son contenu en fonction des critères demandés par le client.
Qu'est-ce que la transcription automatique ?
Si la transcription connaît un regain de popularité ces dernières années, c'est en partie grâce aux nouvelles technologies, notamment en matière de reconnaissance vocale, qui ont permis de l'automatiser et aussi de l'intégrer aux outils du quotidien dans bon nombre de secteurs.
Définition de la transcription automatique
La transcription automatique consiste donc à passer de l'audio à l'écrit à l'aide d'un logiciel en utilisant des techniques de traitement du langage naturel et/ou l'intelligence artificielle. Les logiciels de transcription sont dotés d'algorithmes qui reconnaissent et font correspondre des séquences sonores avec des mots qui seront ensuite écrits.
Comment la transcription automatique fonctionne t-elle ?
Bien qu'il s'agisse d'un processus complexe, on peut tout de même résumer les étapes de la transcription automatique de la façon suivante :
- Enregistrement audio : les voix à transcrire sont enregistrées et sauvegardées en local ou sur un serveur (en fonction du service utilisé).
- Traitement du fichier audio : l'enregistrement est alors divisé en plusieurs unités qui seront analysées pour en faire ressortir les caractéristiques acoustiques telles que les fréquences et les amplitudes et ensuite identifier les mots.
- Reconnaissance vocale : D'énormes progrès ont été faits en matière de traitement automatique des langues. Les algorithmes des logiciels utilisent des modèles de langage (des statistiques qui représentent des schémas de paroles et de langage), de grands volumes de données vocales et des modèles acoustiques pour faire la correspondance entre le son de l'enregistrement et les mots.
- Post-traitement : En fonction de sa précision, le logiciel peut ensuite effectuer une correction de la reconnaissance vocale, supprimer des doublons, identifier chaque interlocuteur, etc.
Quels sont les différents usages de la transcription ?
Nous l'évoquions plus haut dans cet article : qu'elle soit automatique ou manuelle la transcription est désormais très prisée par les professionnels. Certains secteurs d'activité sont en demande :
- Les chercheurs
- Les professionnels du droit
- Les professionnels de la vente
- Les professionnels en service client
- Le marketing
- Les créateurs de contenu
- Le secteur médical
- La presse
- Les collectivités territoriales
Nous nous arrêterons spécifiquement sur les cas des professionnels de la vente, de la relation client et du marketing.
Quel est l'intérêt de la transcription automatique pour les équipes commerciales ?
Je parie qu'il vous est déjà arrivé de finir un appel téléphonique avec un prospect et d'essayer de repenser à la substance de votre échange. Même avec une excellente mémoire, certains détails peuvent vous échapper. Si vous êtes un professionnel de la vente, la transcription automatique peut vous aider de plusieurs façons pour :
- L'analyse conversationnelle
- La formation et le perfectionnement
- La documentation et l'archivage
On vous explique tout cela en détails :
Analyse conversationnelle
Grâce à la transcription audio en texte, les commerciaux peuvent analyser plus facilement leurs conversations avec leurs prospects et clients. Le but ? Identifier ou retrouver rapidement des informations qui les renseignent sur les besoins et attentes de leur interlocuteur afin d'adapter leur discours en fonction et trouver de nouvelles tactiques de vente.
Formation et perfectionnement
Si vous êtes directeur commercial ou manager, la transcription des appels peut vous aider à compléter votre arsenal de double-écoute à des fins de formation et de perfectionnement. Vous identifierez plus facilement les points d'améliorations de vos collaborateurs pour les aider à exploiter pleinement leur potentiel.
Documentation et l'archivage
La transcription automatique est également un excellent moyen de garder une trace écrite de toutes vos intéractions avec des prospects et clients clés. Ainsi, vous avez l'assurance de n'oublier aucun élément important pour la fidélisation d'un client ou le closing d'une vente.
En quoi la transcription automatique est-elle utile au service client ?
La transcription automatique se révèle très utile pour les équipes en charge du service client pour :
- L'analyse des intéractions avec la clientèle
- Le suivi de la qualité de service
- La formation des conseillers
L'analyse des intéractions avec les clients
La transcription permet aux professionnels d'identifier et de mieux comprendre l'origine des problématiques soulevées au cours des conversations. L'entreprise peut également analyser ces interactions pour identifier des tendances.
La qualité de service
La transcription automatique est un outil de suivi de la qualité des interactions entre les clients et l'entreprise. Elle peut être utilisée pour comparer le discours des agents et leurs scripts d'appels à des fins d'amélioration de la qualité de service.
La formation des conseillers
Les responsables d'équipes de support peuvent s'en servir pour évaluer la manière dont leurs conseillers gèrent les requêtes des clients, identifier des points d'amélioration ou des points forts.
Quel intérêt la transcription automatique revêt-elle pour le marketing ?
L'analyse conversationnelle peut être utile aux équipes marketing lorsqu'elles cherchent à comprendre les besoins de leurs clients, leurs préférences. Elle peut même renseigner les équipes sur les tendances du marché.
Les données collectées seront ensuite utilisées pour adresser un message en parfaite adéquation avec les attentes des clients à travers divers médias tels que les articles de blog, les vidéos, les podcasts.
La transcription automatique des conversations des clients est donc une véritable mine d'or dans le cadre de la définition des personas et de l'optimisation des contenus marketing.
Comment obtenir une bonne transcription ?
Pour obtenir une bonne transcription, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs tels que le type de transcription, le choix du service de transcription, ainsi que les compétences du transcripteur si vous faites appel à un professionnel.
Quels sont les avantages et inconvénients de la transcription automatique ?
| Avantages ➕ | Inconvénients ❌ |
|---|---|
| Rapidité d'exécution Généralement dopés par des serveurs ultra-performants, les systèmes de transcription automatique sont très efficaces et rapides lorsqu'il s'agit de traiter de grands volumes de contenu. | La précision Malgré les énormes progrès réalisés notamment en matière d’intelligence artificielle, les transcriptions réalisées automatiquement peuvent comporter quelques erreurs. Les facteurs qui les impactent directement sont généralement, le bruit, les accents, la parole, le niveau de langage utilisé. |
| Disponibilité Il est possible de solliciter une machine pour une transcription à tout moment, ce qui simplifie les processus et la rend accessible aux personnes qui en ont besoin en dehors des horaires de travail habituels. | Le lexique limité Certains termes trop spécifiques à une industrie ou trop techniques peuvent parfois être manquant à l'écrit parce que le logiciel ne parvient pas à faire la correspondance avec ce terme précis dans sa base de données. |
| Praticité Les solutions de transcription automatique sont souvent très simples d'utilisation. En effet, elles ne requièrent pas de compétences techniques particulières et sont plutôt accessibles. | Des difficultés à contextualiser Certaines solutions ne parviennent pas toujours à saisir les nuances de langue ou les références culturelles, et des erreurs d'interprétations peuvent survenir s'il la transcription n'est pas contextualisée. |
| Amélioration continue Grâce aux progrès réalisés en matière d'intelligence artificielle, et de traitement des données, les transcriptions automatiques s'améliorent en continu. | La confidentialité Comme nous l'évoquions plus haut, certains logiciels stockent les données (audio et textes transcrits) sur des serveurs tiers, ce qui peut poser des problèmes en matière de sécurité et de confidentialité. |
La transcription automatique est-elle l'apanage des grands comptes ?
Fut un temps, la réponse à cette question aurait été différente, mais aujourd'hui, la transcription automatique de qualité n'est pas exclusivement réservée aux grands comptes. Les technologies sont plus performantes, les coûts ont généralement baissé et les acteurs sur le marché sont plus nombreux.
Désormais, vous pouvez trouver une solution de transcription automatique qui correspond aux contraintes de votre entreprise en termes de taille, de type de données audio à transcrire (appels, messages, conférences, interview, etc.) et de coût.
Il est néanmoins vrai que les grandes entreprises ont un train d'avance ainsi que des budgets plus conséquents pour investir dans une solution de transcription automatique plus avancée et personnalisée, adaptée à leurs besoins spécifiques.
Quelles solutions pour la transcription audio en texte ?
Plusieurs solutions s'offrent à vous pour réaliser des transcriptions automatiques. Vous pouvez utiliser une plateforme en ligne sur laquelle vous importerez les fichiers à transcrire.
La deuxième solution qui s'offre à vous consiste à utiliser un service de transcription compatible avec vos outils métiers. En effet, il existe des solutions qui s'intègrent à vos logiciels de communication. Certaines vous permettent d'enregistrer directement vos appels, d'autres nécessiteront une intervention manuelle pour l'import des fichiers à transcrire.
Notre solution de communication Ringover dispose de son propre module de transcription automatique qui ne nécessite quasiment aucune intervention de votre part.
La transcription automatique Ringover fonctionne aussi pour les messages vocaux. Vous n'aurez donc plus besoin de réécouter les messages laissés par les personnes qui cherchent à vous joindre. Il vous suffira d'accéder en quelques secondes à la transcription pour connaître le motif de vos appels manqués et mieux prioriser les rappels.
Le mot de la fin
La transcription automatique révolutionne et bouleverse bon nombre de secteurs d'activité, notamment celui du journalisme et de la recherche. Plus accessible et performante qu'auparavant mais encore perfectible, elle est désormais prisée par les entreprises de toutes tailles.
Elle revêt un intérêt particulier pour les professionnels de la vente, les équipes marketing et les spécialistes de la relation client qui peuvent, grâce à elle, avoir une meilleure compréhension de leur clientèle.
Pour en savoir plus sur la transcription et la façon dont elle peut vous aider dans votre activité, vous pouvez demander une démonstration gratuite ou contacter directement nos experts en la matière au 01 84 800 800.
FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de transcription par IA ?
Un logiciel de transcription par intelligence artificielle est un programme informatique qui permet de passer de la parole au texte. Les logiciels de ce type utilisent des algorithmes d'apprentissage automatique pour analyser des modèles de langage, segmenter les enregistrements audio en unités minimales et faire correspondre chacune de ces unités à un élément à l'écrit.
Comment rechercher un mot dans un fichier audio ?
La méthode la plus fiable et la plus simple pour détecter un mot dans une piste audio consiste à convertir cet audio en texte à l'aide d'un logiciel de transcription automatique et à effectuer une recherche dans ce texte. La fonctionnalité de transcription des appels et messages vocaux de Ringover dispose d'une fonctionnalité de recherche à l'intérieur du texte transcrit.
Comment transcrire automatiquement un fichier audio en texte ?
Pour transcrire automatiquement un fichier audio en document texte, vous devez vous munir d'un logiciel doté d'un système de reconnaissance vocale pour la langue utilisée dans votre fichier audio. En ligne, vous trouverez des plateformes gratuites plus ou moins efficaces pour la transcription.
Cependant, la gratuité à un ses limites, et les plateformes de transcription gratuite ou freemium restreignent généralement la durée des fichiers à transcrire.
L'autre écueil à éviter concerne la teneur des fichiers à transcrire. En effet, si votre enregistrement contient des informations sensibles, nous vous recommandons d'opter pour une solution 100% fiable qui n'hébergera pas vos données sur des serveurs tiers peu sécurisés.
Quel logiciel pour transcrire l'audio en texte ?
Il existe de nombreux logiciels pour la transcription de l'audio en texte, certains sont pensés pour répondre à des besoins très précis : le sous-titrage en temps réel pour les vidéos, la dictée, la transcription de conversations, de réunions, de podcasts, etc. Parmi les solutions les plus efficaces on peut citer :
- Ringover (option de transcription des appels et des messages vocaux en français, en espagnol et en anglais)
- Amberscript (transcription audio et sous-titrage)
- Otter (transcription en Anglais des réunions et interviews)
- Trint (sous-titrage des vidéos)
Quel est le meilleur logiciel de transcription ?
Le meilleur outil de transcription pour votre entreprise est celui qui correspond le mieux à vos besoins et à vos contraintes en termes de langues prises en compte, de volume de données, de niveau de précision attendu, et de rapidité.
Pour choisir le meilleur logiciel de transcription, listez vos besoins au préalable. Aurez-vous besoin de transcrire des appels, des messages vocaux, des réunions en visioconférence, de la dictée, des vidéos ou audio en temps réel ?
Il existe une grande variété de logiciels de transcription. Voici quelques noms d'applications ou de services de transcription destinés aux entreprises :
- Ringover pour la transcription des messages vocaux et des appels
- Dragon NaturallySpeaking pour contrôler un ordinateur par la voix et pour la dictée
- Sonix pour des réunions, des interviews, le marketing, les transcriptions juridiques, etc.
- Trint pour les sous-titres de vidéo
