Qu’est-ce que la téléphonie d’entreprise dématérialisée ?

La téléphonie d'entreprise dématérialisée, ou téléphonie cloud, révolutionne les communications professionnelles. En remplaçant les infrastructures physiques par des serveurs virtuels dans le cloud, elle offre une flexibilité, une scalabilité et À la place des équipements encombrants et des installations techniques coûteuses, des serveurs distants prennent le relais.

Les appels transitent désormais via Internet, affranchis des contraintes liées aux lignes traditionnelles. Ce glissement vers une infrastructure 100 % numérique ne se limite pas à un simple changement de canal : il ouvre la voie à une toute autre expérience. Une expérience où souplesse et évolutivité deviennent des standards.

Centralisation des échanges, distribution intelligente des appels, connexion fluide avec les outils de gestion commerciale ou de support : les fonctionnalités offertes par la téléphonie cloud ne relèvent plus de l'accessoire. Elles dessinent un cadre de travail plus réactif, mieux intégré aux réalités métiers. Voyons tout cela en détail.

Téléphonie d'entreprise dématérialisée : définition

Concrètement, la téléphonie dématérialisée, également appelée téléphonie cloud ou téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol), repose sur un système qui transfère les infrastructures téléphoniques traditionnelles des serveurs physiques vers des serveurs virtuels dans le cloud. Cette approche supprime le besoin de matériel téléphonique physique et de lignes fixes, offrant ainsi plus de flexibilité et de scalabilité.

La voix, convertie en données numériques grâce à la technologie VoIP (Voice over IP), circule à travers le réseau de l'entreprise qu'il s'agisse d'une connexion fibre ou d'une liaison ADSL sans jamais passer par les anciens circuits téléphoniques. Les combinés, eux, se branchent sur des prises réseau, et non plus sur des prises téléphoniques.

Un autre point souvent méconnu : l'autocommutateur (ou PABX), autrefois installé physiquement dans les locaux, peut désormais être entièrement hébergé chez l'opérateur. Cette téléphonie "hébergée", comme on l'appelle également, gère intelligemment les appels entrants et sortants, sans dépendre d'un quelconque emplacement géographique.

Ce fonctionnement à distance ne sacrifie ni le contrôle, ni la qualité, ni la sécurité : bien au contraire, les communications sont chiffrées, stabilisées, et configurables à volonté.

Ce modèle, libéré des lourdeurs matérielles, centralise les services. La gestion devient plus souple, l'évolutivité quasi immédiate. Ajouter un poste, créer un nouveau numéro, transférer un appel vers un autre site ou un mobile ? Tout se fait en quelques clics, sans passer par un technicien.

Les avantages de la téléphonie d'entreprise dématérialisée

Les bénéfices de la téléphonie cloud pour les équipes commerciales

Dans le quotidien d'une équipe de vente, chaque minute compte. Chaque mail, chaque appel peut potentiellement ouvrir la voie à une opportunité. C'est là que la téléphonie dématérialisée intervient : elle optimise les relations, elle les facilite.

Parmi les fonctionnalités plébiscitées, le click-to-call : un simple clic sur un bouton dans l'interface CRM ou web de l'entreprise suffit pour lancer un appel. Pas de numérotation fastidieuse, pas de transition entre plusieurs applications.

Ce détail, en apparence anodin, change la donne. Les échanges sont plus fluides, les appels mieux tracés, les opportunités plus facilement identifiées. Le suivi s'en trouve allégé, ce qui, dans une équipe où la réactivité est reine, peut faire toute la différence.

Ce type de solution offre une souplesse rarement égalée : ajout ou retrait de lignes, création de numéros locaux ou internationaux, tout se fait à distance, en quelques clics. Une équipe qui s'étend à l'étranger ? Une opération commerciale temporaire à lancer ? Aucun problème logistique ne vient freiner la dynamique.

Avec des solutions de téléphonie dématérialisée comme Ringover, les commerciaux peuvent aller encore plus loin dans leur campagne de prospection en bénéficiant d'un éditeur de scripts intégré à leur outil. Ils peuvent aussi s'appuyer sur le Power Dialer qui permet d'automatiser la numérotation téléphonique et d'accélérer la prospection.

Les bénéfices de la téléphonie dématérialisée pour le SAV

Du côté du service après-vente, les apports de la téléphonie dématérialisée se matérialisent différemment, mais tout aussi concrètement. Un bon accueil téléphonique ne se limite pas à un message poli.

Il doit orienter, rassurer, hiérarchiser. Grâce aux possibilités de configuration avancées telles que les files d'attente sur mesure, les coupe-files pour clients prioritaires, les redirections intelligentes, le menu vocal interactif, le traitement des appels gagne en pertinence.

Les clients bénéficient d'une prise en charge plus ciblée, patientent moins longtemps et surtout ont une meilleure perception du service offert. Il serait illusoire de dire que tous les irritants sont éliminés, mais on en atténue suffisamment pour que l'expérience globale s'en trouve transformée.

La musique d'attente et les serveurs vocaux interactifs ne sont pas que des outils d'habillage ; bien conçus, ils orientent efficacement chaque appel vers le bon interlocuteur.

Là encore, ce sont souvent les détails qui font la différence : un client qui tombe directement sur la personne compétente n'a pas besoin d'expliquer son problème deux fois.

Le temps gagné est du confort pour lui, mais aussi pour les équipes qui peuvent se concentrer sur la résolution plutôt que sur l'orientation.

Les équipes de recrutement aussi y trouveront leur compte

Dans le rythme souvent soutenu des services RH, tout gain de fluidité est bon à prendre. Et lorsqu'il s'agit de mener des entretiens, de suivre les candidatures ou de coordonner plusieurs recruteurs répartis sur différents sites voire à distance la téléphonie cloud devient un véritable atout.

Cette technologie, en facilitant l'attribution de numéros virtuels à chaque recruteur, simplifie considérablement les échanges. Les entretiens téléphoniques peuvent se dérouler sans contrainte géographique, sans interférences techniques, et surtout sans la sensation de distance qui freine parfois les premiers échanges entre un candidat et son interlocuteur.

En parallèle, la capacité à tracer chaque appel, à l'annoter, à le contextualiser dans une base partagée, transforme le téléphone en un outil de travail bien plus riche qu'une simple ligne de communication. Ce n'est plus uniquement la voix qui compte, mais ce que l'on en retient, ce qu'on en apprend.

Certaines équipes vont même plus loin : elles analysent les interactions pour repérer des tendances, ajuster leurs scripts ou mieux calibrer leur discours d'approche. Là où l'intuition guidait autrefois les choix, des données précises viennent désormais affiner les décisions. L'enjeu n'est pas de déshumaniser le processus, bien au contraire, il s'agit plutôt de lui donner les moyens de rester fluide et réactif.

Les différentes solutions de téléphonie dématérialisée

Ringover la solution polyvalente

Ringover s'impose comme une réponse claire aux exigences des organisations modernes. Cette solution téléphonique se distingue par sa capacité à s'adapter sans heurts aux structures de toute taille qu'il s'agisse d'équiper une équipe commerciale mobile ou d'unifier les communications d'un service client multisite.

L'interface permet, en quelques clics, de créer de nouvelles lignes, de choisir des numéros locaux ou internationaux dans plus de 65 zones géographiques, ou encore de concevoir des scénarios d'accueil et de routage grâce à un studio de configuration à la fois visuel et ergonomique.

Ce type d'approche évite les délais techniques habituels et laisse davantage de place à l'optimisation continue, en fonction des besoins réels du terrain.

L'un des atouts majeurs de Ringover réside dans la richesse de son écosystème d'intégrations. CRM, helpdesk, ERP, outils métiers divers : la plateforme s'insère sans friction dans les environnements logiciels existants.

À cela s'ajoutent des fonctionnalités avancées comme l'IVR personnalisable, la gestion intelligente des files d'attente, la distribution dynamique des appels qui permettent non seulement d'absorber des volumes importants, mais aussi de maintenir une qualité de service constante, même en pic d'activité.

Quicktalk : l'essentiel, sans détour

Pensée pour les entreprises qui recherchent avant tout une mise en place rapide et un usage sans complexité inutile, Quicktalk s'inscrit dans une logique d'efficacité opérationnelle. Loin des architectures lourdes ou des déploiements à rallonge, la plateforme centralise les fonctions clés : gestion des appels entrants, transfert entre collaborateurs, messages vocaux configurables… le tout dans une interface épurée.

Ce positionnement en fait une solution particulièrement pertinente pour les TPE et PME qui souhaitent moderniser leur téléphonie sans alourdir leur structure ni mobiliser des ressources techniques.

Avaya

Avaya, se présente comme une plateforme de communication unifiée.

Les solutions Avaya s'intègrent, à l'instar de Ringover aux meilleurs CRM du marché et offrent des fonctionnalités axées sur la collaboration en équipe. Les offres semblent attractives en termes de prix, à partir de 10,99 € par utilisateur et par mois avec appels illimités (uniquement entrants).

Néanmoins, pour un tel prix, vous n'aurez pas accès auxdites intégrations, ni même aux menus vocaux ou aux appels illimités sortants.

3CX

3CX, déployable sur des serveurs locaux ou via le cloud, est une solution qui s'adresse aux structures qui souhaitent garder la main sur leur infrastructure sans faire l'impasse sur les fonctionnalités métier. Elle s'appuie sur un softphone robuste qui séduit les profils techniques malgré une réputation ternie ces dernières années par des incidents de sécurité (vulnérabilités). Précisons que 3CX n'est pas un opérateur et que sa distribution se fait uniquement à travers son réseau de partenaires.

Cloudtalk

Conçu pour accompagner les entreprises dans la gestion rigoureuse de leurs échanges téléphoniques, CloudTalk s'adresse tout particulièrement aux services commerciaux et aux équipes en lien direct avec la clientèle. Dans un environnement où chaque appel peut devenir un point de bascule, en bien comme en mal, la solution propose une approche structurée. Néanmoins, attention au coût des appels sortants qui ne sont pas inclus dans les plans les plus accessibles.

1. Accompagner vos commerciaux en déplacement

Que cela représente 10, 25 ou 80% de leur temps, les commerciaux ne peuvent éviter les déplacements chez leurs prospects ou clients. En effet, en fonction de leur taille ou de l'envergure du contrat, une présence physique est nécessaire pour comprendre les besoins, négocier le contrat et rassurer le client.

Avec une ligne téléphonique dématérialisée, vos commerciaux peuvent recevoir tous leurs appels sur leur ligne fixe directement depuis leur ordinateur ou leur téléphone portable d'où qu'ils soient.

En déplacement, chez un client, ou même à l'étranger, il suffit juste d'une connexion internet ! Cela vaut aussi pour toutes vos équipes (SAV, Recrutement, Marketing, etc.).

2. Faciliter le télétravail

Alors que de plus en plus d'employés travaillent à distance, offrir à vos commerciaux la possibilité de travailler de chez eux ou d'un espace de coworking permettant de limiter les trajets est un véritable argument d'embauche !

Et avec un téléphone cloud, ils pourront conserver l'historique de leurs appels, consulter leur messagerie et suivre leur activité quel que soit le lieu d'où ils travaillent.

3. Synchroniser les données entre le téléphone et l'ordinateur

Une ligne téléphonique dématérialisée permet à vos commerciaux d'accéder à toutes leurs données sur ordinateur, peu importe l'appareil utilisé pour passer les appels.

Ils peuvent ainsi retrouver l'historique des échanges, les messages envoyés, les appels manqués…

Un contact créé sur ordinateur est immédiatement synchronisé sur le téléphone portable et vice-versa. De même pour les messages vocaux ou les préférences d'appel.

4. Relier votre téléphone à votre CRM

Les outils de téléphonie cloud permettent également de se synchroniser avec votre CRM.

Sans ouvrir votre application de téléphone, retrouvez l'historique de vos appels dans chaque fiche client et assurez ainsi un meilleur suivi de votre activité.

Vous pouvez également passer directement un appel depuis la fiche client et garder sous les yeux toutes les informations importantes, sans sortir de votre CRM.

5. Pouvoir avoir un numéro de mobile pro sur appareil perso

Avec la téléphonie dématérialisée, faites des économies sur vos appareils ! Certains services de téléphonie cloud (dont Ringover) offrent la possibilité de choisir un numéro de téléphone mobile virtuel.

Tous les appels vers ce numéro de mobile arriveront sur l'application de téléphonie pour smartphone ou web, permettant d'utiliser un unique device pour recevoir tous les appels, perso ou projet de faire l'économie d'un portable professionnel.

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6. Obtenir un numéro local ou international en fonction de votre stratégie

Les applications de téléphonie dans le cloud vous offrent également plus de flexibilité dans le choix des numéros.

Vous pouvez sélectionner des numéros régionaux ou internationaux et les attribuer à vos commerciaux en fonction de vos zones de prospection : Paris, Grand Est, Italie, Royaume Uni, Antilles, etc.

Sélectionnez simplement la région ou le pays dont vous avez besoin, quel que soit l'endroit d'où vous passez et recevez les appels.

7. Faciliter le travail en équipe

En fonction de la manière dont vous organisez vos équipes, plusieurs personnes peuvent être amenées à travailler sur le même dossier client. Si vous avez une équipe commerciale, l'une des pratiques courantes consiste à séparer le travail en deux entre les “Sales Development Representatives” (profils chasseurs) qui construisent le pipeline et qualifient les leads, et les “Account Managers” qui closent les deals.

Utiliser une téléphonie cloud permet un meilleur suivi des dossiers clients, des équipes commerciales aux équipes CSM.

8. Respecter la vie privée de vos collaborateurs

Savez-vous que 89% des cadres consultent leurs emails professionnels plusieurs fois par jour sur leur temps privé ? La téléphonie cloud vous permet de respecter le droit à la déconnexion de vos collaborateurs.

En définissant des horaires de fonctionnement pour leur téléphone, tous les appels reçus en dehors seront automatiquement basculés sur messagerie. Vos agents peuvent ainsi faire une vraie coupure les soirs et les week-ends, et retourner au travail frais et dispos.

9. Suivre la performance de votre équipe

Fini les reportings longs et fastidieux ! Un des principaux intérêts d'une application de téléphonie web ou mobile est la possibilité d'accéder aux données pour suivre la performance de votre service.

Vous pouvez ainsi contrôler l'atteinte ou non d'objectifs en termes de nombre d'appels effectués, le temps passé au téléphone par chaque agent, ou encore le nombre d'appels manqués.

Offrez aux clients qui vous appellent une expérience de qualité et pilotez simplement l'activité de votre équipe grâce à des dashboards clé-en-main.

Exploitez dès maintenant tout le potentiel de votre téléphonie d'entreprise !

La téléphonie dématérialisée est plus qu'un simple transfert d'infrastructure vers le cloud. Elle incarne une manière nouvelle et bien plus souple de concevoir les échanges professionnels. Les bénéfices comme la réduction des coûts structurels, la flexibilité dans la gestion des lignes ou encore la scalabilité sont réels.

Les solutions les plus matures du marché, à l'image de Ringover, vont au-delà des fonctions de base. Intégration fluide avec les CRM, fonctionnalités intelligentes comme la transcription des appels, ou encore priorisation dynamique des appels : tout est conçu pour fluidifier les interactions.

Ce type de dispositif permet aux entreprises de réaligner leurs ressources humaines et technologiques sur ce qui compte vraiment : la qualité de la relation, la réactivité des équipes et l'efficience globale des process. Car en matière de communication, la valeur ne se niche plus uniquement dans la voix, mais dans tout l'écosystème qui l'entoure.

La transition vers une téléphonie cloud ne doit pas être vue comme un virage technique, mais comme une opportunité de remettre à plat certains automatismes devenus obsolètes. C'est assurément une démarche pragmatique, mais porteuse de transformation durable. Vous souhaitez en discuter avec un expert et être accompagné ? Contactez-nous ou essayez dès maintenant les solutions Ringover.