VoIP et recrutement : Comment la VoIP vous aide à recruter plus rapidement en 2024

Conséquence de la crise sanitaire mondiale, le monde du travail se trouve radicalement transformé. Et l'art et la science de trouver la bonne personne pour un poste donné ont également drastiquement changé, comme le sait tout recruteur - alors même que la pression pour recruter plus vite et mieux n'a jamais été aussi forte.

L'utilisation des bons outils de communication et de collaboration permet aux agences de recrutement de prospérer dans un monde en mutation rapide, en profitant directement de la volatilité du marché de l'emploi que génère l'incertitude économique.

Dans cet article, nous examinons les principaux problèmes auxquels les recruteurs sont confrontés dans le cadre de la "nouvelle normalité", et comment les solutions VoIP basées sur le cloud sont la clé pour débloquer ce que les clients souhaitent le plus : une embauche rapide et efficace des candidats les plus appropriés.

Indépendance géographique : Agences et candidats

Le recrutement était autrefois une question locale pour de nombreux postes - les connexions et les contacts directs étaient le moteur des chasseurs de tête spécialisés dans des niches verticales au sein d'un secteur donné. Ces consultants vivaient probablement eux aussi sur place, partageant en permanence des bureaux et des contacts directs avec leurs collègues.

Aujourd'hui, les échanges se déroulent entièrement en ligne, ce qui présente de nombreux avantages pour les recruteurs et les demandeurs d'emploi : les candidats ne sont plus contraints par la localisation du poste et par la nécessité de déménager pour trouver l'emploi de leurs rêves, ils peuvent faire preuve de plus de discernement et de précision quant à leurs besoins, et les recruteurs peuvent élargir plus que jamais leur champ d'action pour trouver la bonne adéquation avec leurs clients. 

Dans de nombreux cas, ces derniers commencent à peine à prendre conscience des possibilités que cela représente pour engager la meilleure personne de la planète pour un emploi donné, plutôt que celles qui se trouvent à proximité.

Comme toujours, la constitution intelligente d'un pool de talents dans laquelle puiser et trouver des candidats qualifiés pour les clients reste la question clé pour les recruteurs en 2021, mais les paradigmes pour y parvenir ont changé d'une manière que personne n'avait prévue.

Les défis pour les recruteurs

Paradoxalement, l'explosion même du potentiel a créé de nouveaux risques et de nouvelles difficultés pour les recruteurs et les agences qui les gèrent.Dans le monde concurrentiel du recrutement, embaucher et fidéliser les meilleurs agents se complexifie, tout comme la gestion et la supervision de professionnels créatifs et indépendants, motivés par les primes et la possibilité d'une récompense importante.

Les agences de recrutement ne peuvent pas se permettre de rogner sur la réglementation qui les encadre, et la capacité à superviser les communications en particulier constitue une compétence clé dans la gestion de leurs équipes de consultants travaillant à domicile.

Les avantages de la VoIP pour les agences de recrutement

Lorsqu'une agence de recrutement utilise un système téléphonique professionnel basé sur le cloud tel que Ringover, les avantages sont immédiatement évidents. Et la bonne nouvelle, c’est que même si l'agence doit passer rapidement à des méthodes de travail plus flexibles, le service entièrement numérique peut être configuré en un clic, ce qui garantit l'absence d'interruption ou de temps mort dans le monde impitoyable du placement de candidats.En transférant vos communications professionnelles vers un système basé sur la VoIP, vous bénéficierez de ses avantages :

• Suppression du besoin de trier d'innombrables CV
• Possibilité pour le recruteur de mener des entretiens et de contacter les candidats d’où qu'il se trouve
• Garantie que le recruteur peut rester joignable à tout moment via n'importe quel appareil
• Simplification du processus de sélection des candidats
• Aide à l’organisation pour le recruteur, à l'aide de notes d'appel et de tags qui peuvent se synchroniser avec le logiciel RH/ CRM
• Centralisation des conversations et information partagée avec toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement

Il existe de nombreux autres avantages à la VoIP dont les agences se rendront compte immédiatement, notamment :

1. Une application dédiée pour vos consultants

Les chasseurs de tête passent beaucoup de temps à parler : aux clients pour s'assurer de la bonne compréhension de leurs besoins et de leurs priorités, aux candidats pour les interroger et les pré-interviewer afin de vérifier leur adéquation et leur motivation intrinsèque, et à leurs réseaux pour networker au sein de leurs secteurs de prédilection. 

En dehors du bureau, les factures de mobile peuvent rapidement chiffrer. L'application mobile de Ringover leur permet d'éviter de passer ces appels professionnels depuis leur ligne personnelle, qu'ils travaillent à domicile, qu'ils rendent visite à un client ou qu'ils soient en déplacement. Les plans d'appel illimités, combinés à l’art de la conversation, constituent une combinaison gagnante.

Cela offre également une continuité de service pour les clients, qui disposent d'un numéro unique pour joindre leur interlocuteur où qu'il soit, pour poser rapidement des questions sur une recherche ou donner leur avis sur un entretien. Ainsi, vos consultants peuvent continuer à utiliser le dispositif de leur choix pour mener leurs activités au sein de l’agence, en bénéficiant de tous les avantages du BYOD, sans les risques informatiques et de sécurité associés.

Répondre à un appel sur son ordinateur de bureau, le transférer sur son téléphone portable en partant en réunion, gérer des tâches en parallèle : l'application Ringover prend en charge en toute simplicité la vie quotidienne du recruteur occupé, et veille à ce que les bons appels entrants lui parviennent également quelque soit l’endroit où il se trouve, grâce à un SVI configurable qui permet à l’utilisateur de répondre à un appel en quelques secondes.

2. Un contrôle facile de la productivité

Si les chasseurs de tête sont généralement très motivés et ambitieux, l'art de trouver la parfaite adéquation entre les clients et les candidats a toujours été quelque peu mystérieux - notamment la façon dont les meilleurs réussissent intuitivement à signer les contrats en un temps record et à obtenir des embauches durables avec des taux de réussite supérieurs à la moyenne.

N'importe qui peut cependant souffrir d'une période de creux, et dans ce cas, l’avantage de partager un bureau est que le manager est directement informé du niveau d’effort fourni par ses équipes. Un recruteur qui passe son temps au téléphone et fixe des entretiens peut être soutenu et encouragé jusqu'à ce que ses efforts payent, tandis que le relâchement d’un membre de l’équipe est rapidement visible.

L'une des difficultés du travail à distance consiste à faire la différence entre ces deux situations. Heureusement, les indicateurs détaillés de Ringover rendent le travail lui-même visible, même lorsque les résultats tardent à se faire sentir voire ne se manifestent pas du tout. Il est facile de s'assurer que chaque consultant gagne sa vie en faisant des efforts lorsque vous avez accès à ces données riches et instructives. De plus, ces indicateurs vous aident également à identifier les domaines de soutien et de formation. 

En combinant des mesures quantitatives avec une utilisation judicieuse des enregistrements d'appels, les managers peuvent zoomer sur les difficultés, telles qu'une faiblesse dans la négociation des packages ou l'absence de suivi sur des questions spécifiques.

Et si personne ne donne le meilleur de lui-même lorsqu'il se sent micro-géré ou surveillé, il existe un argument certain en faveur de la responsabilité et de la visibilité : que chacun donne le meilleur de lui-même au travail. 

Tout comme les événements sportifs professionnels ou les émissions de télévision souffrent du manque d'audience en direct, qui ne permet pas d'avoir un retour d'information immédiat, le travail à domicile peut être solitaire et démotivant. Ainsi, bénéficier d'une plateforme de communication partagée, où les efforts et les récompenses sont visibles, alimente le besoin de reconnaissance et d'appartenance de chacun.

3. L'agilité dans un monde en mutation

Alors que la crise sanitaire mondiale a dévasté certains secteurs et provoqué des chocs économiques dans le monde entier, le recrutement des meilleurs talents dans un environnement instable est la principale préoccupation des professionnels des ressources humaines en 2021. Votre agence doit être réactive et efficace pour répondre à aux besoins qui ne cessent d’évoluer.

Il est indispensable de pouvoir adapter la taille de votre équipe en temps réel, d’ajouter vous-même de nouveaux consultants, à temps plein, à temps partiel ou sur des horaires flexibles et, d'une manière générale, de répondre rapidement à tous les besoins des clients. Un système téléphonique basé sur le cloud est donc essentiel.

Que vous ayez besoin d'augmenter le nombre de postes en quelques minutes, d'ajouter une présence locale ou de créer de nouveaux numéros d'appel entrants locaux, le système de communication d'entreprise basé sur le cloud Ringover est aussi agile que vous. Et la tarification transparente par utilisateur et par mois garantit non seulement l'absence de surprise dans votre facturation, mais elle évolue avec vous - du simple commerçant à la grande entreprise.

L'importance de la visioconférence

Lorsque des clients cherchent à recruter des personnes qu'ils ne peuvent pas rencontrer en physique, les appels vidéos deviennent indispensables. C’est peut-être même une des conséquences positives de la crise de 2020, à savoir que de plus en plus de personnes et d'organisations se sentent à l'aise et habituées à se rencontrer et à traiter d’affaires de cette manière.

Pour les recruteurs, l'importance de la vidéo n'a jamais été aussi grande, et le fait de pouvoir regarder à la fois les clients et les candidats dans les yeux enrichit chaque communication. En particulier, l'évaluation de la compatibilité culturelle potentielle entre un individu et un manager, ainsi que l'appréciation des compétences relationnelles et du caractère d'un candidat sont grandement améliorées par l'utilisation de la vidéo.

La visioconférence faisant partie de tous les plans d'appel de Ringover sans frais supplémentaire, vos consultants RH peuvent facilement profiter de ce mode de communication amélioré, en utilisant n'importe quel appareil mobile ou navigateur dont ils disposent, ce qui facilite encore plus leur travail. 

L'enregistrement et le partage des entretiens permettent de réduire les risques liés à l'embauche et de gagner du temps pour toutes les personnes concernées, et facilitent l'évaluation et l'évolution des pratiques de recrutement en matière de cohérence et de conformité.

Intégrations logicielles

Les appels aux clients et aux consommateurs ne se déroulent pas dans le vide, et la base de données de toute agence de recrutement est son atout numérique le plus précieux. Il est donc essentiel que le système téléphonique basé sur le cloud que vous utilisez soit intégré nativement à votre CRM et à votre suite logicielle de gestion des candidats, afin de garantir que :

• Les appels entrants soient acheminés vers le bon consultant, où qu'il se trouve (et quel que soit le dispositif utilisé)
• Les notes et les tags soient visibles par toutes les parties prenantes, mis à jour en temps réel, quel que soit le lieu de l'appel
• Les entretiens et les réunions fassent l'objet d'un suivi rapide, avec la possibilité de mettre en évidence les communications urgentes
• Les contrats et les devis soient systématiquement classés et accessibles de manière appropriée
• Les informations sensibles sur les employés, les négociations salariales, etc. soient accessibles en fonction des besoins
• Les leads soient attribuées de manière équitable et les réponses soient données en fonction de leur degré d’urgence et d'importance
• Les informations générales soient immédiatement accessibles sur demande
• Les clients VIP soient mis en évidence et priorisés à tout moment, sans se perdre dans un système SVI mal conçu.

Étant donné la nature confidentielle et sensible des activités de recrutement, il est essentiel que toutes ces informations soient traitées de manière centralisée et sécurisée, en conformité avec le RGPD, la législation du travail et la CNIL. 

Ainsi, vous ne pouvez pas les laisser traîner en pièce jointe d’un email ou les télécharger sur les appareils des personnes en local. Un logiciel de CRM centralisé et correctement sécurisé est obligatoire, et votre système téléphonique doit permettre une intégration au niveau de l'enregistrement individuel, afin de minimiser les risques de cyberattaque. 

N'oubliez pas que lorsque les personnes travaillent à leur domicile, leur attitude face au risque de sécurité de l'information peut varier, et c'est l'agence qui porte la responsabilité en tant que propriétaire et contrôleur légal des données à tout moment.

VoIP pour le recrutement : contrôle de la conformité

De la discussion des conditions d’embauche à la protection contre les risques juridiques, aucune agence de recrutement ne peut se permettre de se retrouver dans une situation "il a dit/elle a dit". Le droit du travail est un champ de mines, alors que la négociation d'un accord adéquat jette les bases d'une relation longue et heureuse entre le candidat et le client à l'avenir - il est donc vital d'éviter tout malentendu ou ambiguïté.

Heureusement, Ringover permet d'enregistrer et d'archiver facilement 100 % des conversations, de sorte que tout terme ou question litigieux peut être confirmé de manière robuste, protégeant ainsi l'agence à chaque instant, quel que soit l’endroit où a lieu la conversation. En stockant les enregistrements en toute sécurité au sein du système téléphonique, chaque appel est marqué d'un horodatage inviolable et peut être examiné par un superviseur à tout moment.

En outre, ce superviseur peut les examiner de plus près lorsqu’il le souhaite, en écoutant directement un consultant qui pourrait être source d'inquiétude. Le mode de supervision "chuchoté" permet un retour d'information discret et en temps réel à tout consultant qui pourrait s'égarer en territoire non conforme ou qui devrait revenir sur ce qu'il vient de dire, ce qui pourrait entraîner des problèmes plus tard. 

Et dans le pire des cas, le superviseur peut faire irruption directement dans l'appel et prendre le relais - en veillant à ce que toute fausse déclaration soit corrigée ou toute plainte évitée.

L'avenir du recrutement

Basé sur le cloud, connecté, collaboratif - c'est dans cette direction que nous nous dirigeons. L'une des tragédies que la pandémie de coronavirus a mise en évidence dans tant de contextes différents dans le monde est la disparité, et la façon dont différents groupes de personnes peuvent être touchés de façon si inégale par les mêmes circonstances.

Cette inégalité concerne tout autant le domaine du recrutement, où le monde change si rapidement, et où les expériences des candidats et les problèmes d'embauche sont extrêmement divers. 

Les postes techniques spécialisés restent désespérément difficiles à pourvoir malgré la portée potentielle du télétravail, et dans d'autres secteurs, des catégories entières de postes sont directement menacées par l'adoption de l'automatisation.

De plus en plus, les recruteurs devront trouver de nouveaux moyens innovants d'aller là où se trouvent les bons candidats - en virtuel plutôt qu’en physique, en créant des marques employeur fortes et en établissant les bonnes connexions, afin de constituer de manière préventive les réserves de talents nécessaires et d'identifier ceux qui pourraient être prêts à envisager un déménagement même s'ils préfèrent ne pas le signaler ouvertement en période d'incertitude. 

Un ciblage social intelligent, englobant les initiatives de diversité, d'équité et d'inclusion, et une manière réellement collaborative de travailler à la fois avec le talent et le client, seront la clé du succès du recrutement dans un paysage instable et changeant.

Alors que le rôle de l'agence de recrutement et du consultant évolue pour s'adapter à ces transformations, l’efficacité des communications dépendra de conversations flexibles, immédiates, abordables et efficaces. Choisir le bon système téléphonique professionnel est essentiel pour réussir.

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