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Prospection téléphonique : définition simple d’un exercice difficile

La prospection téléphonique est une pratique qui reste incontournable notamment pour la vente BtoB. Les termes “téléprospection” et “phoning commercial” sont également employés pour désigner cette pratique qui consiste à mobiliser plusieurs techniques de ventes pour obtenir un rendez-vous, qualifier un prospect ou vendre un produit (surtout pour le BtoC).

Même pour un commercial chevronné, l’exercice peut s’avérer fatigant et redondant, surtout lorsqu’il s’agit du premier contact avec le client potentiel. Il est donc primordial de s’armer des bons outils pour réussir sa prospection téléphonique, mesurer ses performances, qualifier ses prospects, coacher ses commerciaux.

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Générer des leads et qualifier ses prospects avec la prospection téléphonique

Le téléphone est un bon moyen pour le commercial qui souhaite identifier rapidement des prospects chauds. La prospection par téléphone aide à générer des leads mais se révèlera aussi très utile pour leur qualification.

Un appel de découverte vous permettra d’identifier clairement les besoins de votre interlocuteur. Votre solution de prospection téléphonique doit vous aider dans ce sens à travers des fonctionnalités telles que

  • L’historisation des échanges qui permet de garder une trace de chaque interaction avec le contact.
  • Les tags, ces étiquettes personnalisables que vous pouvez utiliser avec votre équipe pour catégoriser vos appels. Vous pouvez ensuite obtenir des statistiques sur ces derniers afin d’avoir une vue d’ensemble claire sur votre activité.
  • L’intégration à votre CRM qui vous permet d’utiliser votre logiciel de téléphonie directement depuis votre outil métier.
  • L’after call, pour assurer un meilleur suivi des appels en rajoutant des tags et des notes après chaque appel.

Un logiciel de prospection téléphonique idéal pour le télétravail

Le logiciel de prospection téléphonique Ringover est 100% cloud. En d’autres termes, vous pouvez y accéder depuis n’importe où en vous connectant à internet depuis un ordinateur ou un smartphone (Android ou iOS).

L’époque des call centers bondés et bruyants est révolue. Avec l’avènement de la téléphonie VoIP, du cloud computing et surtout la démocratisation du télétravail, vous n’êtes plus obligés de venir travailler sur site ni même d’avoir des locaux. Notre logiciel de téléprospection 100% cloud vous fait gagner en flexibilité et vous offre la possibilité de travailler où vous le désirez.

De plus, l’hébergement cloud vous permet de profiter de fonctionnalités intéressantes comme le transfert d’appels entre appareils ou Call flip qui consiste à basculer d’un appareil à l’autre (de son ordinateur vers son mobile ou inversement) en pleine communication.

La solution de prospection par téléphone idéale pour plus de rendez‑vous

Passez plus d’appels, contactez plus de prospects et obtenez plus de rendez-vous avec un logiciel de prospection téléphonique en tirant profit des fonctionnalités telles que le Power Dialer.

Il s’agit d’un système d’assistance à la composition de numéro qui vous fait gagner du temps pendant vos campagnes d’appels. Vous pouvez créer des campagnes en important des listes .csv (jusqu’à 1000 contacts/import).

Pour vous aider dans votre prospection par téléphone, vous pouvez également utiliser le click-to-call, cette fonction qui identifie les numéros sur vos pages web ainsi que dans votre logiciel CRM et vous permet de lancer des appels en un clic. Vous vous évitez la corvée de saisir manuellement le numéro de téléphone de votre contact avant chaque appel.

Un clavier intelligent qui vous facilite la vie

Notre logiciel d’aide à la prospection téléphonique comprend également un clavier intelligent qui facilite votre usage du téléphone virtuel au quotidien. Depuis votre clavier numérique vous avez la possibilité de trouver rapidement vos correspondants, qu’ils soient internes ou externes à votre organisation.

En effet, vous pouvez y rechercher vos contacts par numéro ou par nom, sans avoir à composer leur numéro sur le dialer.

Tous les outils pour mesurer les performances de votre prospection téléphonique

Obtenez en un claquement de doigts toutes les informations essentielles sur vos appels, vos messages vocaux et SMS avec un tableau de bord intuitif présentant des données claires. Le tableau de statistiques de la solution de téléprospection est filtrable selon plusieurs critères.

Vous pouvez en effet obtenir des données précises sur une période donnée pour un groupe d’utilisateur ou un utilisateur particulier. C’est un excellent outil pour piloter son activité de prospection et ainsi mieux anticiper vos besoins en ressources. Ringover va plus loin en vous permettant de créer vos propres rapports.

Coachez votre équipe pour la téléprospection

Il n’y a pas de secret, pour réussir sa prospection téléphonique, un commercial doit s’entraîner. En tant que superviseur, vous disposez d’outils pour vous aider à coacher vos commerciaux et leur permettre d’exploiter pleinement leur potentiel :

  • La double écoute ;
  • L’intervention discrète ;
  • L’enregistrement des appels.

Utilisez ces fonctionnalités pour vos sessions de coaching individuels ou ateliers collectifs afin que tout un chacun puisse obtenir des informations concrètes sur les méthodes et scripts de prospection les plus efficaces.

Testez gratuitement pendant 7 joursToutes les fonctionnalités incluses

FAQ et guide de la prospection téléphonique

  • Quels sont les fondamentaux de la prospection par téléphone ?
  • Quelles sont les techniques de prospection téléphonique ?
  • Le démarchage téléphonique est-il autorisé ?
  • Quels sont les 6 outils pour booster sa prospection téléphonique ?
  • Quelles sont les 6 étapes pour une campagne de prospection téléphonique réussie ?
  • Quels sont les 4 objectifs d’une campagne d’appels dans le cadre de la prospection téléphonique ?
  • Comment augmenter ses rendez-vous avec la prospection téléphonique ?
  • Comment passer plus d’appels pendant ses campagnes de téléprospection ?
  • Comment mieux organiser sa prospection téléphonique ?
  • Comment définir son objectif pour la prospection au téléphone ?
  • Comment travailler son argumentaire commercial ?
  • Comment traiter les objections en prospection téléphonique ?
  • Comment garder une trace des échanges avec ses prospects ?
  • Pourquoi miser sur l’intelligence collective en téléprospection ?
  • Comment développer le potentiel de ses commerciaux dans le cadre du phoning ?
  • Comment motiver ses équipes pour la prospection téléphonique ?
  • Comment améliorer sa prospection téléphonique ?

Quels sont les fondamentaux de la prospection par téléphone ?

Ci-dessous vous trouverez les piliers essentiels de la prospection téléphonique :

  • Identifier ses cibles avant de commencer sa prospection téléphonique ;
  • Vérifier la qualité de son fichier de prospection ;
  • Centraliser ses données sur son logiciel CRM. Intégrez-y votre solution téléphonique si votre fournisseur le permet ;
  • Rédiger un script téléphonique ;
  • Savoir passer le barrage secrétaire ;
  • La politesse et la précision dans le choix des mots ;
  • Garder une trace des ses appels avec des notes.

Quelles sont les techniques de prospection téléphonique ?

Voici quelques techniques pour améliorer sa prospection téléphonique :

Les réseaux sociaux pour glaner des informations

Utilisez les réseaux sociaux pour observer ce que font vos prospects et leurs concurrents. Récupérez le maximum d’informations sur eux, les personnes décisionnaires, les participations aux événements ou webinars, etc.

Rédiger une trame d’appel efficace

Sans script d’appel, il y a peu de chance que vous perfomiez. Il est important de poser la structure de son argumentaire commercial et de travailler son approche pour séduire ses prospects. De plus, travailler votre script téléphonique vous permettra de mieux anticiper les objections de vos interlocuteurs.

Se mettre à la place du prospect

Un appel est l’occasion pour vous d’obtenir de précieuses informations, mais pour cela, vous devrez faire preuve d’empathie en laissant votre interlocuteur s’exprimer. Poser des questions en impliquant votre interlocuteur, montrez-lui que vous avez déjà obtenu des informations clés sur son secteur et faites lui part de votre expertise en lui parlant de cas concrets.

Laissez des messages vocaux percutants

Démarquez-vous de la concurrence en utilisant la dépose de messages vocaux sans faire sonner le téléphone portable de votre prospect. Cela peut être un bon moyen de le relancer, ou même d’initier un premier contact.

Toujours planifier l’action suivante

Vous avez réussi à joindre votre prospect et à échanger quelques mots avec lui, mais qu’avez-vous prévu pour la suite ? Une démo ? Un rdv ? Un nouvel appel ? L’envoi d’un email ? Avant de raccrocher, pensez à préciser à votre prospect les prochaines actions que vous mettrez en place. Cela permet de bien préparer le terrain et de montrer votre professionnalisme.

Tenez vos engagements

Ce conseil relève du bon sens, mais nul n’est à l’abri d’un oubli. Pensez à bien noter les actions prévues dans votre agenda, ou dans vos outils métier pour n’oublier aucun rendez-vous ou envoi d’informations complémentaires.

Le démarchage téléphonique est-il autorisé ?

L’ARCEP a mis en place de nouvelles règles concernant le démarchage téléphonique qui encadrent surtout les communications BtoC. Ainsi, les entreprises ne peuvent plus utiliser de numéros de portable 06 ou 07 pour démarcher des clients particuliers. L’objectif ? Lutter contre le démarchage abusif et les arnaques, notamment celles au CPF ou à la rénovation énergétique.

Quels sont les 6 outils pour booster sa prospection téléphonique ?

Voici les 6 outils de téléphonie VoIP qui vous permettent de booster votre prospection téléphonique :

  • Les numéros locaux que vous n’êtes plus obligés de changer manuellement si vous choisissez l’option des numéros localisés.
  • Le live monitoring avec la double-écoute pour suivre l’argumentaire de vente de ses collaborateurs et se former.
  • La remontée de fiche (CTI Screen Pop) pour gagner dans l’obtention des informations clients à chaque appel.
  • L’enregistrement des appels pour s’écouter, apprendre des autres, s’améliorer.
  • Le click-to-call pour lancer des appels en un clic.
  • Le power-dialer.

Quelles sont les 6 étapes pour une campagne de prospection téléphonique réussie ?

Voici les 6 étapes pour réussir sa prospection téléphonique :

Définissez votre objectif

Cela peut à première vue paraître évident, mais définir vos objectifs avant de lancer votre campagne d’appels est primordial. L’objectif est-il d’obtenir des rendez-vous ? De relancer des prospects ? De clore des contrats ? C’est à partir de ces objectifs que vous pourrez ensuite définir la stratégie à mettre en place pour une campagne d’appels sortants réussie.

Identifiez votre cible

Une fois vos objectifs clairement définis, il vous faut identifier la cible que vous souhaitez contacter. Dans le cadre d’une campagne de prospection téléphonique, vous devrez bien évidemment vous assurer que votre liste d’appels inclut des personnes potentiellement intéressées par le produit ou le service que vous proposez. Bien entendu, la réussite de votre campagne dépendra fortement de la qualité de cette liste.

Actualisez votre base de données

La mise à jour régulière de votre base de données est indispensable pour la croissance de votre activité. Chaque contact doit être enregistré dans votre CRM et ses coordonnées doivent bien évidemment être tenues à jour. Même si un appel n’a pas abouti à une vente, il est important d’ajouter le maximum d’informations dans la fiche de votre contact. C’est d’autant plus simple si vous utilisez un CRM connecté à votre outil de téléphonie tel que Ringover. Vos commerciaux peuvent y ajouter des tags et des notes lors de leurs appels afin de mieux suivre chaque dossier.

Travaillez votre pitch

Une fois que vous avez identifié vos objectifs et que vous avez mis en place les bons outils pour suivre vos appels, il vous faut définir votre discours. La rédaction du script et des réponses aux objections est une étape clé. Le discours évoluera dans le temps en fonction des réactions face aux objections. Des outils de coaching et de formation peuvent vous aider à adapter le discours de vos agents afin qu’ils se sentent plus à l’aise lors de leurs échanges.

Mesurez l’impact de votre campagne d’appel

Votre campagne d’appels terminée, il est important de mesurer son efficacité. Combien de rendez-vous ont été pris ? Combien de ventes ont été finalisées ? Quelles ont été les principales objections rencontrées ? Cette étape est nécessaire afin de vous permettre d’améliorer continuellement votre stratégie et lancer des campagnes d’appels toujours plus efficaces.

Ajustez continuellement votre stratégie

Considérez chaque échange comme une expérience positive ou négative, permettant de s’améliorer à l’avenir. L’idée est de réitérer ce qui a été un succès et d’éviter ce qui n’a pas fonctionné. Réévaluez vos listes de contacts, retravaillez le pitch ou utilisez des outils de coaching et de formation pour améliorer les résultats de vos agents. Des solutions de téléphonie telles que Ringover vous permettent de coacher vos agents en temps réel grâce à des fonctionnalités telles que la double-écoute ou encore l’intervention discrète en cours d’appel.

Les enregistrements des appels peuvent également être utilisés comme support de formation afin de mettre en avant les bonnes pratiques de vos meilleurs agents, au service de vos collaborateurs les moins expérimentés. Avec Ringover, boostez votre prospection téléphonique et augmentez la productivité de vos commerciaux de plus de 50% grâce aux campagnes d’appels !

Créez des listes d’appels en quelques clics et assignez-les à vos agents ou permettez leur de créer eux-mêmes leurs listes d’appels et de passer des appels sans interruption grâce au Power Dialer.

Quels sont les 4 objectifs d’une campagne d’appels dans le cadre de la prospection téléphonique ?

  • Mieux connaître votre cible. Le fait d’échanger par téléphone avec les prospects permet à vos équipes de comprendre quelles sont leurs problématiques et de mieux cibler leurs besoins. Ils auront ainsi donc plus de facilité à déceler leurs points faibles et à faire valoir la plus-value de ce qu’ils vendent. Ainsi, cela facilite l’instauration d’un climat de confiance entre votre agent et ses interlocuteurs qui ne le considéreront pas comme un simple commercial mais comme une personne en mesure de les aider.
  • Faire connaître votre entreprise. Le fait de parler de votre entreprise, de vos produits et/ou services vous permet évidemment de vous faire connaître. L’utilisation de la campagne d’appels dans la prospection offre à vos commerciaux l’occasion d’échanger avec des personnes qui connaissent ou non votre entreprise, et de présenter plus en détail votre marque et votre activité. C’est un vrai plus pour améliorer votre notoriété sur votre marché !
  • Tenir à jour votre base de données. Votre base de données est un élément essentiel dans la croissance de votre entreprise. Une campagne d’appels sortants peut également vous permettre de vous assurer de l’exactitude des informations dont vous disposez dans votre base de données et d’assurer que les coordonnées de vos contacts peuvent encore être utilisées.
  • Augmenter votre business avec des campagnes à fort taux de conversion. La campagne d’appels téléphoniques est un excellent moyen de générer des prospects. Contrairement à d’autres types de campagnes telles que la campagne de SMS par exemple, elle permet d’établir une réelle relation avec vos prospects et de mieux déceler leurs besoins. Cela prend bien souvent plus de temps, mais le retour sur investissement est plus élevé !

Comment augmenter ses rendez-vous avec la prospection téléphonique ?

Voici les 10 façons d’augmenter ses rendez-vous :

  • Passer plus d’appels.
  • Adopter une meilleure organisation de son travail.
  • Établir un objectif clair et unique.
  • Perfectionner son argumentaire, de l’accroche au closing.
  • Traiter les objections.
  • Garder une trace de ses appels.
  • Miser sur l’intelligence collective.
  • Chercher la performance individuelle.
  • Tester. Analyser. Itérer.
  • Motiver vos équipes.

Comment passer plus d’appels pendant ses campagnes de téléprospection ?

On estime que le taux de conversion au téléphone moyen se situe entre 1% et 5% pour la prise de rendez-vous en cold calling. Cela signifie que pour obtenir un rendez-vous, il faudra passer jusqu’à 99 appels qui ne mèneront pas forcément à grand-chose. Vous pouvez augmenter votre volume d’appels et gagner du temps avec les numéros localisés mais également d’autres fonctionnalités de Ringover comme le Click-to-call (appel en un clic) ou le Power dialer.

Comment mieux organiser sa prospection téléphonique ?

Adopter une meilleure organisation de son travail en ciblant plusieurs entreprises puis en se renseignant sur elles pour s’assurer qu’elles correspondent à sa cible. Il faudra par la suite trouver les bons interlocuteurs et se renseigner sur eux (pour avoir une accroche personnalisée) puis les contacter. Pour plus de facilité, optez pour une solution téléphonique qui s’intègre à vos outils métiers qu’il s’agisse d’outils maisons ou de solutions tierces (Salesforce, Pipedrive, Sellsy…).

Comment définir son objectif pour la prospection au téléphone ?

Le premier appel téléphonique est la première pierre d’une longue construction qui amènera votre prospect à signer et devenir client. On peut segmenter ce chemin en plusieurs étapes clés du premier contact à la signature en passant par la démonstration et la négociation. Lorsque vous entrez en contact pour la première fois avec un prospect à froid, vous ne devez avoir qu’une seule chose en tête : amener le prospect à la deuxième étape du parcours. Il convient de le rassurer, et c’est là que les numéros localisés peuvent vous être très utiles avant même votre premier mot.

Comment travailler son argumentaire commercial ?

Vous devez faire évoluer régulièrement votre argumentaire et pourquoi pas établir plusieurs scripts de vente adaptés en fonction de la cible que vous avez au téléphone et en fonction de la tournure de l’appel. Avec votre logiciel de téléphonie vous pouvez enregistrer tous vos appels. Ré-écouter vos appels est déterminant lorsque vous mettez en place un nouveau discours de vente. Cela vous permet de vous rendre compte de l’impact du discours, de la réaction des interlocuteurs, des variantes adaptées etc.

Comment traiter les objections en prospection téléphonique ?

Il est important de savoir traiter les objections des prospects pour garder la maîtrise de chaque appel. Mais malgré toutes les meilleures techniques du monde, vous tomberez très souvent sur des prospects pour lesquels votre produit ne répond à aucun besoin actuel. Vous avez tout de même passé du temps sur ce prospect donc ne vous arrêtez pas là ! Il y a plusieurs choses à vérifier avant de raccrocher : Est-ce que le prospect a le potentiel d’avoir un besoin dans le futur ? Est-ce qu’il connaît des professionnels dans son réseau qui pourraient être intéressés ? Serait-il prêt à recommander notre solution dans son réseau ? Peut-il nous mettre en contact avec des interlocuteurs pertinents ?

Comment garder une trace des échanges avec ses prospects ?

Il est crucial d’adopter une grande rigueur dans le suivi des appels. Plus de 80% des ventes se font au-delà du 5e appel. Après chaque appel, il est donc recommandé de :

  • Consigner l’appel sur la fiche contact de son CRM (si votre système de téléphonie est intégré à votre CRM, cela se fait automatiquement).
  • Annoter l’appel en précisant brièvement le contenu de l’échange.
  • Planifier les prochaines étapes en se fixant des tâches. Ces étapes prennent un certain temps, mais elles rendront votre prospection jusqu’à 5 fois plus productive. À noter que Ringover propose une fonctionnalité After call pour permettre à tous les commerciaux de prendre un temps défini après leur appel pour préparer les actions futures.

Pourquoi miser sur l’intelligence collective en téléprospection ?

Chaque appel est unique, et vous enseignera une nouvelle leçon. Les retours de terrain de la part de vos commerciaux doivent être la pièce centrale de votre stratégie. Chaque commercial a ses astuces pour tourner un call à son avantage ou pour désamorcer une objection. Pour faire monter toute votre équipe en compétence, il est important d’inciter une culture du partage avec des sessions de feedbacks dédiées et ateliers réunissant tous vos commerciaux. C’est la raison pour laquelle des séances de brainstorming collectives régulières sont recommandées pour améliorer votre prospection.

Comment développer le potentiel de ses commerciaux dans le cadre du phoning ?

Les sessions collectives de débriefing sont importantes mais la prospection téléphonique est un exercice qui repose en grande partie sur la performance individuelle. Les effets de groupe dans ce type de réunion faussent aussi parfois les feedbacks : l’avis de certains prendra le pas sur ceux des autres, plusieurs personnes allant dans le même sens auront tendance à exagérer leur propos… et plus votre équipe sera large, plus il sera difficile d’animer ces sessions avec succès.

La formation et l’accompagnement individuel sont donc essentiels. Chaque entreprise a des méthodes propres à sa solution et à son marché. Un commercial expérimenté en prospection téléphonique aura donc tout autant besoin de formation et d’accompagnement qu’un SDR (Sales Development Representative). Il est en effet très important de débriefer les sessions de cold calling individuellement pour recueillir les ressentis du commercial par rapport aux cibles et au discours.

En passant du temps sur ce qui fonctionne bien et ce qui pêche, vos commerciaux vont rapidement monter en compétence et améliorer considérablement leur taux de transformation. Là encore, appuyez-vous sur les fonctionnalités de supervision de votre solution de téléphonie en vous mettant en double-écoute des appels, en utilisant le whispering ou chuchotement (qui permet de parler à votre agent lors d’un appel sans que l’interlocuteur vous entende) et en ré-écoutant simplement les appels.

Comment motiver ses équipes pour la prospection téléphonique ?

La prospection téléphonique est un exercice qui peut sembler ardu pour un commercial. Cet exercice requiert de l’énergie et qui dit énergie, dit motivation ! Pour tout ce qui concerne la motivation, nous savons que les Américains excellent particulièrement dans les discours pour créer de l’émulation avec leur “motivational speech”.

Vous en trouverez des centaines sur Youtube qui vous donneront la niaque qu’il faut pour exceller en prospection téléphonique. En tapant les mots-clés “motivational speech for sales person”, vous tomberez facilement sur celles qui se rapprochent le plus de votre état d’esprit.

Comment améliorer sa prospection téléphonique ?

Il existe une infinité d’approches pour vos appels de prospection, même au niveau local. Trouver le bon discours qui convertira au maximum votre prospect cible peut prendre des mois voire des années. Vous n’y parviendrez jamais si vous n’adoptez pas une démarche d’analyse itérative. Votre stratégie de prospection commerciale doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue :

  • Testez régulièrement de nouvelles approches commerciales et techniques de vente.
  • Analysez en profondeur l’efficacité des campagnes d’appels en mesurant la performance et le taux de transformation.
  • Faites évoluer votre stratégie et formez vos commerciaux sur les nouvelles techniques qui fonctionnent le mieux.
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