Workflow Zapier : Définition et exemples

Automatiser les petites tâches du quotidien est une stratégie pour gagner du temps et mieux répartir l’énergie de vos équipes. Zapier se positionne comme un allié de choix pour les entreprises qui veulent fluidifier leurs opérations sans multiplier les outils ou les interventions manuelles.

Dans un environnement où la rapidité d’exécution et la précision font souvent la différence, miser sur l’automatisation revient à investir dans la régularité et l’efficacité. Et sur ce terrain, Zapier s’impose comme une plateforme de référence. Elle est systématiquement dans le classement des outils d'automatisation les plus puissants du marché.

Vous cherchez à automatiser vos tâches répétitives et booster votre productivité ? Les workflows Zapier sont peut-être LA solution qu'il vous faut.

Qu'est-ce qu'un workflow Zapier ?

Comment fonctionne un Zap ?

Le fonctionnementd'un workflow Zapier repose sur une mécanique simple, mais redoutablement efficace :

• Déclencheur ou Trigger : l’événement qui met le processus en marche (par exemple, l’arrivée d’un email d’un prospect) [2]
• Action : la réaction automatisée qui suit (comme informer votre équipe sur Slack) [2]

Un écosystème d’intégrations gigantesque

L’un des atouts les plus marquants de Zapier réside dans l'ampleur de ses intégrations. La plateforme s’appuie sur un catalogue impressionnant de plus de 7 000 applications compatibles [3]. Cette variété permet de construire des scénarios qui s’adaptent à quasiment toutes les situations métiers.

Il n’est donc pas surprenant que des organisations de tailles et de secteurs variés l’utilisent pour automatiser leurs flux de travail : de la gestion des leads à la communication interne, en passant par le suivi de projets.

Comment créer un workflow Zapier ?

Se lancer dans la mise en place d’un premier workflow sur Zapier est moins intimidant qu’il n’y paraît. En réalité, quelques étapes suffisent pour poser les bases d’une automatisation efficace.

Étape 1 : Se familiariser avec l’outil

Rendez-vous sur Zapier.com pour ouvrir votre compte. Avant de plonger dans la création, prenez un moment pour parcourir la bibliothèque de Zaps préconfigurés : c’est une véritable source d’idées et d’exemples concrets [5]. Beaucoup d’utilisateurs y trouvent des modèles qui correspondent déjà à leurs besoins, quitte à les adapter ensuite.

Étape 2 : Construire son premier Zap

Une fois connecté, cliquez sur “Make a Zap”. Le processus se déroule par étapes claires :

• Sélectionnez l’application qui servira de déclencheur (par exemple Gmail).
• Définissez l’événement qui activera le Zap (comme la réception d’un nouvel email).
• Choisissez l’application qui accueillera l’action (Google Sheets, par exemple).
• Faites correspondre vos données, lancez un test, puis activez votre Zap.

En quelques minutes, vous aurez mis en place une automatisation fonctionnelle, sans écrire une seule ligne de code [5].

Explorer les options avancées

Là où Zapier dévoile toute sa richesse, c’est dans les workflows multi-étapes. Ils permettent de combiner plusieurs applications et d’orchestrer des scénarios beaucoup plus élaborés : mise à jour automatique de bases de données, enrichissement de contacts, ou encore notifications croisées entre outils [2].

Pour les utilisateurs les plus exigeants, la fonctionnalité Zapier Paths ouvre la voie à une logique conditionnelle. On peut ainsi prévoir différents embranchements selon la situation : « Si tel événement se produit, alors effectuer X. Sinon, déclencher Y » [2]. Une manière élégante de rendre ses workflows encore plus intelligents.

Pourquoi utiliser les workflows Zapier ?

Les workflows Zapier ne sont pas qu’un gadget technique dans la mesure où ils permettent aux entreprises de faire plus avec les mêmes ressources. En effet, en connectant vos applications préférées, vous éliminez les tâches répétitives, réduisez les risques d’erreur et libérez vos équipes pour qu’elles se concentrent sur la valeur réelle. Concrètement voilà pourquoi tant d’organisations y trouvent un retour sur investissement rapide et mesurable :

Une productivité démultipliée

Automatiser avec Zapier, c’est déléguer une partie des tâches répétitives qui grignotent vos journées. L’outil réduit le risque d’erreurs humaines et vous permet de concentrer vos efforts sur des missions à plus forte valeur ajoutée [6]. Plus besoin de passer du temps sur des copier-coller interminables ou des transferts de données fastidieux.

Qu’il s’agisse de gérer des formulaires, d’envoyer des notifications, de traiter des emails entrants ou de fluidifier le support client, l’automatisation devient un véritable partenaire stratégique [7].

Une connectivité quasi illimitée

Zapier s’impose comme la référence du no-code pour connecter vos applications entre elles et bâtir des workflows automatisés [7]. La plateforme n’est pas seulement adoptée par quelques passionnés de technologie : elle rassemble déjà plus de 3,4 millions d’utilisateurs et a gagné la confiance de millions d’entreprises à travers le monde [3][8].

Ce réseau colossal garantit une intégration fluide entre des milliers d’outils, ce qui en fait une solution adaptable à pratiquement tous les métiers.

Un retour sur investissement réellement palpable

L’impact économique de l’automatisation ne se limite pas à quelques gains de temps isolés. Les résultats sont mesurables : l’entreprise Contractor Appointments a par exemple permis à ses clients de générer plus de 134 millions de dollars de revenus supplémentaires grâce aux workflows Zapier [8].

Et le plus intéressant, c’est que cette valeur ajoutée est accessible sans disposer d’une équipe de développeurs dédiée. La promesse est claire : vous automatisez une partie significative de votre activité, tout en gardant la maîtrise de vos processus.

Exemples et idées de workflow Zapier pour votre activité

Voici trois exemples concrets de workflows Zapier qui vous feront gagner du temps dès aujourd’hui.

Envoyer un SMS automatiquement avec Ringover lorsqu'un RDV est ajouté dans Google Agenda

Mise en place du workflow

1. Déclencheur : Un rendez-vous est ajouté dans Google Agenda.
2. Action : Un SMS automatique est envoyé via Ringover [9].

Cas concrets d’utilisation :

• Confirmation immédiate envoyée au client.
• Notification aux équipes internes pour une réunion sensible.
• Rappel automatique et personnalisé quelques heures avant l’échéance.

Avec cette configuration, chaque rendez-vous devient l’occasion de renforcer la fiabilité de vos communications, tout en réduisant les tâches manuelles [4].

Ajouter une ligne dans Google Sheets après un événement post-appel dans Ringover

Dès qu’un appel prend fin, Zapier peut déclencher l’ajout d’une nouvelle entrée dans votre tableau Google Sheets [9]. Un suivi qui s’actualise sans effort.

Configuration type :

1. Déclencheur : Fin d’appel dans Ringover.
2. Action : Ajout d’une ligne dans Google Sheets.

Informations automatiquement transférées :

• Durée de l’appel.
• Coordonnées du contact.
• Notes ou commentaires laissés par l’agent.
• Résultat final de la conversation.

En pratique, cela signifie la fin des copier-coller répétitifs et une base de données toujours tenue à jour [10]

Envoyer automatiquement un email via Outlook après un appel Ringover

Envoyer un email Outlook après un appel Ringover

Chaque interaction téléphonique peut devenir le point de départ d’un suivi client fluide grâce à un email généré automatiquement [9].

Le schéma :

1. Déclencheur : Fin d’appel Ringover.
2. Action : Envoi d’un email via Outlook.

Exemples d’applications :

• Envoyer un résumé d’appel au client.
• Partager les documents promis en cours de conversation.
• Proposer une nouvelle date de rendez-vous.
• Informer instantanément les équipes concernées.

Un appel manqué ? Le client reçoit un email récapitulatif. Un appel réussi ? Un questionnaire de satisfaction est envoyé dans la foulée [11].

En couplant Ringover avec votre messagerie, vous transformez chaque échange téléphonique en un processus documenté et traçable. Plus aucun détail ne se perd, et vos équipes disposent d’informations à jour en temps réel [4].

Gagnez en efficacité grâce à l’intégration Ringover et Zapier

Les workflows Zapier redessinent la manière dont les équipes gèrent leurs activités quotidiennes. Grâce à une plateforme d’automatisation riche et connectée à des milliers d’applications, il devient possible de passer du simple gain de temps à la mise en place de processus réellement stratégiques [1].

L’intégration entre Ringover et Zapier en est un parfait exemple. Elle apporte une valeur supplémentaire : elle transforme la téléphonie en un levier d’efficacité, directement relié à vos outils de travail habituels. Chaque appel peut déclencher des actions automatiques, renforcer la collaboration entre vos équipes et garantir une meilleure continuité dans vos échanges et autres opérations [4].

Vous cherchez à réduire la charge manuelle et à fluidifier vos workflows ?

👉 Découvrez l’intégration Ringover x Zapier et explorez comment vos équipes peuvent gagner en productivité, sans ajouter de complexité technique.

FAQ - Workflow Zapier

Qu'est-ce qu'un Zap ?

Un Zap est un workflow automatisé créé dans Zapier. Il relie deux applications (ou plus) pour qu’elles s’exécutent ensemble sans intervention manuelle. Concrètement, un Zap fonctionne toujours en deux temps :

Un déclencheur (Trigger) : c’est l’événement qui lance le processus (par exemple, la réception d’un email ou la fin d’un appel).

Une action (Action) : c’est la tâche qui s’exécute automatiquement ensuite (comme envoyer une notification Slack, ajouter une ligne dans Google Sheets ou créer une tâche dans un CRM).

Chaque Zap peut être simple (un seul déclencheur et une action) ou beaucoup plus avancé, en combinant plusieurs étapes et même des conditions logiques. Ainsi, vos outils communiquent entre eux et vos tâches répétitives se réalisent en arrière-plan, sans effort de votre part.

Comment utiliser les Workflow Zapier ?

Zapier vous permet d'automatiser des tâches individuelles avec des workflows qu'on appelle Zaps. Vous pouvez même construire des systèmes entiers qui connectent tous vos outils business critiques [12]. Un Zap, c'est simple : "Quand ceci arrive, faire cela" [12].

La méthode :

1. Identifiez vos tâches répétitives
2. Choisissez vos apps à connecter
3. Configurez déclencheurs et actions
4. Testez avant d'activer
5. Surveillez et ajustez

Zapier est-il le meilleur logiciel d'automatisation ?

Zapier se distingue comme l’une des plateformes d’automatisation les plus complètes du marché. Elle permet de créer et de gérer des workflows sans jamais toucher au code [12]. Idéale pour les PME, les équipes marketing ou les freelances, elle facilite l’optimisation des processus tout en restant accessible [6].

Ses points forts :

• Compatibilité étendue : plus de 7 000 applications connectables [2].
• Interface intuitive : prendre en main vos automatisations se fait presque naturellement [6].
• Communauté dynamique : des ressources et conseils pour tous les niveaux, du débutant à l’expert [6].

Combien coûte Zapier ?

Zapier propose plusieurs formules : Gratuit, Pro, Team et Entreprise. Le gratuit vous donne 100 tâches/mois à vie [13].

Tarifs 2025 :

• Gratuit : 100 tâches/mois, Zaps 2 étapes max [13]
• Pro : 19,99$/mois pour 750 tâches [13]
• Team : 69,50$/mois pour 2K tâches [13]
• Entreprise : Sur devis selon vos besoins [13]

Zapier est-il compatible avec Ringover ?

Absolument ! L'intégration Ringover-Zapier vous permet de déclencher des actions basées sur vos événements téléphoniques [14]. Zapier est compatible avec plus de 7000 apps dont 200+ solutions téléphoniques dont Ringover.

Fonctionnalités disponibles :

• Déclenchement sur événement post-appel [9]
• Déclenchement sur SMS reçu [9]
• Déclenchement sur événement d'appel [9]
• Envoi SMS via Ringover [9]

Prérequis : Compte Ringover Business ou Advanced [14].

• [1] https://zapier.com/blog/workflow-automation
• [2] https://jasper.ai/blog/how-to-use-zapier
• [3] https://zapier.com/workflows
• [4] https://ringover.fr/integration-zapier
• [5] https://techlusion.io/insights/zapier-automation-how-to-automate-your-workflow-like-a-pro
• [6] https://thedigitalprojectmanager.com/tools/zapier-review
• [7] https://zapier.com/blog/zapier-automation-examples
• [8] https://zapier.com
• [9] https://zapier.com/apps/ringover/integrations
• [10] https://zapier.com/blog/what-you-should-automate
• [11] https://ringover.fr/blog/zapier-integrations
• [12] https://zapier.com/blog/get-started-with-zapier
• [13] https://activepieces.com/blog/zapier-pricing
• [14] https://support.ringover.com/hc/fr/articles/14998122064913-Comment-connecter-Ringover-avec-Zapier  

Publié le 4 septembre 2025.