Comment recruter à distance ? Nos conseils pratiques

Dans un contexte où le travail à distance prend de plus en plus d'importance, le processus de recrutement évolue, lui aussi. Le recrutement à distance comporte ses propres défis et nécessite une approche spécifique. 

Il ne repose pas simplement sur des outils spécifiques, il requiert aussi certaines compétences en communication. Alors, comment mener à bien vos recrutements à distance ?

1. Bien mener ses entretiens vidéo

L'entretien vidéo est incontournable dans un processus de recrutement à distance. Il s'agit de la meilleure alternative à la rencontre en face à face.

Néanmoins, l'entretien à distance a ses spécificités, des codes qu'il faut connaître et maîtriser. Pour mener des entretiens efficaces et évaluer les candidats de manière pertinente, il est crucial de s'adapter à ce format spécifique.

Tout d'abord, il est primordial de choisir une plateforme de visioconférence fiable et sécurisée. Il est recommandé de tester le matériel (caméra, micro-casque) et la connexion avant l'entretien afin d'éviter les problèmes techniques.

Privilégiez un environnement suffisamment lumineux et calme pour éviter toute nuisance sonore ou visuelle. L'idée est d'instaurer une ambiance chaleureuse et professionnelle.

Vous pouvez y parvenir en introduisant l'entretien avec une petite discussion informelle pour mettre le candidat dans les meilleures conditions.

2. Adapter le processus de recrutement

Se baser sur un seul entretien de moins d'une heure, pour recruter un talent, n'est probablement pas suffisant pour apprendre à connaître quelqu'un. Il en est de même pour le candidat qui pourrait également avoir besoin d'en savoir plus sur l'entreprise. Alors faut-il rallonger le processus pour compenser ?

C'est une idée à considérer, mais cela peut avoir comme conséquence de l'alourdir. Vous pouvez éventuellement, en plus d'un entretien téléphonique, de l'entretien vidéo et de la phase de test, impliquer vos collaborateurs dans le recrutement.

L'idée est d'avoir plusieurs avis sur le candidat et que celui-ci découvre en avant-première ses possibles collègues. Là encore, la visioconférence vous servira de support.

3. Communiquer efficacement avec les candidats

La communication avec les candidats à distance revêt une importance capitale.

Il est essentiel de la maintenir tout au long du processus, de clarifier les attentes et de répondre rapidement à leurs questions pour entretenir un climat de confiance et fournir toute la documentation nécessaire.

Dès réception d'une candidature, il est important d'informer le candidat que sa candidature a été reçue et est en cours d'examen. Cela renforce la confiance et montre votre engagement à maintenir une communication régulière.

Communiquez clairement les différentes étapes du processus de recrutement, y compris les délais prévus, les types d'entretiens, et les tests éventuels. Ainsi, les candidats peuvent se préparer adéquatement et avoir la pleine compréhension de ce que l'on attend d'eux.

Assurez-vous de fournir des coordonnées de contact aux candidats ou un canal pour qu'ils puissent poser des questions ou demander des précisions à tout moment. C'est une façon de montrer que vous êtes ouvert à la communication et que vous êtes là pour les soutenir tout au long du processus.

Si des documents supplémentaires sont nécessaires, détaillez les exigences et instructions sur la manière de soumettre les documents. Garantissez la sécurité des informations personnelles des candidats tout au long de ce processus. Pour ce faire, certains outils comme un logiciel de signature électronique peuvent vous aider.

Et si les candidats rencontrent des difficultés techniques lors de la soumission des documents, assurez-vous de leur offrir une assistance appropriée pour faciliter le processus. Cela témoigne de votre disponibilité et de votre soutien tout au long du processus.

4. Bien calibrer l'étape de test pour évaluer les compétences à distance

La phase d'évaluation est essentielle dans le processus de recrutement, car elle permet d'évaluer les compétences techniques des candidats et leur capacité à effectuer des tâches spécifiques à leur poste. Le type de test varie selon les profils recherchés et les postes.

Vous pouvez demander aux candidats de réaliser des tests de codage en ligne s'il s'agit de développeurs, d'études de cas ou de tests de rédaction. Ces tests peuvent être réalisés de façon synchrone s'ils sont courts ou asynchrones s'ils requièrent plus de temps.

5. Prévoir une rencontre physique (lorsque cela est possible)

À l'issue du recrutement, il peut être intéressant de prévoir une rencontre en personne, lorsque les circonstances le permettent. Cela offre aux recruteurs et aux candidats l'opportunité de se connaître davantage et de développer une connexion plus personnelle, plus humaine.

Une telle rencontre vous permettra également d'évaluer des aspects non verbaux difficilement perceptibles à travers des entretiens virtuels, tels que la posture et le langage corporel.

6. Se munir des bons outils pour recruter à distance

Le recrutement à distance nécessite l'utilisation d'outils spécifique pour mener efficacement des entretiens, évaluations et autres étapes du processus. Parmi les outils indispensables, listons :

• les plateformes de communication
• les logiciels de suivi de candidature
• les outils de signature électronique
• les plateformes d'évaluation en ligne
• les outils d'emailing

Les plateformes de communication

Les outils de visioconférence comme Meet by Ringover, Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet permettent de mener des entretiens vidéo en direct avec les candidats.

Ces plateformes offrent la possibilité de voir et d'entendre les candidats en temps réel, ce qui permet de recréer une expérience similaire à celle d'un entretien en face à face.

Meet By Ringover est intégrée à la plateforme de communication de Ringover qui est un système de téléphonie complet hébergé dans le cloud.

Facile à déployer et à configurer, ce système peut être complété selon vos besoins avec un module omnicanal pour centraliser vos échanges par email, téléphone, sms, etc. Ringover s'intègre également à vos solutions de visioconférence favorites : 

Les logiciels de suivi de candidature

Les logiciels de suivi de candidature (ou ATS pour Applicant Tracking System) tels que Recruitee, Zoho Recruit ou Flatchr sont essentiels pour organiser et suivre les candidatures tout au long du processus de recrutement.

Ces outils permettent de gérer les CV, de créer des bases de données de candidats, d'automatiser l'envoi de notifications et de planifier les étapes du processus de recrutement.

Grâce à ces logiciels, les recruteurs peuvent rester organisés et gagner du temps dans la gestion des candidatures.

Les outils de signature électronique

Lorsqu'il s'agit de formaliser un contrat ou un document officiel, les outils de signature électronique tels que DocuSign ou Adobe Sign peuvent faciliter le processus à distance.

Ces logiciels permettent de signer des documents en ligne, sans avoir à les imprimer et à les renvoyer par voie postale. Cela permet de gagner du temps et de réduire les délais de recrutement.

Les plateformes d'évaluation en ligne

Les plateformes d'évaluation en ligne telles que Codility, Criteria Corp, Assess First ou HackerRank peuvent être utilisées pour évaluer les compétences techniques, comportementales ou cognitives des candidats. Les résultats peuvent être analysés de manière objective. Ils offrent une approche plus standardisée et équitable de l'évaluation des candidats.

Les outils d'emailing

Les outils d'emailing et de marketing automation tels que Mailchimp, Brevo ou HubSpot permettent de communiquer de manière efficace avec les candidats tout au long du processus de recrutement.

Ces outils offrent des fonctionnalités avancées comme l'automatisation et la personnalisation des envois, ainsi que le suivi des statistiques. Grâce à ces outils, les recruteurs peuvent maintenir une communication fluide et professionnelle avec les candidats.

Lors du choix de vos outils, assurez-vous de la compatibilité des logiciels entre eux. Un empilement de solutions peut alourdir vos processus et vous faire perdre du temps à vous et à votre équipe.

Il est recommandé de privilégier des applications avec des intégrations, à l'instar de Ringover qui s'intègre à tous vos outils métier pour éliminer certaines tâches manuelles redondantes :

• la mise à jour des données d'un logiciel à l'autre
• la consultation des fiches
• la numérotation téléphonique
• la consultation de l'historique des interactions

Conclusion

Recruter à distance demande une adaptation des pratiques et une utilisation appropriée des outils numériques. En suivant ces conseils pratiques, vous pourrez mener vos recrutements de manière efficace et professionnelle et maximiserez vos chances de trouver les meilleurs talents pour votre entreprise.

Pour en savoir plus sur la manière d'intégrer Ringover à vos outils de recrutement, vous pouvez consulter notre catalogue d'intégrations, ou essayer nos solutions. Notre équipe d'expert est également à votre disposition pour des démonstrations personnalisées.