7 fonctionnalités peu connues du Serveur Vocal Interactif de Ringover

Ringover dispose du Serveur Vocal Interactif le plus poussé du marché ! Ergonomie, simplicité et fonctionnalités avancées, une multitude de possibilités pour permettre à ses clients de disposer d’un accueil téléphonique professionnel, personnalisé et adapté à leurs besoins. Au fil des mois, Ringover a ajouté encore plus d’options à son Serveur Vocal Interactif et certaines d'entre elles révolutionnent la façon dont les utilisateurs se servent de la solution. D’ailleurs, il est probable que vous ne les connaissiez pas toutes.Par exemple, savez-vous qu’il est possible d’énoncer le nombre d’appelants dans une file d’attente ? Ou encore d’éviter à un appelant de patienter en ligne et de le rappeler une fois disponible ?Stéphane, Account Executive Middle Market chez Ringover, connaît le produit comme sa poche ! À travers cet article, il vous présente quelques unes des fonctionnalités du SVI peu connues mais très intéressantes.

La mise en place de numéros prioritaires

Une bonne gestion de votre relation client implique de ne pas traiter tous vos clients de la même manière. Il vous est alors possible d’utiliser des fonctionnalités de gestion de files d'attentes téléphoniques.Ringover facilite la gestion de vos appels prioritaires en permettant d'établir des files d'attente prioritaires, des coupes-files, et de hiérarchiser les appels en fonction de leur niveau de priorité.Ainsi, si un client est considéré comme VIP, ou représente un contact stratégique pour votre activité, vous pouvez paramétrer des coupes-files pour lui permettre d’être directement mis en relation avec un agent sans devoir patienter plusieurs minutes dans une file d’attente.

La création d’un scénario pour une date spéciale

Le Standard Vocal Interactif de Ringover vous permet d’aller plus loin dans la gestion des horaires d’ouverture de votre standard téléphonique. Lors de la création d’un scénario, vous avez la possibilité de personnaliser le routage de vos appels uniquement pour une date spécifique. Une fois cette date passée, le scénario de routage de base sera à nouveau appliqué. Par exemple, lors des vacances scolaires ou d’un jour férié, vous pouvez créer un scénario différent qui redirigera les appels entrants vers une annonce vocale personnalisée.

L’annonce du nombre d’appelants dans la file d’attente

“Vous êtes 6ème dans la file d’attente.” Vous avez sûrement déjà entendu ce type d’annonce lorsque vous patienter avant que l’on ne prenne en charge votre appel. La possibilité d’indiquer à vos appelants combien de personnes se trouvent avant eux dans la file d’attente permet de les rassurer. Ainsi, ils peuvent se faire une idée approximative du temps qu’ils leur reste à patienter. Et cela les rassure et améliore leur expérience.

La prise d’un appel dans la liste d’attente

Lorsqu’un client est mis en attente trop longtemps, il peut vite se retrouver agacé. Grâce à la possibilité de prendre en charge un appel dans la file d'attente, vous pouvez réduire le temps d'attente de vos appelants et prioriser certains appels. C’est très utile notamment pour la prise en charge d’un appel important ou d’un client VIP.Lors de la configuration de votre standard Ringover, dans le mode “Expert”, décochez “déjà en appel”. Ainsi, cela permettra à vos appelants de bien apparaître dans la file d’attente et éventuellement de pouvoir être pris en charge plus rapidement.

Le message d’attente amélioré

Ringover vous permet de créer des messages d’attente améliorés et plus personnalisés grâce à l’utilisation de codes.

Créer un message international

Vous avez la possibilité de créer un message utilisant plusieurs langues. Pour cela, il vous suffit d’insérer le code “\vox{prénom}”, en remplaçant “prénom” par la voix correspondant langue choisie. Exemple :“\vox{marion} Bonjour, pour continuer en français, tapez 1.\vox{elisabeth} For english, press 2.”

Créer un temps d’attente entre deux phrases

Vous pouvez insérer des temps d'attente au cours de votre message. Cela vous permet de partager un message plus clair à vos correspondants. Ajoutez le code “\break{Xs}” en indiquant le nombre de secondes d’attente que vous souhaitez.Exemple :"Bonjour et bienvenue chez Ringover, nous allons prendre votre appel dans quelques instants. \break{5s} Retrouvez toutes nos offres sur notre site www.ringover.fr. “

Changer l’intonation de la voix

Pour créer un message d’attente plus humain et qui vous ressemble, vous pouvez personnaliser l’intonation de la voix et la rendre plus enthousiaste. Insérez simplement “!!!” à la fin d’une phrase.Exemple :“Découvrez toutes nos offres sur notre site www.ringover.fr !!!”Le conseil de Stéphane : Pensez toujours à bien écouter et ajuster votre message avant de l’enregistrer pour vous assurer qu’il corresponde à vos attentes.

La possibilité de renommer les annonces personnalisées

Cette fonctionnalité peut paraître relativement basique et peu utile mais en vérité elle cache un réel bénéfice. Lors de la création d’une annonce vocale dans Ringover, vous pouvez ajouter une musique de fond. Par défaut, lors de son importation, celle-ci se renomme “My Announce”. Cependant, il vous est possible de le renommer pour qu’il soit facilement identifiable. C’est très utile, notamment pour les entreprises qui disposent de plusieurs annonces vocales différentes (en fonction des départements, des périodes, etc). Ainsi, il est également plus simple de retrouver en un coup d'œil une annonce précédemment utilisée pour l’attribuer à un nouveau standard téléphonique.

Les fonctionnalités de redirection des appels

Les systèmes modernes de VoIP vous permettent de mieux gérer vos relations avec vos clients grâce à des fonctionnalités de routage d’appels avancées. Ringover offre de nombreuses possibilités de redirection d’appels afin de créer l’expérience parfaite pour vos clients.

Le routage par antécédence

Le routage des appels par antécédence permet à un correspondant de parler à chaque fois avec la même personne lorsqu’elle contacte votre entreprise. Ringover prend alors en compte l’historique des appels et dirige l’appel directement vers l’utilisateur le plus régulièrement en relation avec ce correspondant. Lorsque vous paramétrez votre routage en cascade, vous pouvez privilégier l’antécédence selon des critères définis. Par exemple, vous pouvez choisir de router les appels entrants en privilégiant le dernier agent mis en relation avec l’appelant, celui le plus longtemps mis en relation avec l’appelant ou encore celui ayant reçu le moins d’appels. Ce type de routage vous permet de faire gagner du temps à vos clients et de leur apporter une meilleure expérience d’appel.Pour en savoir plus sur la configuration du routage par antécédence sur Ringover, consultez notre page support.

Le Smart Routing

Le Smart Routing (ou routage intelligent) vous permet d'acheminer les appels vers le bon correspondant en exploitant les données de vos outils. C’est une fonctionnalité qui nécessite un peu de développement afin de chercher les bonnes informations dans le CRM mais qui s’avère très utile une fois implémentée. Ainsi, un client VIP peut directement être renvoyé au service CSM pour un accompagnement personnalisé.Exemple :Lors d’un appel entrant, si le système identifie un problème lié à la facturation, il peut renvoyer directement l’appelant vers le service comptabilité.

La demande de code (via API ou webhook)

Toujours dans l’objectif de mieux orienter vos clients et leur offrir la meilleure expérience au téléphone, vous avez la possibilité de leur demander de composer un identifiant ou un code pour mieux les identifier et les rediriger directement vers le bon service.Exemple :“Veuillez composer votre code client / numéro de commande / numéro de votre département puis terminer par #.” Ainsi, l’appel est automatiquement dirigé vers l’interlocuteur le plus apte à répondre à sa demande. Dans le cas où l’appelant compose un numéro qui n’est pas dans votre base de donnée, vous pouvez toujours le renvoyer vers un message ou lui demander de répéter sa demande par exemple.Grâce à la possibilité de créer des alias sur votre SVI, vous évitez d’éventuelles fautes de frappe des appelants (touche “11” enregistrées à la place de “1”) et fluidifiez le parcours de l’appelant. Pour en savoir plus sur la création d’alias avec Ringover, consultez notre page support.Pour en savoir davantage sur les fonctionnalités du Serveur Vocal Interactif de Ringover et créer celui qui vous ressemble et correspond à vos besoins, n’hésitez pas à contacter l’un de nos commerciaux au 01 84 800 800.