Ecrire un mail professionnel : les meilleurs conseils

Chaque jour, entre 300 et 330 milliards de mails sont envoyés et reçus. 300 milliards ! Derrière cette statistique impressionnante se cachent comme l'on s'imagine des spams, des emails publicitaires, des emails personnels plus ou moins formels et des emails professionnels. C’est cette catégorie de courriels qui nous intéressera dans notre article.

L'email professionnel, bien que supplanté dans certains usages par les messageries instantanées professionnelles, reste incontournable, notamment lorsqu'il s'agit de s'entretenir avec un prospect, un client ou un partenaire, d'où l'importance de bien le rédiger. Ces emails doivent donner une bonne image de vous et de votre entreprise, ce qui peut être une vraie hantise pour certains. Dans les prochaines lignes nous allons vous donner quelques clés et conseils pour vous aider à rédiger des mails professionnels efficaces.

Comment rédiger un email professionnel ?

Lorsque l'on rédige un email professionnel à l'attention d'un client ou d'un partenaire, le ton formel est de rigueur. Le registre doit être soutenu avec un vocabulaire suffisamment recherché, des formules de politesse et… le vouvoiement (en fonction de votre proximité avec le destinataire). Concrètement, comment s'y prendre lorsque l'on se retrouve dans l'interface de son client de messagerie ?

Comment un email professionnel se présente-t-il ?

Pour répondre à cette question, listons les différents éléments qui composent le mail professionnel :

• L'objet ou ligne d'objet : Il doit se limiter à cinq ou six mots explicites et directs. Étant donné qu'il résume votre email, il peut être préférable de le rédiger après le corps du message.
• La formule d'appel
• Le corps du message (segmenté en 1 à 3 paragraphes)
• La clôture : il s'agit de la déclaration qui résume clairement l'email ou indique la suite à donner à votre message. Vous pouvez également l'utiliser pour poser une question.
• La formule de politesse : Très courte, elle vous permet de prendre congé de votre destinataire. Parmi les formules les plus couramment utilisées on peut citer les fameux : “cordialement”, “respectueusement”, “mes sincères salutations….”
• La signature

Ecrire un mail professionnel en 6 étapes

Voici les 5 étapes à suivre pour rédiger un mail professionnel :

1. Créer le corps du message : Les emails professionnels doivent être clairs et concis. Il convient par conséquent d'éviter les tournures alambiquées et les longs paragraphes. Tenez compte de l'objectif du mail et surtout de son destinataire. Si vous souhaitez être plus efficace dans votre rédaction, notre conseil est de préparer des modèles d'emails professionnels
2. Vérifier et corriger les fautes : Toujours relire son message deux ou trois fois pour s'assurer qu'il n'y a aucune erreur, notamment dans l'objet que l'on oublie souvent de vérifier. Vous pouvez copier votre message dans votre logiciel de traitement de texte ou utiliser une extension de navigateur comme Microsoft Rédacteur ou Grammarly afin d'identifier plus facilement les erreurs.
3. Utiliser une signature : Ajoutez une signature à la fin de votre message, après votre formule de politesse. Pour encore plus de cachet, vous pouvez aussi utiliser un modèle de signature avec votre Titre, votre nom et vos coordonnées professionnelles. A noter que la plupart des clients de messagerie professionnelle proposent une fonctionnalité qui ajoute automatiquement votre signature à la fin de vos mails pour éviter les oublis.
4. L'objet : Utilisez la ligne d'objet pour expliquer clairement la raison de votre message en 5 à 6 mots. Soyez accrocheur s'il s'agit d'un email marketing.
5. Ajouter le destinataire : Ajouter le ou les destinataires au dernier moment est une façon de minimiser les risques d'envoi de mails inachevés. Pensez à utiliser la fonctionnalité CCI (copie conforme invisible) si, dans certains cas, vos destinataires ne sont pas censés communiquer entre eux.
6. Planifier l'envoi de l'email ou l'envoyer directement : maintenant que votre email est rédigé, vérifié, signé et que les bons destinataires ont été sélectionnés, il ne vous reste plus qu'à l'envoyer. Vous pouvez simplement cliquer sur le bouton d'envoi. Vous pouvez aussi faire le choix de planifier votre envoi.

Étant donné qu'il s'agit d'un email professionnel, il est recommandé de privilégier un créneau entre 9h30 et 12h avant la fameuse pause-déjeuner. Tenez compte du fuseau horaire de votre destinataire pour éviter d'être trop intrusif et augmenter vos chances d'être lu.

1. Créer le corps du message : Les emails professionnels doivent être clairs et concis. Il convient par conséquent d'éviter les tournures alambiquées et les longs paragraphes. Tenez compte de l'objectif du mail et surtout de son destinataire.
2. Si vous souhaitez être plus efficace dans votre rédaction, notre conseil est de préparer des modèles d'emails professionnels Vérifier et corriger les fautes : Toujours relire son message deux ou trois fois pour s'assurer qu'il n'y a aucune erreur, notamment dans l'objet que l'on oublie souvent de vérifier. Vous pouvez copier votre message dans votre logiciel de traitement de texte ou utiliser une extension de navigateur comme Microsoft Rédacteur ou Grammarly afin d'identifier plus facilement les erreurs.
3. Utiliser une signature : Ajoutez une signature à la fin de votre message, après votre formule de politesse. Pour encore plus de cachet, vous pouvez aussi utiliser un modèle de signature avec votre Titre, votre nom et vos coordonnées professionnelles. A noter que la plupart des clients de messagerie professionnelle proposent une fonctionnalité qui ajoute automatiquement votre signature à la fin de vos mails pour éviter les oublis.
4. L'objet : Utilisez la ligne d'objet pour expliquer clairement la raison de votre message en 5 à 6 mots. Soyez accrocheur s'il s'agit d'un email marketing.
5. Ajouter le destinataire : Ajouter le ou les destinataires au dernier moment est une façon de minimiser les risques d'envoi de mails inachevés. Pensez à utiliser la fonctionnalité CCI (copie conforme invisible) si, dans certains cas, vos destinataires ne sont pas censés communiquer entre eux.

Quelle adresse mail pour une entreprise ?

Pour envoyer un email professionnel, assurez-vous d'utiliser votre adresse professionnelle.

Pourquoi utiliser une adresse email professionnelle ?

Si vous ne possédez pas une telle adresse, il serait très utile d'en créer une pour les raisons suivantes :

• Les adresses professionnelles confèrent une certaine légitimité et crédibilité, notamment auprès des prospects.
• Les adresses emails sont importantes pour votre identité de marque car elles permettent d'en faire la promotion à chaque envoi.
• Les adresses emails sont plus simples à mémoriser.
• Elles permettent de séparer vie privée et vie professionnelle

Quelques critères pour choisir son adresse email professionnelle

Pour des emails professionnels efficaces, voici les trois critères que votre adresse email doit respecter :

• Elle doit être courte et facile à mémoriser. Ainsi, si votre nom est particulièrement long, n'hésitez pas à mettre uniquement votre prénom et vos initiales.
• Votre adresse email doit être suffisamment explicite. Si vous envoyez un email au nom d'un service de recouvrement par exemple, il est préférable de l'indiquer.
• Utilisez des points ou tirets pour séparer les mots afin de gagner en lisibilité.

Exemples d'adresses email pour les professionnels

Voyons maintenant quelques exemples d'adresses  professionnelles  pour une personne imaginaire appelée Jessica Dupont. Il s'agit là de quelques lignes directrices de base qui vous aideront à démarrer. Toutefois, il n'existe pas de règles strictes.

Adresse électronique professionnelle avec noms complets

Dans ce cas, il s'agirait de [email protected] ou [email protected]. Cette adresse électronique semble longue. Si vous avez également un nom de domaine long, l'adresse électronique risque d'être difficile à mémoriser.

ID de mail professionnel avec prénoms

Ce type d'identifiant convient aux blogueurs et aux entrepreneurs individuels. Vous pouvez simplement créer un identifiant comme [email protected] et commencer à envoyer des courriels. Veillez à utiliser une signature appropriée qui indique au destinataire votre rôle dans l'entreprise.

ID avec nom et prénom

La forme la plus répandue d'adresse électronique professionnelle est pré[email protected]. Nous pouvons créer un identifiant de courrier électronique tel que : [email protected]. Il est préférable d'utiliser un point pour séparer votre prénom et votre nom de famille plutôt que d'ajouter un trait d'union ou un tiret.

Vous pouvez également créer un identifiant en combinant vos initiales ou en raccourcissant vos noms. Lorsque vous créez des identifiants de courrier professionnel, veillez toujours à ce qu'ils soient mémorables et prononçables.

Nom et service

Si votre entreprise compte différents départements, vous pouvez essayer des identifiants de courrier électronique tels que [email protected]. L'inconvénient de ce type d'adresse est qu'il faut changer d'identifiant si le personnel change de département ou d'entreprise.

Une adresse électronique professionnelle générique

Si vous avez besoin d'une adresse électronique pour une boîte de réception partagée ou pour l'afficher sur votre site web et vos canaux de médias sociaux, optez pour un identifiant de messagerie générique. 

Vous pouvez utiliser des identifiants tels que [email protected], [email protected] ou [email protected].

Ces identifiants peuvent également contribuer à réduire le spam que vous recevez dans votre boîte de réception principale.

Comment avoir une adresse mail avec le nom de son entreprise ?

Que faut-il pour créer une adresse mail professionnelle ?

Voici les deux éléments indispensables à la création d'une adresse email professionnelle :

• Un nom de domaine
• un fournisseur d'adresse

Utiliser son nom de domaine dans son adresse mail

Les hébergeurs de site web proposent généralement un panneau de configuration depuis lequel vous pouvez ajouter une nouvelle adresse avec votre nom de domaine (celui de votre entreprise). Cette solution peut s'avérer pertinente si vous possédez déjà un site web.

Vous pouvez également utiliser un service tiers comme Google Workspace pour personnaliser votre adresse email professionnelle. Cependant, cette option peut s'avérer plus onéreuse.

La communication professionnelle ne se limite pas aux emails

La communication d'entreprise ne peut plus se limiter au courrier électronique. Que vous soyez un entrepreneur individuel ou une PME, vous aurez besoin d'un système de communication professionnel et robuste pour gérer efficacement votre entreprise.

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